Kako začeti s PANTHEON CHRONOS Mini?

PANTHEON Chronos Mini je poslovni spletni program, je namenjen elektronskemu vodenju evidence delovnega časa in potnih nalogov za do 5 zaposlenih.

NAMIG Z uporabo spletne Evidenca delovnega časa v zagotavljate skladnost z zahtevami zakona ZEPDSV-A.

V nadaljevanju smo za vas opisali nastavitve, ki so potrebne pred začetkom uporabe obeh funkcionalnosti in navodila za uporabo.

OPOZORILO Sklenili ste paket PANTHEON Chronos Mini. Skladno s tem vas prosimo, da preberete spodnje: 1.      Kaj vključuje paket? Paket vključuje spletno evidenco delovnega časa in potne naloge, za do 5 zaposlenih. Do konca leta so na voljo tudi razširjene funkcionalnosti, kot so izdajanje in prejemanje računov, vodenje skladiščnega poslovanja, celostni pregled poslovanja itd. 2.      Cene in pogoji:                        Ob sklenitvi paketa PANTHEON CHRONOS MINI in uporabi le spletne evidence delovnega časa in potnih nalogov, za do 5 uporabnikov je program na voljo BREZPLAČNO do konca leta. Od 1.1.2024 dalje je uporaba programa na voljo po redni ceni 4,99 EUR mesečno. Ob sklenitvi paketa PANTHEON CHRONOS MINI so do konca leta brez doplačila na voljo razširjene funkcionalnosti, kot so izdajanje in prejemanje računov, vodenje skladiščnega poslovanja in celostni pregled poslovanja itd. Od 1.1.2024 pa so razširjene funkcionalnosti in vodenje evidence delovnega časa ter potnih nalogov za več kot 5 uporabnikov na voljo s sklenitvijo paketa PANTHEON WEB LIGHT, ki znaša 14,99 EUR mesečno v kombinaciji z Granulami po ceni 2,00€ na uporabnika.

OPIS PRIMERA Podjetje je sklenilo paket PANTHEON CHRONOS MINI. Odgovorna oseba uredi vse potrebne nastavitve, da nato zaposleni in vodstvo podjetja lahko evidentirajo svoje prisotnosti in odsotnosti ter kreirajo potne naloge: Vstop in prijava v program Nastavitve za podjetje Nastavitve šifrantov Nastavitve za Evidenco časa Nastavitve za zaposlene (uporabnike) Evidentiranje delovnega časa in potnih nalogov

1. Vstop in prijava v program

Po podpisu pogodbe za najem paketa PANTHEON CHRONOS MINI odgovorna oseba prejme aktivacijski mail za vstop in prijavo v program:

Izbere brskalnik Chrome in vnese spletni naslov https://paw.datalab.si/ za dostop do programa.

Na ekranu se pojavi programsko prijavno okno:

Na njem so navedeni :

• Uporabnik: odgovorna oseba vnese podatek o uporabniku, ki ga je prejela v aktivacijskem elektronskem sporočilu.
• Geslo: vnese geslo, ki ga je prejela po SMS sporočilu.
• Podjetje: vnese naziv podjetja (baze), ki ga je prejela v aktivacijskem elektronskem sporočilu.

Ob vstopu v program nadaljuje z nastavitvami za podjetje.

2. Nastavitve za podjetje

Z nastavitvami za podjetje odgovorna oseba lahko določi logotip podjetja, ki bo viden na izpisih, ter opombe na samih dokumentih. V podatkih o podjetju prav tako lahko določi, ali je podjetje davčni zavezanec in uvozi Google API ključ. Spremeni lahko tudi naziv podjetja.

Nastavitve za podjetje uredi tako, da:

• v  meniju izbere Nastavitve | Podjetje.
• S klikom na ikono   lahko prične z urejanjem podatkov.
• Sledi navodilom, ki so zapisane v priročniku Nastavitev Podatkov o podjetju.

3. Nastavitve šifrantov

V drugem koraku uredi potrebne nastavitve v šifrantih delovnih mest, dnevnic in kilometrin, vozil, s katerimi bo podjetje potovalo na službene poti ter subjektov

3.1 Šifrant delovni mest

V Šifrantu delovnih mest odgovorna oseba uredi potrebna delovna mesta v podjetju:

• za odpiranje šifranta izbere  Šifranti | Zaposleni.
• sledi navodilom za Kreiranje novih delovnih mest.

NAMIG Prednastavljeni so tri tipi delovnih mest.

3.2 Šifrant delovni mest

V Šifrantu dnevnic in kilometrin vodimo različne vrste dnevnic in kilometrine, ki jih uporabljamo pri kreiranju potnih nalogov.

Za odpiranje šifranta odgovorna oseba odpre meni Šifranti | Zaposleni

V polju Šifranti izbere možnost Dnevnice in kilometrine.

Dnevnice in kilometrine so že pred nastavljene.

Za uvoz dnevnic ali dodajanjem nove dnevnice sledi navodilom:

• Urejanje dnevnic in kilometrin

3.3 Vozila

V šifrant Vozila odgovorna oseba doda vozila, ki jih bo podjetje in zaposleni uporabljalo na službenih poteh. S tem bo ta podatek ključen za opredelitev potnega naloga.

• do šifranta dostopa preko menija Kadri | Vozila.
• vnese nova vozila tako, da sledi postopku opisanem TUKAJ.

