Създаване на продажбена поръчка
В модула Продажбени поръчки, можете да следите поръчките, офертите и предварителните фактури, получени от клиенти. Създаването на документи за покупка е по избор, обаче те предоставят добра основа за създаване на следващите документи. От продажбените поръчки можете да създадете фактура за издаване на стоки или работна поръчка за производство, без да въвеждате отново данните.
Тази глава показва пример за това как да създадете нова продажбена поръчка в PANTHEON. Примерът илюстрира целия процес от получаване на продажбената поръчка от клиента до запазването на поръчката в eДокументацията.
 |
РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ
Сали Сейлс, ръководител на търговия на едро в Tecta, получи поръчки от клиента INTERSPORT. Тя иска да създаде документ за продажбена поръчка, да го запази в eДокументацията и да го изпрати на клиента за потвърждение, използвайки eДокумент. Това се прави по следния начин:
- Избиране на подходящия тип документ
- Създаване на документ за продажбена поръчка
- Въвеждане на данни в заглавката на продажбената поръчка
- Въвеждане на редове в продажбената поръчка
- Проверка на стойностите на продажбената поръчка и добавяне на бележка
- Печатане на продажбената поръчка
- eДокументация
|
1. Избиране на подходящия тип документ
Бизнес типове документи са много важни и определят поведението на програмата, като определят всички действия, които могат да бъдат извършени в програмата и, в този случай, в модула Поръчки.
За да започнете да въвеждате нов документ за продажбена поръчка, отговорното лице в отдела за търговия на едро първо трябва да избере подходящия тип документ за продажбена поръчка.
С тази цел, менюто Поръчки | Продажбени поръчки се отваря и типът документ 0100 - Продажбена поръчка се избира от списъка.
Отговорното лице след това създава документа за поръчка.
2. Създаване на документ за продажбена поръчка
Формулярът на документа 0100 – Продажбена поръчка се появява на екрана.
За да създадете нов документ, отговорното лице кликва на инструменталната лента бутон 
(Вмъкване на запис).
Сред навигационните бутони, нов запис се появява в полето 
, което получава нов сериен номер и се запазва, когато кликнете на бутона 
(Публикуване на редакция).
В следващата стъпка, отговорното лице започва да въвежда данните в заглавката на документа.
3. Въвеждане на данни в заглавката на продажбената поръчка
Документът за продажбена поръчка е разделен на три части: заглавката на документа, редовете на документа и стойностната лента.
Отговорното лице първо въвежда клиента и превозвача.
 |
СЪВЕТ
Ако сте започнали да правите бизнес с нов клиент и все още не сте въвели клиента в програмата, трябва да го направите в Регистър на субектите . Вижте примера за това как да въведете нов клиент.
if !supportAnnotations endif |
Поръчката е получена от клиента INTERSPORT, така че отговорното лице започва да въвежда INT в полето Поръчано от. Това отваря регистъра на субектите и списъка на субектите, които съвпадат с записа.
Отговорното лице избира желания субект от списъка и данните се попълват в полето Поръчано от. Полето Превозвач също се попълва автоматично.
Следните данни се прехвърлят автоматично от Регистъра на субектите или от настройките в регистъра на типовете документи:
- Дата
- Валидност на поръчката
- Отдел
- Продава на
- Валута
- Дни за плащане
- Дни за доставка
- Текст
- Доставка чрез
- Условия/Място
- Метод на плащане
- Ценова ниво
Отговорното лице проверява данните и ги коригира, ако е необходимо.
След това, Статусът на документа се въвежда, за да се определи етапа на поръчката. В този случай, потвърждението на клиента все още е в очакване, така че статусът 1-Създаден остава непроменен.
Отговорното лице въвежда ID на поръчката и клиента Дата на поръчката в полето Поръчка и датата на доставка в полето Доставете до.
Това завършва въвеждането на всички основни данни в заглавката на поръчката. След това отговорното лице въвежда данни в редовете на поръчката.
4. Въвеждане на редове в продажбената поръчка
Отговорното лице въвежда действителното съдържание на продажбената поръчка, което може да се състои от стоки, услуги и т.н., в редовете на продажбената поръчка.
В този случай клиентът поръчва стоки от покупка: 20 броя от артикул палатка LARA 3.
