Klasifikacijski plan

Klasifikacija znači podelu i sistematsku klasifikaciju pojmova na klase, grupe, vrste itd. prema određenim zajedničkim karakteristikama.

Klasifikacijski plan se priprema u skladu sa potrebama klasifikacije dokumenata u kompaniji. Ovom šifarniku se može pristupiti iz administratorske konzole ili menija: Podešavanja - Dokumentacija - Klasifikacijski plan.
 

Na levom panelu je prikazan klasifikacijski plan u strukturi stabala. Klasifikacije se u tabelu unose definisanjem šifre i vrste gradiva klasifikacije, nadređene klasifikacije, biće prikazane i u strukturi stabala, važenja dokumenata klasifikovanih ovom klasifikacijom (obično u godinama, ali se mogu definisati i u danima ili mesecima), odgovorne osobe, napomene i eskalacija (zadato je 8 dana). Izaberite Skladište  i svi dokumenti sa odabranom klasifikacijom u modulu dokumentacije biće automatski smešteni u izabrano skladište. Izaberite workflow za klasifikaciju i on će se pokrenuti kada je dokument klasifikovan.

U panelu za metapodatke (Metadata) postoji mogućnost dodavanja  custom polja za svaku klasifikaciju. Pre korišćenja polja za metapodakte neophodno ih je podesiti.

Kopiranje metapodataka sa druge klasifikacije je moguće, korišćenjem   - 

Na panelu za autorizacije  moguće je podesiti autorizacije za  svaku klasifikaciju. 

Na panelu Dokumenti nalaze se postojeći dokumenti  koji pripadaju označenoj klasifikaciji. 

Savet:

Klasifikacioni plan je moguće preuzeti sa  Datalab Web servera, klikom na Uvoz / Izvoz podataka i Prenos šifarnika. Svakako ga je moguće modifikovati. Svaka kompanija na osnovu internih propisa ili internih zahteva može da dopunjava postojeći plan klasifikacije.

Procedura prenosa klasifikacionog plana sa Datalab Web servera napravljena je na isti način kao što je već dostupna i na drugim šifarnicima, na primer preuzimanje novih poreskih stopa, kontnog plana, zemalja itd.

Kreiranje i modifikacija klasifikacijskog plana prikazuje i  video.

Eksport dokumenata po klasifikaciji 

Odaberite export dokumenata iz menija . Svi dokumenti koji pripadaju označenoj klasifikaciji se prikazuju. Eksportovan fajl je moguće nazvati po Subjektu, Klasifikaciji ili mu dodeliti Custom prefix.

Pri zatvaranju forme klasifikacijskog plana proveravaju se sva podešavanja vezana za srhiviranje. Ukoliko nedostaje neko podešavanje za arhiviranje,  arhiviranje u modulu Dokumentacije nije moguće i dobija se poruka o grešci.