Rreth eDokumentacionit

Kjo kapitull shpjegon termat e përgjithshëm dhe jep udhëzime dhe informacione lidhur me eDokumentacionin.

PARALAJMËRIM Të tre funksionalitetet: eDokumentacioni , eShkëmbimi dhe eWorkflows janë të përfshira në të gjitha licencat PANTHEON. Para përdorimit të shërbimeve eShkëmbimi dhe eDokumentacion për herë të parë, duhet t'i aktivizoni ato.

1. Çfarë është eDokumentacioni?

eDokumentacioni është një ruajtje elektronike e dokumenteve dhe është pjesë e PANTHEON DMS (Sistemi i Menaxhimit të Dokumenteve). Është ruajtja qendrore e

GJITHË dokumentacionit që ruhet dhe krijohet në kompani, që pranohet dhe shkëmbehet me partnerë biznesi dhe subjekte të tjera. 2. Çfarë lloje të eDokumentacionit ekzistojnë?

Sipas metodës së ruajtjes së dokumenteve, ekzistojnë:

"I rregullt"

1. eDokumentacion që ruan dokumentet në cloud dhe është lloji i paracaktuar i ruajtjes së dokumenteve në PANTHEON. eDokumentacion i Certifikuar
2. që ruan dokumentet në cloud në përputhje me legjislacionin dhe eDokumentacion Lokal
3. që ruan dokumentet në një bazë lokale. Cila ruajtje do të ruajë dokumentin përcaktohet nga lloji i dokumentit – dokumentit i caktohet një

klasifikim .3. Çfarë mund të ruhet në eDokumentacion?

Në eDokumentacion mund të ruani:

Të gjitha dokumentet elektronike të pranuara dhe të lëshuara (p.sh. e-fatura, e-paketimi, e-porosia, elop, ...),

1. Postën e pranuar dhe të lëshuar (së bashku me regjistrimin postar),
2. Të gjithë dokumentacionin kontabël (deklarata llogarish, fundviti, kujtesa ...)
3. Dokumentacionin tregtar (p.sh. kontrata, anekse ...)
4. Dokumentacionin e marketingut (p.sh. katalogë produktesh, broshura ...)
5. Dokumentacionin teknik (p.sh. udhëzime për përdorim, kartela garancie ...)
6. Postën elektronike (p.sh. email dhe bashkëngjitjet e emailit) dhe më shumë.
7. Në eDokumentacion mund të ruani elektronikisht TË GJITHA dokumentet që më parë ruheshin në vende të ndryshme dhe forma të ndryshme (në letër - dosje, elektronikisht - në arkiva lokale të ndryshme etj.).

4. Integrimi i eDokumentacionit

eDokumentacioni është i integruar ngushtë në të gjitha funksionalitetet e PANTHEON. Më poshtë, gjeni disa shembuj të integrimit:

1. Dokumentet forma - personat përgjegjës mund të aksesojnë të gjitha dokumentet në eDokumentacion përmes Dokumentet forma, e vendosur në Cilësimet | Dokumentacioni menu. >> Shih një shembull.Tregti/Shitje
2. - Nëse personat përgjegjës në tregti/shitje duan të shqyrtojnë biznesin me një partner specifik biznesi, personi përgjegjës mund të aksesojë dokumentin duke klikuar Dokumentacioni dhe Lidhjet në Regjistrin e Subjekteve. >> Shih një shembull.Burimet njerëzore -
3. Çdo zyrtar i burimeve njerëzore ose punonjës të tjerë nga departamente të tjera mund të pajisin dokumentin me metadata sipas kërkesave të punës së tyre. Për shembull, metadata e detyrueshme për kontratat është data e përfundimit. Në këtë rast, personat përgjegjës nuk kanë nevojë të kërkojnë këto të dhëna në një dokument të gjatë, por mund të shihen në Dosja e personelit , nëMetadata tab, në Dokumentacion. >> Shih një shembull.Në
4. Prodhim - mes detajeve të një urdhri pune në Dokumentet tab, personi përgjegjës në prodhim shqyrton dokumentacionin që lidhet me urdhrin e punës. >> Shih një shembull.Kontabilitet
5. - një kontabilist mund të aksesojë të gjitha dokumentet dhe informacionet e lidhura që krijohen gjatë përpunimit të tyre. Për shembull, kontabilisti merr një telefonatë nga një furnizues që dëshiron të kontrollojë ku është bërë një gabim gjatë pagesës së faturës së tij. Kontabilisti kontrollon në Regjistri i Bisedave në Dokumentacion. Kontabilisti mund të aksesojë informacionin: kush, kur dhe cili detyrë është nisur në lidhje me këtë dokument >> Shih një shembull.5. Lidhja e eDokumentacionit me module të tjera

eDokumentacioni është i dobishëm më vete, si një arkiv elektronik i aksesueshëm lehtësisht dhe i thjeshtë për t'u përdorur. Por përpunimi elektronik i dokumenteve arrin vlerën e plotë vetëm kur përfshihen dy module të tjera të PANTHEON -

eWorkflow dhe eShkëmbimi .Duke përdorur

e Workflows, mund të navigoni operacionet e importit, eksportit dhe përpunimit të dokumenteve. Shih disa shembuj:Një dokument i pranuar përmes postës së rregullt është

