Класификационна схема
Класификационната схема е система за сортиране на документите, която е зададена от властите на компанията или е вкоренена в поръчки или задачи, бизнес процеси или дейност на компанията.
Тя е основният и най-важен план за подреждане на документалния материал. Много точно определя йерархията на документацията, типа на документацията и нейното предназначение, периода на съхранение и метода на етикетиране или номериране на документите.
Според класификационната схема, например, фактурите на доставчика на електрическа енергия ще бъдат точно поставени и лесно намерени по-късно. Това ще диктува в кой склад (килер), в който архив (шкаф) в този склад и в коя класификация (папка) се намира документът. Освен това, класификационната схема също така определя манипулацията на документа, времето за архивиране, нивата на достъп (авторизация) и т.н.
Класификациите могат да бъдат групирани йерархично и по този начин да създадат дърво на класификационни документи, което позволява по-бързо определяне и търсене.
 |
СЪВЕТ
Класификационната схема е жив организъм, който може да бъде разширяван и свиван в зависимост от жизнения цикъл на вашата компания. В PANTHEON документите винаги могат да бъдат преместени от една класификация в друга, типовете съхранение на класификациите могат да бъдат променяни или допълнителни метаданни или процеси могат да бъдат добавени към класификация.
|
Уеб услугата предлага предварително подготвени класификационни схеми за най-често срещаните бизнес теми, за да улесни старта. След прехвърляне на класификационната схема, можете да редактирате класификациите и да създавате нови, ако е необходимо.
|
СЪВЕТ
Препоръчваме ви да не усложнявате нещата и да започнете да използвате системата за документи, както е предварително подготвена в една от тези класификационни схеми. След 6-12 месеца употреба, когато свикнете с нея, започнете да почиствате и настройвате вашата класификационна схема! Имате цялата гъвкавост и нито един документ или друга информация няма да бъде използвана!
|
Класификационна схема се установява по следния начин:
- Изтегляне на предварително подготвена класификационна схема
- Създаване и редактиране на класификации
- Настройване на авторизации за класификации
- Търсене на класификации