Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

Kontrola izdavanja kod otvorenog stanja kupca

U programskom paketu DataLab PANTHEON™ možemo da kontrolišemo ili blokiramo izdavanje robe ili izradu predračuna kupcima, koji imaju prekoračen dogovoreni limit. Kontrola će se pokrenuti onda, kada vrednost računa + vrednost otvorenih stavki presegne vrednost limita, koji kupac ima određen u šifarniku subjekata. Za uspešan izbor i podešavanje kontrole limita potrebni su nam sledeći podaci:

1. Konta: vrednost otvorenih knjiženja program izračuna tako, da sabere otvorena stanja na kontima, navedenim u Parametri | Novac | Osnovni podaci, polje konto kupca
2. Već iskorišćena vrednost limita: za način izračunavanja limita izaberemo jedan između četiri ponuđene mogućnosti u Parametri | Novac | Osnovni podaci (pogledajte i brojčani primer Definisanje vrednosti otvorenih stavki).
3. Odobrena vrednost limita: izaberemo je za svakog kupca posebno u šifarniku kupaca
4. Gde da kontrolu koristimo: izaberemo na nivou pojedine vrste dokumenta za narudžbine kupaca i izdavanje robe. Tu možemo podesiti kontrolu ili blokadu izdavanja robe ili izrade predračuna kupcima, koji prekoračuju dogovoreni limit, ili kontrolo možemo isključiti. 

Kontrola će se pojaviti kada vrednost računa + vrednost otvorenih stavki prekorači vrednost limita, koji je kupcu određen u šifarniku subjekata.

Ad 1: Konta

Vrednost otvorenih knjiženja (dospelih i/ili nedospelih) program izračuna tako, da sabere otvorena stanja na kontima,  navedenim u Parametri | Novac | Osnovni podaci, polje konto kupca.

Kontrola limita je uvek postavljena u domaćoj valuti iz parametara programa. Ako kontrolišemo vrednosti na kontu, gde su knjiženja devizna i dinarska i prometi (narudžbine kupaca ili izdate fakture) u stranoj valuti,  vrednosti su izražene u domaćoj valuti. Za preračun neknjiženih iznosa u domaću valutu se koristi srednji kurs Narodne Banke Srbije: za narudžbine: u odnosu na datum narudžbine za izdate fakture: u odnosu na datum izdavanja fakture

Ad 2: Već iskorišćena vrednost limita

Vrednost otvorenih stavki može biti definisan na četiri načina, koja biramo u parametrima programa:

• Dospeli do danas - zadata postavka. Iznos limita, odobrenog u šifarniku kupaca , program upoređuje sa svim dospelim otvorenim stavkama. Podatak "Otvorene stavke" u poruci će dakle značiti iznos svih dospelih stavki, a podatak "Neknjiženi" uvek 0.
• Otvoreni knjiženi dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifarniku kupaca, program upoređuje sa svim (dospelim i nedospelim) otvorenim stavkama. Podatak "Otvorene stavke" u poruci znači iznos svih dospelih i nedospelih stavki, a podatak "Neknjiženi" će uvek biti 0. 
• Svi otvoreni i neknjiženi dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifarniku kupaca, program upoređuje sa svim (dospelim i nedospelim) otvorenim stavkama , kojim se doda još i iznos neknjiženih dokumenata izdavanja tipa Dokument - Materijalno i Dokument - Sumarno (pogledajte vrsta dokumenta izdavanja ). Podatak "Otvorene stavke" u poruci znače iznos svih dospelih i nedospelih stavki, a podatak "Neknjiženi" biće zbir vrednosti unešenih, a neknjiženih faktura. 
• Potvrđena narudžbina i svi otvoreni dokumenti - iznos limita, odobrenog u šifarniku kupaca, program upoređuje sa svim (dospelim i nedospelim) otvorenim stavkama te dodatno doda još i iznose neknjiženih dokumenata izdavanja tipa Dokument - Materijalno i Dokument - Sumarno (kao gornja opcija), pri tom još doda i vrednost narudžbina, koje imaju takav status, da se zbraja, da se uključuju u vrednost limita kupca (pogledajte vrste dokumenata narudžbina ).

Upozorenje  kod dospeća preko XXX dana:   Dodatno načinu kontrole limita odn. zajedno sa njim možemo u  parametrima programa da izaberemo i krajnji rok zakašnjenja plaćanja (Upozorenje  kod  dospeća preko XXX dana). Njega unosimo u brojevima dana zakašnjenja plaćanja od dana dospeća dokumenta do dana izdavanja novog dokumenta. Kontrola se izvodi samo, ako je izabran broj dana više od 0! Kontrola broja dana dospeća se koristi na isti način i istovremeno kao kontrola mogućeg prekoračenja limita. I u slučaju, kada kupac još nije prekoračio limit, a prekoračio je maksimalno dopušten broj dana dospeća plaćanja, program nas na to upozori odnosno spreči izdavanje.

Pogledajte brojčani primer Definisanje otvorenih stavki.

Ad 3: Odobrena vrednost limita

Iznos odobrenog limita unosimo u  šifarniku kupaca.

Ako u šifarnik kupaca unesemo iznos limita -1, svako novo izdavanje ili predračun značiće prekoračenje limita. Program pored uobičajenih obaveštenje ispisuje još i napomenu iz šifarnika subjekata.

Pogledajte brojčani primer Definisanje otvorenih stavki.

Ad 4: Gde koristimo kontrolu

Možete omogućiti proveru za svaki nalog za prodaju i vršiti izdavanje za svaki dokument zasebno.

Na nivou pojedine vrste dokumenta za narudžbine kupaca i izdavanje robe izaberemo, da li i kako ćemo kontrolisati otvoreno stanje kupca. Pri tome možemo da biramo između tri tipa kontrole:

Izdavanje bez kont. otvorenog stanja	program će dozvoliti izdavanje robe ili izradu predračuna bez obzira na finansijsko stanje kupca i zakasnela plaćanja
Upoz. kod otv. stanja ili prek. limita	program će nas obavestiti na prekoračenje limita, ali će dozvoliti izdavanje. Primer obaveštenja:
Dozv. izdavanje samo ovlašćenoj osobi	program će svakog korisnika upozoriti na prekoračenje limita. Izdavanje robe ili izrade predračuna neće dozvoliti korisnicima, koji nemaju odgovarajuće autorizacije, pa će zahtevati lozinku ovlašćene osobe, koja izdavanje može da odobri. Ova mogućnost je najstroža i omogućava određivanje ovlašćenih osoba, koje u slučaju prekoračenja limita smeju da odobre izdavanje robe ili izradu predračuna. Da li je korisnik programa ovlašćen za tu operaciju ili nije izaberemo u šifarniku zaposlenih pomoću autorizacija . Ovlašćena je ona osoba, koja ima autorizaciju za odobrenje prometa kod otvorenog stanja kupca. Korisnicima, koji te autorizacije nemaju, tu izaberemo nultu autorizaciju: Kada korisnik programa bez odgovarajuće autorizacije naleti na takav primer, program će javiti grešku: Ispis i snimanje dokumenta biće mogući tek onda, kada ponovo izaberemo korisnika programa i unesemo naziv i lozinku ovlašćene osobe. Program odgovarajuće zabeleži, kada je izdavanje ili izradu predračuna odobrio.   Ovlašćenoj osobi program ne postavlja blokadu, već ispiše samo upozorenje:   Kada kliknemo taster , program ovlašćenoj osobi dozvoli snimanje i ispis dokumenta.