• skanuar , importuar në eDokumentacion dhe procesi i konfirmimit dhe nënshkrimit fillon.Në eDokumentacion mund të importoni e-fatura nga bizBox, një platformë e unifikuar për biznes elektronik. Procesi i importimit të e-faturave kryhet përmes eWorkflow të paracaktuar Import eDocument nga bizBox
• . Në eDokumentacion mund të importoni të gjitha llojet e dokumenteve nga vende të ndryshme. Një nga mënyrat e importimit është importimi i dokumenteve të ruajtura lokalisht në kompjuterin tuaj ose dokumenteve nga dosjet në serverin e kompanisë. Programi kontrollon cilat skedarë nuk janë importuar ende dhe i importon përmes kutisë postare të shkëmbimit dheeWorkflow Import nga dosjet
• , i klasifikon siç duhet, etj. 6. Çfarë mundëson eDokumentacioni?Me eDokumentacion, dokumentet tuaja ruhen në një ruajtje të sigurt cloud dhe janë të aksesueshme pavarësisht nga vendndodhja juaj. Mundëson:

Kërkimi i dokumenteve dhe të dhënave

1. - Kompanitë pranojnë dhe lëshojnë shumë dokumentacion çdo ditë. Kërkimi i dokumenteve në Dokumentacion është i mundësuar. Ndjekja - Përmes Lidhjeve , mund të shihni informacionin për dokumentet e lidhura. Dokumentet e lidhura mund të hapen duke klikuar dy herë numrin e dokumentit të lidhur, ku informacionet shtesë të kërkuara janë të aksesueshme.
2. Me pranimin e një dokumenti, për shembull një fature, ju gjithashtu merrni të dhënat e përgjithshme të saj, datën dhe vendin e lëshimit, shumën, dërguesin etj. Kur pastaj një faturë kalon në procesin e likuidimit, mund të pajiset me metadata shtesë që ju ndihmojnë të instaloni logjikisht një dokument brenda organizatës. Metadata e një dokumenti janë të ngjitura në dokument dhe janë të dukshme në të gjitha format në PANTHEON. Kjo e fundit përcaktohet në klasifikimin specifik të dokumenteve në Skema e Klasifikimit .Shtimi i skedarëve
3. - Në eDokumentacion mund të importoni të gjitha llojet e skedarëve. Shpesh, dokumentet në PANTHEON (p.sh. faturat) përbëhen nga disa skedarë që, së bashku, përbëjnë informacionin përfundimtar (fatura, specifikimi i faturës etj). Skedarët mund të importohen në mënyra të ndryshme. Njohja në komunikimin gjatë përpunimit të një dokumenti - Në eDokumentacion, keni njohje në komunikimin që ka ndodhur gjatë përpunimit të një dokumenti. Ngjarja e plotë që i referohet një dokumenti specifik mund të shqyrtohet në Regjistri i Bisedave. Informacioni i aksesueshëm përfshin kush, kur dhe cili detyrë është nisur në përputhje me një dokument specifik.
4. Importimi i dokumenteve nga burime të ndryshme - Dokumentet mund të importohen nga burime të ndryshme; të skanuara, të marra nga bizBox, të marra nga kutia postare e emailit, të importuara nga një dosje lokale, dokumentet PANTHEON, deklaratat dhe kështu me radhë. Eksportimi i dokumenteve nga eDokumentacion ; dokumentet dhe skedarët e bashkangjitur mund të eksportohen nga eDokumentacion elektronikisht (p.sh. si një e-faturë) ose të printohen në letër.
5. Për të përdorur eDokumentacion, ky i fundit duhet të aktivizohet dhe cilësimet përkatëse(ruajtja, plani i klasifikimit, kutitë postare etj.) duhet të përcaktohen fillimisht.
6. Në faqet individuale, ky kapitull gjithashtu paraqet: Dallimet midis eDokumentacionit, eDokumentacionit të Certifikuar dhe eDokumentacionit Lokal
7. Licencimi, aktivizimi dhe abonimi në eDokumentacionLegjislacioni dhe aktet
8. TEMA TË LIDHURA: Cilësimet e eDokumentacionit Aktivizimi i shërbimeve të eDokumentacionit eDokumentacioni eWorkflows

eShkëmbimi