Dokumentacija in arhiviranje
V poglavju Dokumentacija in arhiviranje so na voljo nastavitve za storitve izmenjave (gonilniki). Vključeni sta storitvi za interno izmenjavo in eStoritve ZZI. S klikom na posamezno storitev izmenjave, se v spodnjem delu okna odprejo zavihki za nastavitve. Nastavitve lahko izvedemo za storitvi izmenjave (gonilnik):
- Interna izmenjava
in
- eStoritve ZZI
Desno spodaj se nahaja gumb "Naprej", ki nam odpre okno za izbiro Vrst dokumentov za Dokumentacijo (VD) za posamezen nabiralnik. Nabiralnik nastavljamo v prej, zgoraj opisanem oknu na posamezni storitvi izmenjave (gonilniku), to sta Interna izmenjava in eStoritve ZZI, tukaj izberemo le VD. Na predhodno okno se lahko vrnemo z gumbom "Nazaj". Za vsak nabiralnik nastavimo VD z izborom v stolpcu Vrsta dokumenta. Če ustrezna vrsta dokumenta še ne obstaja, jo lahko vpišemo v polje Vrsta dokumenta in kliknemo gumb Dodaj v naslednjem polju Izbira. Za vsak nabiralnik je potrebno nastavit VD, ki je lahko za vse nabiralnike enaka. Če so potrebe po tem, da se dokumenti v Dokumentaciji šifrirajo z različnimi šiframi (14-DOK-000001, 14-DOK-000002,...14-BIZ-000001, 14-BIZ-000002...14-DVH-000001, 14-DVH-000002...) npr. več vložišč, ločeno šifriranje pogodb, izdanih dokumentov, prejetih dokumentov...itd. potem kreiramo več VD in jih tukaj ustrezno izberemo.
V Povezavi dokumentov in klasifikacij, ki se nahaja na dnu okna izberemo ustrezno klasifikacijo, ki jo dokument avtomatsko pridobi, ko ga pošljemo iz določene Vrste dokumentov izdaje v Dokumentacijo, npr. na sliki spodaj vneseni podatki da, ko pošljemo iz VD 300 Izdane račune v Dokumetacijo, pridobijo avtomatsko klasifikacijo 03.
Povezava dokumentov in klasifikacij:
| Povezana vrsta dok. |
Izbira šifre oz. oznake vrste dokumenta |
| Naziv |
Naziv izbrane vrste dokumenta |
| Klasifikacija |
Izbira klasifikacije iz šifranta klasifikacij glede na vrsto dokumenta oz. predpisani čas hranjenja |
Na vrhu okna najdemo možnost vključitve Povezave z arhivsko dokumentnim sistemom (u). Podprta je možnost povezave z Shake dokumentnim sistemom. To opcijo imajo označeno zgolj uporabniki, ki uporabljajo Shake dokumentni sistem.
Nasvet:
Več vsebin glede osnovnih in dodatnih nastavitev, ter uporabe uporabe modula Dokumentacija, si oglejte na povezavi do osnovnega in pripadajočih vsebinskih menijev za modul Dokumentacija. V oknu Dokumenti najdete tudi Čarovnik za nastavitev Dokumentacije, ki vas vodi skozi vse nujno potrebne nastavitve za delovanje Dokumentacije.
Prijavo v eNabiralnik in nastavitve v administratorski konzoli za Dokumentacijo si lahko gledate tudi skozi video.
Opomba:
Po spremembah/zapisih osnovnih nastavitev gonilnika je potrebno ponovno odpreti Dokumentacijo za nadalnje delo! Dokumentacija samo ob odpiranju prebere nastavitve gonilnika. V primeru da se kasneje spreminja te nastavitve, je potrebno ponovno naložit Dokumentacijo zato, da se dejansko uporabljajo nove nastavitve.