U prethodnom poglavlju (Rasknjižavanje troškova
sa upotrebom ključeva za raspodelu)
smo sve troškove ponovo razdelili na odeljenja bez obzira na to, da li poziv na
odeljenje u knjiženju postoji ili ne. Troškove smo preneli sa opšteg troškovnog mesta na pojedine profitne centre.
Pogledajmo još drugačiji primer: dogodi se, da za neka knjiženja možemo da na pojedinom kontu (ili
grupi
konta) bez dvoumljenja utvrdimo, koja odeljenje opteretimo, a za druga knjiženja ne.
U tom slučaju ima smisla knjiženje, gde je već propisano pojedinom
odeljenju, ostaviti nepromenjeno. Razdeljujemo samo knjiženja, koja nisu
propisana još nijednom odeljenju.
1. Potrebna podešavanja
Način podešavanja je jednak onom, koji je već opisan u prethodnom
primeru Rasknjižavanje troškova
sa upotrebom ključeva za raspodelu.
Nešto drugačije je kada su različite osobine različitih vrsta troškova.
Primer:
Troškove kancelarijskog materijala takoreći pri nastanku,
već na dobavljačevom računu, dodelimo odgovarajućem odeljenju, koje taj trošak
optereti, ako je to moguće (npr. kupovina priručnika za ODELJENJE 1). Tamo gde
trošak ne dodelimo neposredno nekom odeljenju (npr. narudžbina za periodično
štamapanje, radni listovi itd), pripišemo ga:
1. bilo nekom odeljenju, na kojem "sabiramo" ta knjiženja
(npr. "Uprava")
2. ili podatak o odeljenju ne unesemo. Podatak o odeljenju je
prazan.
U tim slučajevima je način upotrebe predloga jednak već opisanom, a među obračunske
kriterijume unesemo još:
1. šifru odeljenja u polje "Odeljenje" . Primer:
2. sa upotrebom znakova
sa posebnim značajem navedemo skup znakova, za koje znamo, da u našem šifarniku
odeljenja ne postoj (pogledajte nastavak primera dole).
1. Dobavljačev račun
U januaru 2007 smo primili račun za:
- kancelarijski materijal, koji koristi ODELJENJE 1 i zato trošak
neposredno dodelimo, u izosu 10.000 RSD (konto 5126)
- narudžbinu za kopir papir i troškove kancelarijskog materijala, za
koje trošak nije pripisan nijednom odeljenju, u iznosu 50.000 RSD (konto
5126). Ti troškovi se po dogovoru dele sa ključem za raspodelu PDK.
2. Obračun deljenja
U junu radi pripreme mesečnog bilansa troškova razdelimo po odeljenjima na
osnovu unapred dogovorenog ključa za raspodelu.
Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.1.07, a krajnji
datum 31.5.07. Vrstu dokumenta preknjižavanja uknjižimo sa zadnjim danom
izabranog razdoblja, tj. sa datumom 31.05.07.
Deliti želimo samo zapise, koji nisu pripisani još nijednom odeljenju, zato u
polje "Odeljeje" unesemo npr. izraz, koji započinje sa %
i nastavlja sa željenim znakom (jer znamo, da se u šifri odeljenja na prvom mestu
obavezno pojavljuje neki znak).
Pre knjiženja je korisno, da podatke za knjiženje prvo pregledamo na
ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".
Utvrdimo, da je program sabrao i razdeli samo zapise, koji nemaju unešeno
odeljenje.
3. Nalog za knjiženje raspodele
Klikom na taster "Knjiženje" podatke iz ispisa zapišemo u nalog za
knjiženje.
Kao što smo napomenuli, vrednosti knjiženja se iz izabranog razdoblja storniraju
u
vrednosti i sa navođenjem odeljenja, koje se pojavljuje na izvornom knjiženju (u našem
primeru je to prazno).
Proknjiže se i nove vrednosti i pozivi na odeljenja, kao što smo ih
naveli u ključu sa raspodelom.
4. Konto kartica
5. Bruto bilans po odeljenjima - svi nalozi za knjiženje
6. Bruto bilans po odeljenjima - bez naloga za knjiženje deljenja
 |
Opisane primere možemo koristiti i za
podelu prihoda, samo da sabiranje pasivnog i aktivnog stanja na
kontu ili grupama konta smisleno prilagodimo! |
