Vnos identa iz dokupa (material, blago)

Vsak ident, ki ga želimo v PANTHEON-u zabeležiti, najprej kreiramo v Šifrantu identov, kjer opredelimo vse potrebne nastavitve, ki vplivajo na nadaljnje delo v programu. V nadaljevanju bomo predstavili primer materiala in blaga kot identa iz dokupa od dobaviteljev. Identi materiala se bodo predvidoma uporabili v proizvodnji za izdelavo izdelka, identi blaga pa za prodajo do strank ali za interno uporabo.

OPIS PRIMERA V podjetju Tecta so v prodajo vključili nov prodajni artikel KAMP MIZA in proizvodni material PALICE za novo linijo šotorov. Oba artikla dobavljajo po pogodbeni ceni od tujega dobavitelja. Odgovorna oseba, tj. vodja prodaje Polona (ima avtorizacijske pravice), bo v ta namen kreirala novi šifri za omenjena identa ter dodelila vse potrebne nastavitve, da bodo lahko šifro uporabili tako na področju nabave, prodaje, proizvodnje kot v računovodstvu. Izvedla bo sledeče korake v programu PANTHEON: Kreiranje novega zapisa za ident Opredelitev osnovnih podatkov identa Opredelitev kalkulacij prodaje in nakupa za ident Opredelitev  tehničnih opisov in slikovnih gradiv identa Opredelitev pogodbenega cenika za ident Arhiviranje pogodbe v dokumentacijo identa

1. Kreiranje novega zapisa za ident

Odgovorna oseba želi dodati nov ident v Šifrant identov. To stori tako, da izbere meni Nastavitve | Identi | Identi ter doda nov zapis v šifrant.

• Klikne na gumb Vnesi zapis v orodni vrstici. S tem se kreira nov zapis in izpraznijo vsa polja, v katera vnese želene podatke. 

• V polje Ident (ali pogovorno šifra) vpiše šifro identa. V našem primeru: KAMP MIZA.

• V polje Naziv lahko zapiše poljubno daljše ime identa: MIZA ZA KAMPIRANJE MALA.

• V polju Glavni dobavitelj izbere iz spustnega seznama dobavitelja Tent Goods EE, Ltd. ter v polje Dobaviteljeva šifra prosto vpiše šifro, kot prikazuje slika spodaj.

• Da bo šifra identa lahko v uporabi, se samodejno aktivira kljukica za polje Aktivno.

• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani v orodni vrstici, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

Kreiranje šifre za ident PALICE vodja prodaje izvede po enakem postopku, kot je opisan zgoraj in pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

NAMIG Ker je šifrant identov povezan še z drugimi šifranti (klasifikacije, merske enote, oddelki, …), ki jih na tem mestu izbiramo, po potrebi preverimo oz. dodamo manjkajoče. Več o povezanih šifrantih si preberite tukaj. Polona si bo za lažje in hitrejše upravljanje v programu PANTHEON kreirala bližnjice do menijev, ki jih najpogosteje uporablja.

OPOZORILO V polje Ident ni mogoče vpisati že obstoječe šifre identa – na to nas program PANTHEON ob shranjevanju tudi opozori. Da je uporabniku lažje generiranje novih šifer v polju ident, se lahko nastavi Avtomatsko šifriranje.

2. Opredelitev osnovnih podatkov identa

Šifrant identov ima zaradi obilice možnih nastavitev in podatkov več panelov za vnos. Polona nadaljuje z vnosom na panelu Osnovni podatki, tako kot prikazuje slika spodaj. Po korakih pa v nadaljevanju opisujemo Polonin postopek vnosa. 

• Ker za ident KAMP MIZA, v podjetju Tecta, želijo voditi analitiko za mize kot dodatno opremo in imeti hkrati pregled nad artikli, ki gredo v spletno prodajo, je Polona v poljih Primarna klasifikacija in Sekundarna klasifikacija, iz spustnega seznama izbere DOD_MIZA in PROD. NA DALJAVO (na sliki oznaka 1).

• Za artikel vpiše trajanje garancijskega roka, tj. 18 mesecev.