3.4 Šifrant subjektov

Šifrant subjektov vsebuje podatke o vseh subjektih, s katerimi podjetje posluje: kupce, dobavitelje, prevoznike ipd. Subjekti so lahko pravne in fizične osebe.

V našem primeru bo odgovorna oseba vnesla ali uvozila subjekte v šifrant, saj bodo slednje potrebovali zaposleni pri vnosu potnega naloga oz., vnosu destinacije.

Za vnos subjekta:

• izbere meni  Šifranti | Subjekti.
• Za vnos subjekta sledi navodilom TUKAJ
• Za uvoz subjektov sledi navodilom TUKAJ

NAMIG               Za izračun kilometrin na potnih nalogov lahko vnašamo destinacije na dva načina. Preko »Google iskalnika«(potreben vnos API Google ključa) ali z vnosom subjektov.             Kreiranje novega subjekta lahko pospešite z uporabo orodja Hitro dodaj subjekt. Ta s pomočjo prej določenih zunanjih baz (v Sloveniji AJPES) samodejno izpolni podatke o izbranem podjetju.

4. Nastavitve za Evidenco časa

Nastavitve za Evidenco časa uredite skladno z načinom dela v vašem podjetju. To pomeni, da opredelite delovni čas od-do, trajanje malice, delo v izmenah (če je prisotno), delovne obveznosti (redno delo, malice, odmor,…), dopuste in bolniške (letni dopust, boleznine,…) ter razna druga opravila.

Odgovorna oseba do nastavitev za evidenco časa dostopa preko menija Nastavitve | Evidenca časa. Tam opredeli po korakih:

4.1 Časovni intervali

S Časovnimi intervali določamo:

• Upoštevanje delovnega časa
• Obvezno prisotnost
• Malice
• Odmore

Nastavljeni časovni intervali veljajo za celotno podjetje in za beleženje delovnega časa, malic ipd za celotno podjetje.

Odgovorna oseba nastavi časovne intervale za podjetje in pri tem sledi navodilom TUKAJ.

NAMIG V razdelku Malice, razno…je prednastavljen čas 30min  za malico (MAL) in malico pri delu od doma (MA1).Po potrebi si lahko nastavite upoštevanje delovnega časa, obvezno prisotnost, odmore itd.

4.2 Režim delovnega čas

V Režimu delovnega časa določamo delo v izmenah/izmeni in določamo nastavitve za koledarje.

Prednastavljen je režim delovnega časa za enoizmensko delo od 8:00-16:00. Kreiramo lahko svoj režim delovnega časa.

Do nastavitev za režim delovnega časa odgovorna oseba dostopa preko Nastavitve | Evidenca časa | Režim delovnega časa.  

Sledi navodilom opisanim TUKAJ.

4.3 Delovne obveznosti

V Delovne obveznosti urejamo poljubne delovne obveznosti, ki valjajo na ravni celega podjetja (redno delo, boleznine, študijski dopust ipd).

Kažejo se v evidenci časa kot gumbi v uri, preko katerih si zaposleni evidentirajo delovni čas.

Do nastavitev za delovne obveznosti odgovorna oseba dostopa preko Nastavitve | Evidenca časa | Delovne obveznosti.  

Sledi navodilom opisanim TUKAJ

4.4 Dopusti bolniške

V Dopusti, bolniške vpisujemo pravila za letne dopuste in bolniške odsotnosti, ki veljajo na ravni celotnega podjetja

Do nastavitev za dopuste, bolniške odgovorna oseba dostopa preko Nastavitve | Evidenca časa | Dopusti, bolniške.  

Sledi navodilom opisanim TUKAJ

4.4 Razna opravila

V Razna opravila vpisujemo poljubna opravila kot so sestanki in druge razne aktivnosti, ki veljajo na ravni celotnega podjetja.

Do nastavitev za razna opravila v programu odgovorna oseba dostopa preko Nastavitve | Evidenca časa | Razna opravila.

Sledi navodilom TUKAJ.

5. Nastavitve za zaposlene (uporabnike)

V zadnjem koraku je potrebno kreirati dostop zaposlenim za uporabo spletne evidence delovnega časa in potnih nalogov, urediti nastavitve delovne dobe ter dopustov za zaposlene.

Za nastavitev zaposlenih(uporabnikov) kontaktirajte naše svetovalce na 01 252 89 50 ali prodaja@datalab.si

OPOZORILO Ob sklenitvi paketa PANTHEON CHRONOS MINI in uporabi le spletne evidence delovnega časa in potnih nalogov, za do 5 uporabnikov je program na voljo BREZPLAČNO do konca leta. Od 1.1.2024 dalje je uporaba programa na voljo po redni ceni 4,99 EUR mesečno. Ob vpisu več kot 5 uporabnikov bo po 1.1.2024 potrebno skleniti paket PANTHEON WEB LIGHT, ki bo na voljo po ceni 14,99 EUR v kombinaciji z Granulami po ceni 2,00€ na uporabnika.

6. Evidentiranje delovnega časa in potnih nalogov

Za evidentiranje delovnega časa, oddajanju zahtevkov odsotnosti ter keriranje potnih nalogov odgovorna oseba ter zaposleni podjetja sledijo spodaj zapisanim uporabniškim navodilom:

- beleženja delovnega časa zaposlenega

- pregleda evidence delovnega časa zaposlenih s strani vodje

- oddaja zahtevka za odsotnost

- pregled zahtevkov za odsotnost

- kreiranje novega potnega naloga

- pregled seznama potnih nalogov

.....