Jednostavno potvrđivanje računa

Jednostavna potvrda računa omogućena je u PANTHEON Web Light-u uz pomoć unaprijed pripremljenog eProcesa. Na samim eProcesima, u manjim preduzećima, možete postaviti verifikatora računa, kome će se otvarati zadaci unosa računa nakon što ga odgovorno lice skenira ili uveze u dokumentaciju.

SAVJET Opis ili definiciju eProcesa Jednostavno potvrđivanje računa možete pročitati u poglavlju OVDJE.

U ovom poglavlju ćemo vam pokazati kako da koristite eProces Jednostavno potvrđivanje računa.

OPIS PRIMJERA Odgovorno osoba želi pomoću eProcesa uvesti račun u Dokumentaciju i pripremiti podatke za unos računa. Prvo uvozi dokument u dokumentaciju dodavanjem skeniranog PDF priloga i dodjeljivanjem mu klasifikacije, čime se pokreće eProces kroz koji zatim uređuje podatke za pripremu. Na eProcesu je postavljeno da je Adela Administracija odgovorna za zadatak unosa računa, što znači da ona zatim upisuje novi račun u PAW. Slijedite korake: Prijenos eProcesa preko Web servisa Dokumenti i zadaci Unos podataka za pripremu Pregled zadataka Unos nove primljene račune Historija zadatka

1. Prijenos eProcesa preko Web servisa

Odgovorna osoba želi da u svom radu koristi eProces Jednostavno potvrđivanje računa.

Prije stvarne upotrebe, pripremljeni eProces se mora prenijeti u šifrant putem Web servisa.

Pročitajte detaljan proces prijenosa eProcesa u PAW u poglavlju Prijenos eProcesa preko Web servisa u PAW.

Kada se eProces preuzme, nastavite.

2. Dokumenti i zadaci

Kliknite na modul Dokumenti i zadaci | Dokumenti.

Prikazuje se lista svih dokumenata.

Klikne dugme na traci naredbi Novi dokument.

Počinjemo sa novim unosom skeniranog, primljenog računa.

U polju Vrsta dokumenta sa padajuća lista odaberite željeni tip: DMS0 N/A.

Nakon toga, definišemo klasifikaciju na dokument. U polju Klasifikacija odaberite: 250 – Računi (primljeni, izdati, interni) i dokumentacija za njihovo kreiranje.

UPOZORENJE U Klasifikacijskom nacrtu na odabranoj klasifikaciji, npr. u našem primjeru, 250 treba biti u polju Poslovni proces, odabrano eProces Jednostavno potvrđivanje računa. Ako ovo nemamo, eProces NEĆE raditi u pozadini.

U našem primeru, u polju Kupac/Platitelj biramo dobavljača: Pošta BiH d.o.o.

Nastavljamo sa unosom Osnovnih podataka računa.

U polju Datum dokumenta upisuje se datum kreiranja računa: 29.11.2023.

Zatim, unosimo Datum dospij.dok: 04.12.2023.

Nakon toga, napišemo napomenu: Račun za poštanske usluge, novembar 2023.

Sada ćemo dodati PDF prilog na račun.

Na desnoj strani obrasca, u tabu Dokumenti, kliknemo na funkcionalnost Dodaj prilog.

Otvara se prozor pretraživača u kojem dalje pronalazimo folder u kojoj je sačuvan PDF račun.

Račun izaberemo i klikne na dugme Open.

SAVJET Možemo odabrati jedan ili više dokumenata u isto vrijeme.

Dokument se postavlja u PAW i vidljiv je na desnoj strani obrasca.

Kada je PDF dokument dodat u PAW eProces Jednostavno potvrđivanje računa započinje rad u pozadini.

Nastavljamo sa unosom podataka za pripremu.

3. Unos podataka za priprema

Odgovorna osoba klikne na otvoreni zadatak Unesite podatke za pripremu u dijelu Historija zadataka..

Otvara se prazan prozor zadatka Unesite podatke za pripremu.

Odgovorna osoba unosi sljedeće podatke:

• U polju Vrsta dokumenta odaberite vrstu dokumenta koju želite da kreirate. U našem primjeru osoba bira: 1200 Račun za troškove.
• Polje Datum se automatski popunjava današnjim datumom. U našem slučaju, on ga ne mijenja, i taj datum je: 24.5.2023.
• U polju Subjekt navedite subjekt od kojeg je primljen račun: Pošta BiH, d.o.o.
• U polju Skladište sa padajuća lista odabiremo skladište s kojim je račun povezan. U našem slučaju ostavite odabrano: RAČUN TROŠKOVA.
• Zatim, odabiremo odjel s kojim je račun povezan. U polju Odjel sa padajuća lista biramo: Administracija.
• Napišite komentar na dokumentu u polju Komentar: Molimo provjerite iznos.

Kada unesete sve podatke, kliknite na dugme Nastavi.

Ovim je odgovorna osoba zaključila svoj rad, kreiran je zadatak za unos računa zaduženom na eProcesu, što se može videti u dijelu Historija zadatka.

U našem slučaju, nastavlja odgovorna osoba Adela Administracija.

4. Pregled zadatka

Adela Administracija, nakon prijave u PAW vidi na traci sa alatima da ima 1 otvoren zadatak.

Klikne na tab Veza.

Otvara se obrazac za unos novog primljenog računa.

5. Novi primljeni račun

Adela počinje za unosom podataka na unosu primljenog računa.

Na poziciji u polju Dodaj artikal upiše »pošta« i sa liste izabere artikal: - STR_POŠTA.

U polju Količina upiše: 1 i u polje Cijena prepiše neto iznos primljenog računa. U našem slučaju iznos: 325,26 KM.

Klikne na dugme (Dodaj poziciju).

U dijelu Osnovni podaci unosi osnovne podatke koji nedostaju.

U polju Odjel bira: Administracija.

Račun prepiše broj računa sa PDF-a: 2023-12 i datum računa 30.09.2023.

Kada ima sve osnovne podatke unesene, račun sačuva klikom na dugme Zaključi.

Automatski se otvara tab Dokumenti.

Historija zadatka

Otvara se prozor u dokumentaciji gde možemo vidjeti da li su svi zadaci zaključeni, ko ih je i kada zaključio.

Ovime se eProces zaključuje, a dokument je vidljiv na listi dokumenata u tabu Dokumenti.