Разделяне на PDF документи

Получавате фактури от различни доставчици, които след това се сканират и импортират в eDocumentation.

Вместо да сканирате всяка фактура и да ги импортирате поотделно в eDocumentation, те могат да бъдат маркирани със специален печат и импортирани наведнъж.

Създава се един PDF файл, който след това се конвертира в отделни фактури с помощта на eWorkflow Разделяне на PDF за ePosting.

СЪВЕТ Чрез сканиране можете да уловите различни видове документи (получени фактури, договори, искания от клиенти и т.н.) в един PDF документ и да ги импортирате като един PDF файл в PANTHEON. В PANTHEON можете да използвате горепосочения eWorkflow, за да разделите (разчупите) единичния PDF документ на отделни документи.

Тази глава показва как да използвате горепосочения eWorkflow.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Счетоводителят Ашли иска да импортира няколко фактури, получени като един сканиран PDF документ в PANTHEON и след това да ги раздели на отделни фактури в eDocumentation. Това се прави по следния начин: 1. Маркиране на първата страница на всяка фактура 2. Импортиране на фактури чрез сканиране и избор на създадения документ 3. Стартиране на eWorkflow Разделяне на PDF за ePosting 4. Проверка на разделените фактури в eDocumentation

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Множество документи, сканирани в един PDF, могат да бъдат разделени на индивидуални отделни документи с помощта на eWorkflow Разделяне на PDF за ePosting. eWorkflow работи правилно само ако предварително активирате ePosting и определите подходящите настройки.

1. Маркиране на първата страница на всяка фактура

За да разделите един PDF файл в Документация на няколко фактури, отговорното лице трябва да маркира първата страница на всяка индивидуална фактура със специален печат, както е показано на изображението по-долу.

СЪВЕТ За да поръчате специалния печат, свържете се с prodaja@datalab.si или се обадете на +386 1 252 89 50.

След това отговорното лице сканира фактурите.

2. Импортиране на фактури чрез сканиране и избор на създадения документ

След това отговорното лице сканира получените фактури и ги импортира в eDocumentation като един PDF документ.

Това се прави чрез стартиране на eWorkflow Сканиране и импортиране на документи.

След като процесът на сканиране приключи, отговорното лице търси желания документ в eDocumentation, като избира Настройки | Документация | Документи от главното меню.

След това отговорното лице разделя PDF документа.

3. Стартиране на eWorkflow Разделяне на PDF за ePosting

В инструменталната лента, отговорното лице кликва на (Магьосници) бутона и избира опцията Разделяне на PDF за ePosting.

СЪВЕТ За да се покаже eWorkflow като опция в менюто Магьосници на посочената форма в PANTHEON, трябва да активирате това в Дизайн на работния процес. За повече информация вижте раздел 3 от главата Определяне на основни настройки за eWorkflows.

eWorkflow изпраща PDF документа за OCR четене. A Статус на работния процес прозорец се показва, за да информира потребителя, че eWorkflow за разделяне на документи е в процес на изпълнение.

4. Проверка на разделените фактури в eDocumentation

В резултат на eWorkflow Разделяне на PDF за ePosting, индивидуалните документи се импортират в eDocumentation.

Всеки документ сега е свързан с PDF прикачен файл. Табът Връзки на всеки документ показва източника на PDF файла, както е показано на изображението по-долу.

На таба Връзки на изходния файл се показва списък на новосъздадените PDF документи.

Изходният файл Статус се променя на Завършен.