Внедряване на eWorkflow във вашата компания
Компанията може да създаде eWorkflows, адаптирани към нейните нужди чрез собствените си експерти или с помощта на консултанти от PANTHEON.
За успешно внедряване на eWorkflow, се препоръчва да следвате стъпките по-долу:
Всяка компания трябва да има своите работни потоци (бизнес процеси) правилно дефинирани. Това не се отнася за всички процеси на компанията, а за ключовите процеси, които съставляват около 20% от всички процеси на компанията.
Компанията и отговорните лица трябва да опишат всички ключови бизнес и работни процеси, които ще бъдат дигитализирани. Това трябва да включва и дефиниране на типове процеси, заинтересовани страни в процеса и потока (движенията) между процесите. Заинтересованите страни в процеса трябва да имат добро разбиране за своите роли и информация, за да изпълняват работата си ефективно и в координация с другите.
Процесният поток трябва да бъде ясно дефиниран от началната до крайната точка, с ясна цел. За всеки процес, описан от компанията, трябва да бъде дефинирано описание и поточна диаграма съответно. Лошо проектираният процес може да представлява основна пречка за успеха.
 |
СЪВЕТ
Ключът към внедряването на персонализиран eWorkflow в компанията е подкрепата на управлението и участието на служителите, които са запознати с бизнес процесите на компанията. Те трябва активно да участват в проекта и да се идентифицират с него.
|
Описание на процеса означава, че отговорните лица дефинират потока (движенията) в процеса и всички заинтересовани страни в кратки резюмета.
Началните и крайните точки на процеса, неговата цел и централна задача, както и ключовите хора и задачите, които изпълняват, трябва да бъдат ясно дефинирани.
В допълнение, потокът на стоки/услуги и информация трябва да бъде специфициран. Например, когато се извършва конкретна задача или услуга, когато се проверява или прилага конкретен документ, когато се взема конкретно решение (одобрение, отхвърляне и т.н.), и така нататък.
По-долу можете да видите пример за описание на процес, подготвено от компания за процеса на получаване на входящи фактури, специфични за тяхната компания.
Компанията може да подкрепи описанието на работния процес, като нарисува поточна диаграма, ръчно или с помощта на инструменти за поточни диаграми. Чрез рисуване на поточна диаграма, компанията ясно идентифицира заинтересованите страни и потока в процеса.
Колкото по-добре е дефиниран процесът, толкова по-добре и по-бързо процесът в крайна сметка се дигитализира и в крайна сметка се преобразува в eWorkflow.
Изображението по-долу показва пример за поточна диаграма на процеса на компанията за обработка на входящи/получени фактури.
Оптимизиране и комбиниране на работни потоци означава, че контактните точки между отделните работни потоци се идентифицират, като по този начин се комбинират няколко стъпки или дори се комбинират няколко работни потока в един.
Например, можете да използвате предварително дефиниран eWorkflow , изтеглен с помощта на уеб услугата в комбинация с персонализирани eWorkflows (както е показано в следващия раздел).
Интегрирането на eWorkflow означава, че отговорното лице на компанията или експерт от PANTHEON преобразува процесите на компанията на клиента в eWorkflows, използвайки формуляра за проектиране на работни потоци . По този начин процесите се дигитализират, проектират в съответствие с нуждите на клиента и се интегрират в PANTHEON.
В примерите по-долу, консултантът на PANTHEON използва комбинация от предварително дефинирани eWorkflows (вече интегрирани) и eWorkflows, които са персонализирани (от описанието на процеса, вижте раздел 2):
1. Сканиране и импортиране на документи
Предварително дефиниран eWorkflow Сканиране и импортиране на документи беше използван, за да отговори на изискванията на клиента:
- НАЧАЛО – Фактура получена.
- Доставчикът изпраща фактура (като PDF или на хартия).
- Административният отдел на компанията импортира и сканира получените фактури.
1. Отговорното лице извършва следното:
- сканира всяка фактура поотделно;
- избира съответните класификации,
- избира съответния предмет.
Левото изображение по-горе показва заявката от процеса на клиента, а дясното изображение показва предварително дефинирания eWorkflow.
2. Проверка и потвърждаване на фактурата
След като документът (фактурата получена) е импортиран, в зависимост от избраната класификация, се стартира персонализиран eWorkflow (вижте изображението по-долу) за проверка и потвърждаване на фактурата.
eWorkflow е дефиниран в съответствие с изискванията на клиента:
2.1 Фактурата получена се въвежда от административния отдел в регистъра на получената поща – Документация.
a. Дефинират се следните метаданни:
- Дата на получаване
- Стойност
b. Надзорният (одобряващ) от списъка е посочен:
- Винаги лицето, управляващо поръчката.
- Избрано ръчно от административния отдел.
Левото изображение показва заявката от процеса на клиента, а дясното изображение показва персонализирания eWorkflow за дефиниране на метаданни и избор на одобряващия.
2.2 Потвърждение
- Документът се пренасочва към първия одобряващ.
- При необходимост, първият одобряващ го пренасочва към втория одобряващ.
- След потвърждението, документът се пренасочва към директора за окончателно потвърждение.
2.3 След като потвърждението е завършено, фактурата отива при директора за окончателно потвърждение (който получава задача да провери документа).
Левото изображение показва заявката от процеса на клиента, а дясното изображение показва извлечение от персонализирания eWorkflow за процеса на потвърждение на документа (от първия одобряващ до директора).
3. Отхвърляне на документа
Ако документът бъде отхвърлен от отговорното лице по време на процеса на потвърждение, се стартира отделен (персонализиран) eWorkflow за отхвърляне на документа.
Левото изображение показва заявката от процеса на клиента, а дясното изображение показва персонализирания eWorkflow за отхвърляне на документа.
4. Създаване на фактурата
В последната стъпка, при условие че документът (в процеса на потвърждение) е окончателно потвърден, се стартира eWorkflow за създаване на нов запис в PANTHEON.
Левото изображение показва заявката от процеса на клиента, а дясното изображение показва поточната диаграма на eWorkflow Създаване на документ в PANTHEON от сканиран документ.