• In spustnega seznama za polje Vodenje serijskih številk izbere način vodenja artikla po serijskih številkah tip S – ena serijska številka je en kos.

• Ker se bo artikel prodajal tudi preko spletne trgovine, Polona obkljuka preklopnik Spletna trgovina in s tem omogoči uporabo identa (na sliki oznaka 2).

• Nadaljuje z vnosom knjigovodskih podatkov, ki so prikazani na sliki pod oznako 3. Ker je ident tipa B-blago v polju Knjigovodska vrsta izbere iz spustnega seznama šifro 200.

• Polona iz spustnega seznama izbere v poljih Oddelek in Str. Nos. v katerem oddelku bodo spremljali analitiko za artikel.

• V polju Davek DDV iz spustnega seznama izbere šifro davka 2B.

• Na panelu Osnovni podatki Polona določi še dimenzije in merske enote za šifro KAMP MIZA, kot je prikazano na sliki zgoraj (oznaka 5). V polju Glavna enota mere iz spustnega seznama izbere mersko enoto KSI.

• V polja Neto teža, Bruto teža vpiše podatke o teži za mizo ter v polju EM izbere enoto mere za težo, tj. v njenem primeru KGM.

• Enak postopek ponovi v poljih Širina, Višina, Globina in EM (na sliki oznaka 5).

• Ker se artikel dobavlja od tujega dobavitelja, Polona vnese še Carinske podatke, na sliki oznaka 4. V polju Carinska tarifa šifro izbere iz spustnega seznama, prav tako Glavno enoto mere.

• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani v orodni vrstici, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE izvede po enakem postopku pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

NAMIG V polju Knjigovodska vrsta je Polona z izbiro različne šifre (500-material ali 200-blago) definirala tudi podrobnejše razdelke po kontih, ki so nastavljeni v ozadju. Podrobneje glede nastavitev glej primer (od Pie).

opozorilo Nastavitev v polju Vodenje serijskih številk pri šifri identa ni več mogoče spreminjati, ko ima šifra enkrat zalogo oz. je kreiran dokument za ta ident.

3. Opredelitev kalkulacij prodaje in nakupa identa

Polona nadaljuje z vnosom na panelu Kalkulacija, tako kot prikazuje slika spodaj.

• V polju Dobaviteljeva cena (slika zgoraj, oznaka 1) Polona vpiše (prvič) dobaviteljevo ceno in izbere iz spustnega seznama valuto EUR. Ob naslednjem prevzemu (kreiranju dokumenta prevzema za artikel KAMP MIZA) se bo polje avtomatsko napolnilo s ceno, valuta ostane nespremenjena.

• Ker so z dobavo artikla nastali stroški prevoza, Polona le-te vpiše v razpredelnico za Transport kot je prikazano na sliki zgoraj, oznaka 2.

• Na začetku je potrebno identu določiti način izračuna prodajne cene. Ker v podjetju Tecta artiklom določajo ceno vnaprej in ne želijo, da se samodejno le-ta spreminja, Polona izbere prvi način Določena je končna cena, ne spreminjaj.

• Polona v polje to bi moralo biti v slo jeziku tudi slika zgorajSale price vpiše prodajno ceno, na podlagi že prej določene DDV (opisano v prejšnjem poglavju) stopnje pa se samodejno preračuna in vpiše še cena v polju to bi moralo biti v slo jeziku Retail price. V polje to bi moralo biti v slo jeziku Wholes. price 1 Polona vpiše še drugo ceno, ki jo lahko uporabljajo za veleprodajo (prikaz na sliki, oznaki 4 in 5).

• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

nAMIG Ker je ident PALICE namenjen za porabo v proizvodnji in ne za direktno prodajo, je Polona vrednost palic vpisala v polje Kosovnica. Več o pripravi kosovnic si preberite tukaj.

4. Opredelitev opisov in slikovnih gradiv za ident

Za ident KAMP MIZA jo Polona v naslednjem koraku vnesla podatke v panele Opis, Tehnični opis in Slika.

