Gjatë shkrimit të udhëzimeve kemi punuar me paketën OpenOffice, versioni 1.0.1. Pjesa e përgjithshme është e njëjtë si te dokumentet MS Word. Këtu do të shpjegojmë vetëm dallimet midis të dyja mundësive.

Dallimi fillon nga zgjedhja e opsionit në butonin e shiritit të komandave Eksport. Këtu zgjedhim opsionin . Bazuar në këtë, të dhënat do të eksportohen në skedarët dbf dhe txt.

Para se të fillojmë formatimin e dokumentit, është e nevojshme të përcaktojmë nga ku do të merren të dhënat. Në OpenOffice Writer, në menynë Tool zgjedhim opsionin Data sources.

Kjo opsion na hap formularin për përcaktimin e burimit të të dhënave. Me klikimin në New data source krijojmë një burim të ri, të cilit në panelin General i përcaktojmë emrin (Name), tipin e bazës (Database type) duhet të jetë Text, dhe rrugën drejt kësaj baze (Data source URL) - në rastin tonë c:/test.

Në panelin Text përcaktojmë mënyrën e regjistrimit të të dhënave në bazën e zgjedhur. E konfigurojmë ashtu siç është treguar në figurë.

Paneli Tables përfaqëson tabelat që duam të përdorim. Për nevojat tona duhet të jetë e shënuar tabela hrKadri, e cila është krijuar me Pantheon-in. Dy panelet e tjera janë vetëm për përdorues më të avancuar.

Pasi kemi përcaktuar burimin e të dhënave, është e nevojshme të formatojmë dokumentin dhe të fusim fushat variabël. Te fushat që ndodhen në burimin e të dhënave shkojmë përmes strukturës së menysë Insert | Fields | Other.

Atje zgjedhim panelin Database, tipin (Type) Form letter field, dhe në Database selection fushat nga burimi i sapo krijuar i të dhënave.

Pasi kemi formatuar dokumentin sipas dëshirës, duhet vetëm të printojmë këto të dhëna. Këtë e bëjmë duke zgjedhur opsionin Form Letter në menynë File.

Me këtë opsion hapim formën ku përcaktojmë numrin e regjistrimeve që duam të printojmë (Records), ku duhet të printohen (Output), dhe disa funksione të tjera.