Enostavno potrjevanje računa

Enostavno potrjevanje računov je v PANTHEON Web Light omogočeno s pomočjo predpripravljenega eProcesa. Na samem eProcesu si v manjših podjetjih lahko nastavite potrjevalca računov, kateremu se bodo odprla opravila vnosa računa po tem ko ga bo, odgovorna oseba skenirala ali uvozila v dokumentacijo. 

NAMIG Opis oz. definicijo poteka eProcesa Enostavno potrjevanje računov si preberite v poglavju TUKAJ.

 V tem poglavju vam prikazujemo uporabo eProcesa Enostavno potrjevanje računov.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba želi s pomočjo eProcesa uvoziti račun v Dokumentacijo in pripraviti podatke za vnos računa. Najprej uvozi dokument v dokumentacijo tako da doda skenirano PDF prilogo in mu določi klasifikacijo, ki zažene eProces preko katerega nato uredi podatke za pripravo. Na eProcesu je nastavljeno, da je za opravilo vnosa računa odgovorna Adela Administracija, kar pomeni, da ona nato vnese nov račun v PAW. Sledi korakom: Prenos eProcesa preko Spletne storitve Dokumenti in opravila Vnos podatkov za pripravo Pregled opravila Vnos novega prejetega računa Zgodovina opravil

1. Prenos eProcesa preko Spletne storitve

Odgovorna oseba želi pri svojem delu uporabljati eProces Enostavno potrjevanje računov.

Pred samo uporabo mora predpripravljen eProces prenesti v šifrant preko Spletne storitve.

Podrobnejši postopek prenos eProcesov v PAW si preberite v poglavje Prenos eProcesa preko Spletne storitve v PAW.

Ko ima eProces prenesen nadaljuje.

2. Dokumenti in opravila

Postavi se na modul Dokumenti in opravila | Dokumenti.           

Prikaže se seznam vseh dokumentov.

V orodni vrstici klikne na gumb Nov dokument.

Začne z novim vnosom skeniranega prejetega računa.

V polju Vrsta dokumenta s spustnega seznama izbere želeno vrsto: SKN0 SKEN.

Nadaljuje z določitvijo klasifikacije dokumentu. V polju Klasifikacija izbere: 250 – Računi (prejeti, izdani, interni) in dokumentacija za njihovo izdelavo.

OPOZORILO V Klasifikacijskem načrtu moramo na izbrani klasifikaciji npr. v našem primeru 250 imeti v polju Poslovni proces, izbran eProces Enostavno potrjevanje računov. Če tega nimamo, se eProces v ozadju NE bo zagnal.

V polju Kupec/Plačnik izbere v našem primeru dobavitelja: Pošta SLO, d.o.o.

Nadaljuje z vnosom Osnovnih podatkov računa.

V polje Datum dok. (Datum dokumenta) prepiše datum kreiranje izdaje računa: 10.5.2023.

Izbere Datum zapadlosti: 18.5.2023.

In napiše v prazno polje opombo: Račun za poštne storitve maj 2023.

Sedaj bo z namizja dodala na račun PDF prilogo.

Na desni strani obrazca v zavihku Dokumenti, klikne na funkcionalnost Dodaj prilogo.

Odpre se okno raziskovalca, kjer najde mapo v kateri ima shranjen PDF račun.

Račun izbere in klikne na gumb Open.

NAMIG Izberemo lahko enega ali več dokumentov hkrati.

Dokument se naloži v PAW in je na desni strani obrazca viden.

Ko je PDF dokument dodan v PAW se v ozadju zažene eProces Enostavno potrjevanje računov.

Nadaljuje z vnosom podatkov za pripravo.

3. Vnos podatkov za pripravo

Odgovorna oseba klikne na odprto opravilo Vnesite podatke za pripravo v razdelku Zgodovina opravil.

Odpre se prazno okno opravila Vnesite podatke za pripravo.

Odgovorna oseba vnese naslednje podatke:

• V polju Vrsta dokumenta izbere vrsto dokumenta, katerega želi kreirati. V našem primeru izbere: 1200 Račun za stroške.
• V polju Datum se samodejno napolni današnji datum. V našem primeru ga ne spreminja, pusti: 24.5.2023.
• Določi subjekt od katerega je prejela račun v polju Subjekt: Pošta SLO, d.o.o.
• V polju Skladišče s spustnega seznama izbere skladišče na katerega se račun navezuje. V našem primeru pusti izbran: KONTO STROŠKOV.
• Izbere oddelek na katerega se račun navezuje. V polju Oddelek s spustnega seznama izbere: Administracija.
• V polju Komentar zapiše komentar na dokument: Prosim preveri znesek.

Ko ima vse podatke vnesene klikne na gumb Nadaljuj.

S tem je odgovorna oseba zaključila svoje delo, opravilo za vnos računa se je kreiralo zadolženemu na eProcesu, kar vidimo v razdelku Zgodovina opravil.

Torej v našem primeru nadaljuje odgovorna oseba Adela Administracija.

4. Pregled opravila

Adela Administracija ob prijavi v PAW vidi v orodni vrstici, da ima 1 odprto opravilo.

Klikne na Povezava.

Odpre se obrazec za vnos novega prejetega računa. 

5. Nov prejeti račun

Adela prične z vnosom podatkov na vnos prejetega računa.

V pozicijah v polju Dodaj ident vpiše »pošta« in s seznama izbere ident: - STR_POŠTA.

V polju Količina vpiše: 1 in v polje Cena prepiše neto znesek prejetega računa. V našem primeru znesek: 325,26 EUR.

Klikne na gumb  (Dodaj pozicijo).

V razdelku Osnovni podatki vnese še manjkajoče osnovne podatke.

V polju Oddelek izbere: Administracija.

Račun prepiše številko računa s PDF: 2023-12 in datum računa 10.5.2023

Ko ima vse osnovne podatke vnesene, račun shrani s klikom na gumb Zaključi.

Samodejno se odpre zavihek Dokumenti.

6. Zgodovina opravil

Odpre se okno v dokumentaciji, kjer lahko vidimo, da so vsa opravila zaključena, kdo jih je zaključil in kdaj.

S tem se eProces zaključi, dokument pa je viden na seznamu dokumentov na zavihku Dokumenti.