Documente MS Office

Exemplu de creare a documentului MS Office

Opțiunea Documente ne permite transferul datelor despre angajat în documentele pregătite. Funcționează prin sistemul Word Mail Merge.

Fereastra care se deschide este destinată selecției angajaților după criterii de selecție și documentul pe care dorim să-l creăm.

Mai întâi alegem documentul sau șablonul documentului pe care dorim să-l creăm pentru angajatul selectat. Șablonul poate fi în fișiere precum de exemplu .docx, .doc, .dot. 

Când facem clic pe buton se deschide o fereastră în care alegem șablonul dorit al documentului.

 

Dacă fișierul nu apare la selecția documentelor, atunci în câmpul Nume fișier introducem * și tipul fișierului (în cazul nostru *docx) și apăsăm tasta Enter, pentru a ne afișa toate fișierele docx.

Când l-am selectat, acesta se introduce în câmpul Document.

În cazul în care lăsăm câmpul Document gol și dorim să continuăm, programul ne anunță că este necesar să selectăm un șablon.

Stabilim și criteriile de selecție (ca la evidența personalului) după care vom selecta angajații. Pentru transferul angajaților între Angajați și Selectați avem la dispoziție următoarele butoane:

	Transferăm doar angajatul selectat din Angajați în Selectați.
	Transferăm toți angajații simultan din Angajați în Selectați.
	Transferăm doar angajatul selectat din Selectați în Angajați.
	Transferăm toți angajații simultan din Selectați în Angajați.
	Transferăm doar angajații pentru care am stabilit criteriile de selecție.

În imaginea de mai jos este prezentat cum transferăm angajații după criteriile de filtrare.

În bara de comenzi, făcând clic pe opțiunea Microsoft Word, exportăm datele despre angajați și deschidem șablonul.

 Așadar, când facem clic pe Microsoft Word, apare o notificare despre export.

Datele sunt exportate acolo unde avem salvat șablonul documentului pe care l-am selectat în câmpul Document.

După ce facem clic pe butonul Confirmare, se deschide și șablonul documentului pe care l-am selectat în câmpul Document.

În șablon deschidem tab-ul Mailings unde alegem Start Mail Merge și Step by Step Mail Merge Wizard, pentru ca pe partea dreaptă să apară asistentul pe care îl urmăm pas cu pas.

La primul pas alegem opțiunea Letters și apoi facem clic pe Next.

 la al doilea pas alegem opțiunea Use the current document și Next

la al treilea pas alegem opțiunea Use the existing list și facem clic pe Browse

unde alegem fișierul hrKadri.txt

și confirmăm cu butonul Open, pentru a deschide fereastra de mai jos unde facem clic pe butonul OK.

Se deschide fereastra de mai jos unde putem verifica datele. Confirmăm cu butonul OK.

În asistent continuăm executarea mailing-ului unde în colțul din dreapta jos facem clic pe Next. La pasul 5 datele sunt afișate pe document așa cum arată imaginea de mai jos:

Fiecare document creat la final este de asemenea salvat pe disc.