Document metadata

Ob prejemu dokumenta, na primer računa, prejmemo tudi njegove osnovne podatke; datum in kraj izdaje, znesek, pošiljatelja ipd. Ko nato račun potuje skozi proces likvidacije, ga lahko opremimo z dodatnimi metapodatki, ki nam pomagajo z logičnim umeščanjem dokumenta znotraj organizacije.

Metapodatki posameznega dokumenta so pripeti dokumentu in so vidni na vseh obrazcih v PANTHEON-u.

V tem poglavju vam bomo predstavili primer uporabe funkcionalnosti metapodatkov.

OPIS PRIMERA V kadrovski službi želi odgovorna oseba, ob uvozu v Dokumentacijo, avtorsko pogodbo opremiti z metapodatki: subjekt, klasifikacija, datum sklenitve pogodbe ter veljavnost pogodbe. Z dodatno opredeljenimi podatki bodo želeni dokument lažje našli ter ob pregledovanju hitreje pridobili ključne podatke iz pogodbe. V nadaljevanju navajamo korake za uporabo metapodatkov v dokumentaciji: Nastavitev polj za vnos metapodatkov na Klasifikaciji Vnos metapodatkov ob uvozu dokumenta v Dokumentacijo Iskanje dokumenta po metapodatkih

1. Nastavitev polj za vnos metapodatkov na Klasifikaciji

Odgovorna oseba želi definirati polja za vnos metapodatkov.

Slednja nastavi na posamezni klasifikaciji v Klasifikacijski načrtu.

V našem primeru izbere klasifikacijo: 112 – Avtorske pogodbe in klikne na zavihek Metapodatki.

Želena polja za vnos metapodatkov kreira tako, da jih kopira iz druge klasifikacije, s klikom na gumb Kopiraj.

V našem primeru na klasifikaciji: 112 – Avtorske pogodbe definira polja:

• Subjekt – za vnos in kasnejše iskanje dokumentov po Subjektu;

• Klasifikacija – za vnos in kasnejše iskanje dokumentov po Klasifikaciji;

• Datum sklenitve – za vnos in kasnejše iskanje dokumentov po Datumu sklenitve;

• Datum veljavnosti – za vnos in kasnejše iskanje dokumentov po Datumu veljavnosti.

• V izbirnem polju Obvezno, Vidno določi, da je vnos podatkov obvezen in polja vidna.

OPOZORILO Nastavitev polj za vnos metapodatkov na Klasifikaciji si uredite na začetku uporabe metapodatkov in jih lahko po potrebi naknadno še dodate. Če ste nastavitev polj za vnos metapodatkov že izvedli, pa ta korak preskočite.

2. Vnos metapodatkov ob uvozu dokumenta v Dokumentacijo

Dokument se opremi z metapodatki ob uvozu v Dokumentacijo. V našem primeru odgovorna oseba uvozi avtorsko pogodbo novega projektnega sodelavca. To stori tako, da:

•         Odpre Personalno mapo in se postavi na panel Dokumenti.

•         Nato v orodni vrstici klikne na gumb   (Uvoz/Izvoz podatkov).

•         S spustnega menija izbere možnost: Skeniraj in uvozi.

•         Ko je dokument uvožen v eDokumentacijo, na zavihku Metapodatki, dokument opremi z manjkajočimi in zahtevanimi metapodatki (kot je razvidno na sliki spodaj).

3. Iskanje dokumentov po metapodatkih

V tretjem koraku želi odgovorna oseba poiskati določeno avtorsko pogodbo, ki jo je uvozila v Dokumentacijo. To stori preko obrazca Dokumenti in uporabe filtrov.

• V našem primeru bo iskala dokumente tako, da bo filtrirala zapise preko polja Metapodatki. Vanj vpiše ključno besedo iskanja: »adela«.

• S klikom na izbrani dokument in izbiro zavihka Metapodatki pregleda ključne podatke s katerimi je opremljen dokument, brez tega, da bi morala pregledati celotno vsebino pogodbe.