Hinzufügen eines gescannten Dokuments zur erhaltenen Rechnung

Die Funktion "Gescanntes Dokument hinzufügen" ist unter den allgemeinen Daten in jeder erhaltenen Rechnung verfügbar. Sie ermöglicht das Speichern aller verknüpften Dokumente oder deren Fotokopien in einem Dokumentenordner. Gescannte Dokumente können Rechnungen, Lieferscheine, Reiseaufträge usw. sein.

Dieses Kapitel zeigt, wie man eine zuvor gescannte erhaltene Rechnung zur erhaltenen Rechnung 23-1200-000002 hochlädt, die im Erstellen einer erhaltenen Rechnung Beispiel.

FAZIT ZUM FALL Die verantwortliche Person möchte eine gescannte Rechnung, die von dem Lieferanten Electricity SLO Europe Plc. erhalten wurde, zur Rechnung 23-1200-000002hinzufügen. Aus der Liste wählt die verantwortliche Person die gewünschte Rechnung aus und fügt mit dem Tool ein gescanntes Dokument von der Arbeitsstation im Tab Dokumente hinzu. Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, überprüft die verantwortliche Person, ob das Dokument im Modul Dokumente und Aufgaben sichtbar ist. Dies geschieht wie folgt: Öffnen einer Rechnung Dokument hinzufügen Überprüfen des hochgeladenen Dokuments im Modul Dokumente und Aufgaben

1. Öffnen einer Rechnung

Die verantwortliche Person wählt Einkäufe | Liste der erhaltenen Rechnungen aus dem Hauptmenü. Aus der Liste wählt die verantwortliche Person die gesuchte Rechnung 22-1200-000009 aus, die im Erstellen einer erhaltenen Rechnung Beispiel.

2. Dokument hinzufügen

Um Dokumente oder Anhänge zu einer erhaltenen Rechnung hinzuzufügen, wählt die verantwortliche Person den Dokumente Tab auf der rechten Seite des Fensters.

Ein Klick auf die Anhang hinzufügen Schaltfläche öffnet den Explorer zur Auswahl des anzuhängenden Dokuments.

Im Explorer findet die verantwortliche Person die gescannte Datei, wählt sie aus und startet den Upload, indem sie auf die Öffnen Schaltfläche klickt.

Wenn das Dokument erfolgreich hochgeladen wurde, ist es im Dokumente Tab sichtbar.

HINWEIS Wenn ein Fehler beim Hochladen eines Dokuments gemacht wird, kann das Dokument durch Klicken auf das Löschen Symbol gelöscht werden.

Das gescannte Dokument erhält automatisch eine Dokumentennummer, in diesem Fall 23-DMS0-000004.

Ein Klick auf den Dokumentnamen auf der rechten Seite des Formulars öffnet eine Vorschau des Dokuments, wo die Datei schnell und einfach gedruckt oder auf eine lokale Festplatte heruntergeladen werden kann.

3. Überprüfen des hochgeladenen Dokuments im Modul Dokumente und Aufgaben

Im Modul Dokumente und Aufgaben sind alle hochgeladenen Dokumente zur Überprüfung, Suche und Statusverfolgung verfügbar.

Um das neu hochgeladene Dokument zu überprüfen, wählt die verantwortliche Person Dokumente und Aufgaben | Dokumente aus dem Hauptmenü. Die Liste der kürzlich hochgeladenen Dokumente erscheint, wo das Dokument aus diesem Beispiel - 23-DMS0-000004 - unter anderen sichtbar ist.

HINWEIS Um Anwendungsfälle für die Arbeit mit Dokumenten zu sehen, siehe das Kapitel Dokumente und Aufgaben im Benutzerhandbuch.