U prvom poglavlju (Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za raspodjelu) smo sve tropkove ponovno razdijelili na odjele i nositelje troškova bez obzira na to, da li je poziv na odjel i nositelj troškova u knjiženjima postoji ili ne. Troškove smo prenijeli s opštog troškovnog mjesta (Uprava i prodaja) na pojedine profitne centre (Profitni centar 1 i 2). Pri tom kao podatak za podjelu možemo da koristimo i podatak o odjelu kao i podatak o nosiocu troškova.

U sljedećem poglavlju (Rasknjižavanje troškova, koji nisu pripisani još niti jednom odjelu) smo na odjele razdijelili samo one troškove, koji još nisu pripisani niti jednom odjelu. Pogledajmo tako nerazdijeljene troškove još na primjeru podjele na nosioce troškova: događa se da za neka knjiženja na pojedinačan konto (ili grupu konta) ustanovimo na koji nosiocu troškova pripadaju, dok za druga knjiženja ne možemo.

U tom slučaju je logično knjiženja, koja su već pripisana pojedinom nosiocu troškova, ostaviti nepromijenjena. Razvrstavamo samo knjiženja, koja nisu pripisana niti jednom odjelu.

U ovakvom slučaju možemo upotrijebiti sljedeću mogućnost, koju nam omogućava upotreba znakova s posebnim značajem.

 1. Potrebne postavke

Način postavljanja je jednak onom, koji je već opisan u prijašnjim primjerima Rasknjižavanje troškova upotrebom ključeva za razdjeljivanje i Rasknjižavanje troškova, koji nisu pripisani još niti jednom odjelu.

Nešto drugačije je samo ideja zbog različite prirode različnih vrsta troškova i smisleno najprimjerenijeg kriterija za razvrstavanje troškova na nosioce troškova.

Primjer:

Uzmimo primjer uslužnog preduzeća, koje sva izdavanja materijala, troškove tuđih usluga evidentira na odgovarajuće nosioce troškova. Za zaključak evidentiranja troškova rada njegovih zaposlenih isti već u pripremi obračuna plata razdijeli na nositelje troškova s obzirom na vrijeme, efektivno korišteno za rad na pojedinom projektu (nositelju troškova). Unatoč tome ostaju neraspoređeni troškovi prijevoza i prehrane, nadoknade za vrijeme odsutnosti s rada za vrijeme odmora, regresa za godišnji odmor, bonitet  i drugih troškova, koje nije moguće neposredno pripisati pojedinom nosiocu troškova. Za takve troškove zato oblikujemo ključ za rasporedu, koji može biti za svaku vrstu isplate drugačiji, određen na godišnjoj razini ili mjesečno, ovisno od roka trajanja projekta (sezonski značaj) i od posebnosti tih postavaka u cjelokupnom iskazu troškova po nositeljima troškova. Tako neraspoređene troškove možemo pripisati:

1. bilo nekom nositelju troškova, na kojem "skupljamo" ta knjiženja (npr. "Neraspoređeno")

2. ili podatak o odjelu ne unesemo. Podatak o nositelju troškova je prazan

U tim slučajevima je način upotrebe prijedloga jednak već opisanom, a među obračunske kriterije unesemo još:

1. šifru nosioca troškova u polje "Nos.tr." . Primjer:

2. upotrebom znakova s posebnim značajem navedemo skup znakova, za koje znamo, da u našem šifrantu nosioca troškova ne postoj (pogledajte nastavak primjera dolje).

 

 

1. Obračun plata

U maju 2008 smo zabilježili 862.361,50 KM troškova rada na kontima grupe 32. Neposredno na nositelje troškova smo rasporedili troškove samog rada:

359.700 KM na nositelja troškova 001/03

401.665 KM na nositelja troškova 12/02

Neraspoređena isplata na kontima grupe 32 su u srpnju dosegla 100.996,50 KM. Neraspoređena isplata se po internom pravilniku dijeli s obzirom na vrijednost direktnih troškova rada na pojedinom projektu/nositelju troškova u tekućem mjesecu.

359.700/761.365 = 0,4724 (relativni udio nos. tr. 001/03 u cjelokupno raspoređenim troškovima rada: 47,24%)

401.665/761.665 = 0,5276 (relativni udio nos. tr. 12/02 u cjelokupno raspoređenim troškovima rada: 52,76%)

Cjelokupna vrijednost troškova rada je raspoređena po odjelima:

455.181,50 na Odjel 1

407.180,00 na Odjel 2

Relativni udio zastupljenosti odjela:

455.181,50/862.361,50 = 0,5278 (relativni udio Odjela 1 u sveukupnim troškovima rada: 52,78%)

407.180,00/862.361,50 = 0,4722 (relativni udio Odjela 2 u sveukupnim troškovima rada: 47,22%)

Navedene podatke najlakše dobivamo ispisom bruto bilanse, s ograničenjem na konta skupine 32% i s ograničenjem datuma knjiženja od 1.5. do 31.5.08.

Ključ za raspoređivanje neraspoređenih troškova:

Odjel 1, NT 001/03 = 0,5278 * 0,4724 = 0,2493

Odjel 1, Nt 12/02 = 0,5278 * 0,5276 =  0,2785

Odjel 2, NT 001/03 = 0,4722 * 0,4724 = 0,2231

Odjel 2, NT 12/02 = 0,4722 * 0,5276 = 0,2491

2. Obračun razvrstavanja

U junom zbog pripreme mjesečne bilance troškove razdijelimo po odjelima i nositeljima troškova.

Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.5.08, zaključni datum 31.5.08. Poslovni događaj preknjižavanja uknjižimo s zadnjim danom izabranog razdoblja, s datumom 31.05.08.

Razdijeliti želimo samo zapise, koji nisu pripisani još niti jednom nosiocu troškova, zato u polje "Nos.tr." unesemo npr. izraz, koji počinje dvjema razmacima i zatim proizvoljnim znakom (kad znamo, da se u šifri nosioca troškova na prvom mjestu obavezno pojavljuje neki znak).

Prije knjiženja je korisno, da podatke za knjiženje najprije pregledamo na ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".

Ustanovimo, da je program skupio i razdijelio samo zapise, koji nemaju unesen odjel.

3. Temeljnica za knjiženje raspodjele

Klikom na tipku "Knjiženje" podatke iz ispisa još zapišemo u temeljnicu.

Kao što smo naveli, vrijednosti knjiženja se iz izabranog razdoblja storniraju u vrijednosti i s navedenim odjelima, koji ulaze u izvorna knjiženja (u našem primjeru je prazan).

Proknjiže se i nove vrijednosti i pozivi na odjele i nosioce troškova, kao što smo ih naveli u ključu za raspodjelu.

4. Konto kartica 

za jednog od konta