С тази цел, отговорното лице първо уточнява склада, където се намират стоките. Това се прави в полето Склад, където Склад Търговия на едро се избира от падащия списък.
Наличните складове са определени в Регистъра на субектите .
След това, отговорното лице въвежда поръчаните артикули в редовете, като кликне на празно поле в колоната ID на артикула или Описание.
Като напише името на артикул в празното поле или кликне на стрелката на падащото меню, таблицата с артикули от регистъра на артикулите се показва.
Отговорното лице кликва в полето Количество , за да въведе желаното количество поръчани артикули и потвърдява избора, използвайки клавиша ENTER или навигационния клавиш 
.
Артикулът LARA3 с количество 20 броя е въведен.
Програмата автоматично попълва другите основни данни в реда на артикула (цена, стойност, ДДС и т.н.), които са посочени в регистъра на артикулите. Данните могат да бъдат попълнени ръчно или коригирани.
В този случай, отговорното лице въвежда допълнителна 5% отстъпка, като въведе числото 5 в празното поле в колоната D1 %.
Това завършва процеса на въвеждане на редове.
5. Проверка на стойностите на продажбената поръчка и добавяне на бележка
В стойностната лента, отговорното лице проверява Общата стойност на поръчката, както и ДДС и Стойност на отстъпка .
Стойността на поръчката е подходяща. Бележка се добавя към поръчката.
Това се прави, като се кликне и се въведе текст в полето Бележка за документа, което по-късно също се показва в отчета за поръчката. Отговорното лице въвежда бележка, че поръчаните стоки трябва да бъдат доставени на PE Любляна.
6. Печатане на продажбената поръчка
За да визуализирате лесно създадената продажбена поръчка, отговорното лице я печата.
Това се прави, като се кликне на бутона Поръчка в стойностната лента.
Тъй като отговорното лице също иска да уточни типа на отчета, отговорното лице кликва на горния бутон с десния бутон на мишката. От падащото меню, 095 - Поръчка се избира.
Това отваря предварителен преглед на желания отчет за документа на поръчката.
Като кликне на бутона на инструменталната лента 
(Печат), отговорното лице печата документа.
7. eДокументация
eДокументацияе хранилището на цялата документация, използвана от компанията. Входящата и изходящата поща, търговската документация, техническата документация, накратко, ВСИЧКИ документи, които са били подадени в папки или хартии, които са били разпространени в компанията, се съхраняват в eДокументацията.
|
СЪВЕТ
Можете да изпращате поръчки и фактури електронно, ако сте активирали услугата eФактура. За да проверите всички пакети и да получите повече информация, моля, вижте уебсайта на eДокументация .
|
Tecta е активирала услугата eДокументация, поради което съхранява всички документи, включително създадените поръчки, в сигурно хранилище.
Отговорното лице иска да запази продажбената поръчка в eДокументацията и да я изпрати на клиента за потвърждение, използвайки bizBox.
На създадената поръчка, отговорното лице кликва на бутона на инструменталната лента 
(Импорт/експорт на данни) и избира опцията от менюто Експорт на продажбена поръчка като eДокумент.
Прозорецът Експорт на документ като eДокумент се отваря. В полето Тип ESlog на заглавката на документа, Eslog 2.0 се избира от падащия списък. По подразбиране, квадратчетата за отметка за изпращане на документа за поръчка в eДокументация, експортиране на документа в PDF формат и експортиране на XML и плик, необходими за изпращане на поръчката чрез bizBox, са отметнати.
|
СЪВЕТ
От 1 октомври 2020 г. е задължително да се изпращат eФактури, използвайки версията eSlog 2.0 на бюджетните потребители.
|
Отговорното лице кликва на бутона Създаване , за да експортира документа за продажбена поръчка в документацията.
Прозорецът Документи се отваря, показвайки новосъздадения документ. В таба Файлове, създадените документи се показват.
Отговорното лице иска да изпрати поръчката на клиента за потвърждение чрез bizBox.
В инструменталната лента на Документите, отговорното лице кликва на бутона (Импорт/експорт на данни) и избира опцията от менюто Изпрати на bizBox.
Това завършва процеса на създаване на документ за продажбена поръчка.