Primer izrade dokumenta MS Office

Opcija Dokumenti nam omogućava prenos podataka o radniku i kreiranje kadrovskih dokumenata tipa Ugovor o radu i slično. Deluje preko Word Mail Merge sistema.

Prozor, koji nam se otvara namenjen je izboru radnika po kriterijumima za odabir i dokumenata, koje želimo da izradimo.

Najpre izaberemo dokument tj. predložak dokumenta, koji želimo da izradimo za željenog radnika. Predložak dokumenta može biti u sledećim oblicima npr. docx., doc., dot.

Kada kliknemo na taster otvara nam se prozor pomoću kog biramo željeni predložak dokumenta.

Ukoliko nam se NE PRIKAZUJU fajlovi prilikom odabira dokumenata, potrebno je u polju File name uneti *i tip datoteke (u našem primeru *doc), klikom na Enter prikazaće nam sve .doc datoteke.

Nakon odabira, ime izabranog fajla nam se prenosi u polje Dokument.

U slučaju da polje dokument ostavimo prazno i želimo da nastavimo sa radom, program nas upozorava da je potrebno izabrati predložak.

Potrebno je da definišemo i kriterijume za kreiranje dokumenata (slično kao i u Kadrovskoj evidenciji). Za prenos radnika, uzmeđu prozora Radnici i Izabrai imamo na raspolaganju sledeće tastere:

	Prenosimo samo izabranog radnika iz tabele Radnici u Izabrani.
	Prenosimo sve radnike iz tabele Radnici u Izabrani.
	Vraćamo samo izabranog radnika iz tabele Izabrani u Radnici.
	Vraćamo sve radnike iz tabele Izabrani u Radnici.
	Prenosimo samo radnike, koji odgovaraju izabranim kriterijumima u delu Izborni kriterijumi.

Na donjoj slici je prikazan prenos radnika po izabranim ktriterijumima.

U meniju Uvoz / izvoz podataka, klikom na opciju Microsoft Word izvozimo podatke o radnicima i otvaramo predložak.

Na ovaj način nam se klikom na Microsoft Word ispiše obaveštenje o izvozu.

Podaci se izvoze u direktorijum u kom smo sačuvali predložak dokumenta, koji smo izabrali u polju Dokument.

Klikom na taster Potvrdi otvara se i predložak dokumenta koji smo izabrali u polju Dokument.

U Word dokumentu otvorimo panel Mailings u kom biramo Start Mail Merge i opciju Step by Step Mail Merge Wizard, nakon čega nam se na desnoj strani prikazuje čarobnjak. Potrebno je da sledimo korake čarobnjaka.

U prvom koraku izaberemo opciju Letters i u donjem delu čarobnjaka kliknemo na Next - Starting document.

u sledećem koraku izaberemo opciju Use the current document i Next - Select recipients

pri trećem koraku izaberemo opciju Use the existing list i kliknemo na Browse

pri čemu biramo datoteku hrKadri.txt (nalazi se u istom direktorijumu kao i Word dokument i automatski se kreira nakon odabira opcije Microsoft Word iz menija Uvoz / Izvoz).

Potvrdom na Open, otvara se donji prozor u kom kliknemo na taster OK.

Nakon toga, otvara nam se prozor u kom možemo pregledati podatke. Potvrdimo klikom na taster OK.

U dokumentu nam se pojavljuje sledeće:

Klikom na opciju u čarobnjaku:

nastavljamo sa izvođenjem mailinga pri čemu na dokument dodajemo podatke i baze Pantheona, koji će se automatski popunjavati prilikom kreiranja dokumenta. Kada završimo insertovanje podataka, klikom na Preview your letters dobijamo dokument sa popunjenim podacima iz baze:

Svaki izrađen dokument na kraju sačuvamo i na disku.