• Na panelu Opis je Polona v polje TXT napisala kratek opis artikla.

• Ker se artikel uporablja tudi za spletno prodajo, je Polona vpisala, v polje Internet n aslov, željen naslov in aktivirala preklopnik Prikaži v Ateni s kljukico, da se lahko ident prikazuje spletni trgovini.

• Na panelu Tehnični opis je Polona podrobneje opredelila tehnične lastnosti artikla, kot je prikazano na sliki spodaj.

​

• Za dodajanje slike se Polona v šifrantu identov prestavi na panel Slika. Kot prikazuje slika spodaj, se postavi z miško v polje za slikovno gradivo. Desni klik z miško pa ji ponudi različne možnosti. Polona izbere možnost Paste in prilepi sliko artikla. 

• Akcijo na koncu shrani s klikom na gumb Shrani, ki s tem spremeni barvo iz zelene v sivo.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE, Polona izvede po enakem postopku kot je opisan za prvi primer.

5. Opredelitev pogodbenega cenika 

Ker je podjetje Tecta sklenilo dogovor z dobaviteljem o posebnih dobavnih cenah, se za artikel dogovorjena cena vnese v panel Pogodbeni cenik. Polona zapis, kot je prikazan na sliki, izvede s sledečim postopkom.

• V tabelo Subjekti doda novo vrstico s klikom na gumb Vnesi zapis (označen na sliki s puščico).
• Nato v prazno vrstico v polju Subjekt iz spustnega seznama izbere dobavitelja.
• V polju Tip, iz spustnega seznama izbere, da gre za cene nabave, ter v polje Cena vpiše dogovorjeno nabavno ceno 22,50€.
• Ker so z dobaviteljem dogovorjeni tudi dodatni popusti, te informacije vpiše v polja Rabat.
• Pogodba ima Definiran datum začetka veljavnosti, zato v polje Datum od Polona vpiše datum iz pogodbe.
• Zapise na koncu shrani s klikom na gumb Shrani. 

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE, Polona izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

NAMIG V primeru, da se Polona zatipka pri vnosu podatkov v tabelo in le-tega še ni shranila s klikom na gumb Shrani, lahko s pritiskom na hitro tipko ESC na tipkovnici, prekliče vneseno. S tem se prekliče celoten vnos (od zadnje shrambe).

6. Arhiviranje pogodbe v dokumentacijo identa

PANTHEON ponuja možnost elektronskega arhiviranja dokumentacije, zato Polona pogodbo, s katero je podjetje Tecta dogovorilo cenik za artikel Kamp miza, shraniv šifrant identov s sledečim postopkom na panelu Dokumentacija.

• Preden bo datoteko uvozila, Polona pripravi osnovne podatke, ki so na sliki spodaj označene z 1.

• V polje Status iz spustnega seznam izbere status Odprto.
• V polje Ključ vpiše številko pogodbe 21/2022.
• Polji Arhiv in Datum se samodejno napolnita.
• Nadaljujem z vnosom v polje Subjekt, ki ga izbere iz spustnega seznama. To je podjetje Tent Goods EE, Ltd.s katerim je bila sklenjena pogodba.
• Polje ID klasifikacije iz spustnega seznama napolni s klasifikacijo kalkulacije prodaje in ceniki.
• Nato se premakne na podpanel Datoteke in klikne na gumb Dodaj dokument.
• Odpre se novo okno, kot prikazuje slika spodaj, kjer klikne na gumb Odpiranje iz datoteke. Izbere lokacijo, kjer se nahaja pogodba, ki jo bo dodala v arhiv. Nato pa dodajanje zaključi s klikom na gumb Potrdi.

• Ko je dokument uspešno dodan v arhiv, ga lahko Polona tudi v predogledu vidi na samem šifrantu identov.

​

namig Če bo Polona v prihodnje vnašala artikel s podobnimi nastavitvami, si bo pomagala z gumbom Kopiraj zapis  v orodni vrstici, s tem podvojila obstoječi zapis, dodelila novo šifro v polju Ident in korigirala potrebne spremembe.