Kreiranje novog dokumenta

Kreiranje novog dokumenta koristimo kada skenirani dokument želimo da uvezemo u sistem dokumenata i da ga povežemo sa postojećim dokumentom u PANTHEON-u. Svi uneseni i učitani dokumenti u eDokumentaciji se spremaju u certificiranim i necertificirani skladištima.

UPOZORENJE Prije početka upotrebe eDokumentacije potrebno je funkcionalnost skladištenja zakupiti i podesiti na odgovarajući način. Više o tome možete pročitati u poglavlju ePoslovanje.

U ovom poglavlju ćemo vam predstaviti primjer kreiranja novog dokumenta. Funkcionalnost se nalazi u meniju Dokumenti i zadaci, podmodul Dokumenti.

OPIS PRIMJERA Odgovorna osoba želi da dokument, koji je primila preko pošte od preduzeća SIQ Institute, da sačuva u elektronski arhiv i da ga poveže sa kreiranim dokumentom u PANTHEON-u. Fizički dokument će skenirati i potom za njega kreirati novi zapis. Potom će upisati obavezne podatke i priložiti skenirani dokument. Cijeli postupak će izvesti prateći sljedeće korake: Kreiranje novog dokumenta Unos podataka u zaglavlje dokumenta Unos osnovnih podataka Dodavanje priloga

1. Kreiranje novog dokumenta

Odgovorna osoba skenira račun, koji je dobila od preduzeća SIQ Institute, i tako ga priprema za skladištenje u elektronskom obliku. U programu PANTHEON Web Light kreira za ova za njega novi dokument.

U meniju klikne na modul Dokumenti i zadaci, podmodul Dokumenti.

U gornjem desnom uglu klikne na dugme Novi dokument.

Otvara se novi prazan obrazac za upis podataka.

2. Unos podataka u zaglavlje dokumenta

Odgovorna osoba prelazi na upisivanje podataka u zaglavlju novog dokumenta.

Sa padajuće liste, u polju Vrsta dokumenta, u našem primjeru izabere: DMS0 N/A.

U polju Klasifikacija sa padajće liste izabere: Računi (primljeni, izdani, interni) i dokumentacija potrebna za njihovo kreiranje

SAVJET Šifrant vrsta dokumenta, koji vam se prikazuje u padajućoj listi u polju Vrsta dokumenta, mora se prethodno podesiti u klasifikacijskom planu. Više o tome možete pročitati u poglavlju Podešavanje eDokumentacije u PANTHEON-u.

Odgovorna osoba nastavlja sa upisom u poljeKupac/Platilac sa padajuće liste izabere: EU-OSHA.

3. Unos osnovnih podataka

Odgovorna osoba nastavlja sa unosom osnovnih podataka. Unosi datum, napomenu i dokument poveže sa kreiranim dokumentom u PANTHEON-u.

U polje Datum dok. i Datum dospijeća unese datum dokumenta i datum dospjeća.

U polje Napomena upiše tekst po želji. U našem primjeru upiše: Arhiviranje računa poslanog u fizičkom obliku.

U polje Veza na dokument sa padajuće liste izabere dokument kreiran u PANTHEON-u i tako ga poveže sa arhiviranim/skeniranim dokumentom.

4. Dodavanje priloga

U zadnjem koraku odgovorna osoba dodaje skenirani dokument u arhivira ga.

Na desnoj strani,kod obrasca za dodavanje priloga, odgovorna osoba kline na dugme Dodaj prilog.

Otvara se prozor gdje odgovorna osoba izabere lokaciju, odnosno dokument koji želi da priloži. To uradi tako što klikne na dugme Otvori.

Dodati prilog sada može pregledati.

Ukoliko je sve uredu, klikne na dugme Sačuvaj i na taj način završava sa unosom.