Crearea unei comenzi de achiziție
În PANTHEON, procesul de achiziție include crearea unei comenzi de achiziție pe baza comenzilor de vânzare sau a datelor de stoc (minim, maxim și optim), crearea automată a comenzilor de achiziție pe baza vânzărilor anterioare, monitorizarea achizițiilor parțiale, analiza cererii și alte activități.
Comenzile pot fi plasate pentru materiale și bunuri, precum și pentru servicii. Atunci când se creează o comandă de achiziție, stocul din depozitul selectat nu crește, deoarece acest document este doar pentru informații.
Această capitol prezintă un exemplu de cum să creați o nouă comandă de achiziție în PANTHEON.
 |
SUMARUL CAZULUI
Pat Purchase, șeful departamentului de achiziții la Tecta, dorește să creeze un document de comandă de achiziție pentru furnizorul Tent Goods EE, Ltd. El dorește să creeze documentul dintr-o comandă de vânzare deja creată. Acest lucru se face după cum urmează:
- Selectarea tipului de document
- Crearea unui document de comandă de achiziție dintr-o comandă de vânzare
- Verificarea datelor în antetul comenzii de achiziție
- Verificarea liniilor de articole în comanda de achiziție
- Verificarea valorilor comenzii de achiziție și adăugarea unei note
- Tipărirea comenzii de achiziție
- Trimiterea comenzii de achiziție la eDocumentație
|
1. Selectarea tipului de document
Pentru a începe crearea unei noi comenzi de achiziție, persoana responsabilă trebuie mai întâi să selecteze tipul de comandă de achiziție document.
Pentru acest scop, persoana responsabilă deschide meniul Comenzi | Comenzi de achiziție și selectează 0200 - Comandă de achiziție dintre tipurile de document.
2. Crearea unui document de comandă de achiziție dintr-o comandă de vânzare
Persoana responsabilă dorește să creeze o comandă de achiziție dintr-o comandă de vânzare.
Pentru acest scop, persoana responsabilă deschide meniul Comenzi de achiziție | Creare comenzi de achiziție și selectează tab-ul Din comenzile de vânzare.
Persoana responsabilă dorește să comande bunuri de la furnizorul Tent Goods EE, Ltd, astfel că numele "Tent" este introdus în câmpul Furnizor principal. Furnizorul dorit este apoi selectat din lista derulantă.
În secțiunea Tipuri de documente, persoana responsabilă selectează doar tipul de document 0100 - Comandă de vânzare.
În câmpul Tip document din secțiunea Creare comenzi de achiziție, tipul de document 0200 - Comandă de achiziție este selectat.
În secțiunea în care este definit criteriul limitativ pentru comenzile de vânzare după Stare persoana responsabilă bifează caseta de selectare 1 - Creat.
După selectarea parametrilor limitativi, persoana responsabilă face clic pe butonul Caută și liniile de articole ale comenzii de vânzare dorite, pentru care bunurile vor fi achiziționate de la furnizor, sunt afișate.
Făcând clic pe butonul Creare se creează un nou document de comandă de achiziție cu aceleași linii de articole.
Tab-ul Comenzi create se deschide cu noua comandă de achiziție.
Dublu clic pe document deschide comanda de achiziție nou creată.
 |
SUGESTIE
Există două metode suplimentare pentru crearea comenzilor de achiziție. Ambele se află în bara de instrumente a documentului. Puteți crea o comandă de achiziție făcând clic pe butonul Creare în Comanda de achiziție. A doua metodă este de a adăuga linii de articole din comanda de vânzare la o Comandă de achiziție existentă folosind butonul Adăugare.
|
3. Verificarea datelor în antetul comenzii de achiziție
Datele despre Furnizor și Transportator din comanda de vânzare selectată au fost transferate la noua comandă de achiziție creată.
Datele rămase din antetul documentului sunt transferate automat din Registrul subiecților .
Persoana responsabilă verifică datele și introduce Data și Documentul legat. În acest caz, data 3.5.2022 și numărul 1234 al documentului legat sunt introduse.
Persoana responsabilă verifică apoi liniile de articole.
4. Verificarea liniilor de articole în comanda de achiziție
Din comanda de vânzare, articolele dorite, cantitățile și depozitul au fost transferate la Liniilecomenzii de achiziție, așa cum este arătat în imaginea de mai jos.
Preturile pentru articolele comandate, respectiv prețurile furnizorului, care pot fi accesate în tab-ul Costuri/prețuri, sunt transferate din Registrul articolelor .
Persoana responsabilă verifică apoi datele, revizuiește valoarea comenzii și adaugă o notă.
|
SUGESTIE
Documentele legate sunt listate în tab-ul Legături. Pentru mai multe informații despre legături, consultați capitolul Legături.
|
5. Verificarea valorilor comenzii de vânzare și adăugarea unei note
În bara de valori, persoana responsabilă verifică Valoarea totală a comenzii, valoarea TVA și valoarea potențialului Discount.
În acest caz, persoana responsabilă observă că valoarea comenzii de achiziție este adecvată. Apoi, persoana responsabilă adaugă o notă la comandă, care este introdusă manual în câmpul gol Notă de pe document.
Nota este de asemenea afișată în raportul comenzii.
6. Tipărirea comenzii de achiziție
Pentru a vizualiza ușor comanda de achiziție creată, persoana responsabilă o tipărește.
Aceasta se face făcând clic pe butonul Comandă în bara de valori.
Pentru că persoana responsabilă dorește să tipărească un anumit tip de raport al comenzii de achiziție, persoana responsabilă face clic dreapta pe butonul de mai sus și selectează tipul 096 - Tipărire comandă dintre listă.
Aceasta deschide o previzualizare a raportului dorit pentru documentul comenzii. Făcând clic pe butonul din bara de instrumente 
(Tipărire), persoana responsabilă tipărește documentul pentru revizuire.
7. Trimiterea comenzii de achiziție la eDocumentație
Persoana responsabilă dorește să trimită comanda de achiziție la eDocumentație și furnizorului pentru confirmare.
Pe comanda creată, persoana responsabilă face clic pe butonul din bara de instrumente 
(Import/export date) și selectează opțiunea din meniu Exportă document ca eDocument.
Fereastra Export document ca eDocument se deschide.
În câmpul Tip Eslog din antetul documentului, Eslog 2.0 este selectat din lista derulantă.
În mod implicit, casetele de selectare pentru trimiterea documentului comenzii la eDocumentație, exportarea documentului în format PDF și exportarea XML-ului și a plicului necesar pentru trimiterea comenzii prin bizBox sunt bifate.
Persoana responsabilă face clic pe butonul Creare pentru a exporta documentul comenzii de achiziție la documentație.
Fereastra Documente se deschide arătând documentul nou creat. În tab-ul Fișiere, documentele create sunt afișate.
Persoana responsabilă dorește să trimită comanda furnizorului pentru confirmare folosind bizBox.
În bara de instrumente Documente, persoana responsabilă face clic pe butonul (Import/export date) și selectează opțiunea din meniu Trimite la bizBox.
Aceasta finalizează procesul de creare a unui document de comandă de achiziție.