Razdjeljivanje knjiženja upotrebom ključeva za raspodjelu upotrebom
prijedlog
za automatsko knjiženje je najjednostavniji i najpregledniji način naknadnog
razdjeljivanja upotrebom ključeva za raspodjelu. Time storniramo postojeća
knjiženja i kreiramo nova, raspoređena po odjelima upotrebom ključeva za
raspodjelu. Upotrebom ovdje preporučenog načina razdjeljivanja su takva naknadna
knjiženja i iskazana u različitoj vrsti dokumenta knjiženja. Prednosti takvog
načina su:
- • znamo, da na takvom nalogu za knjiženje uvijek očekujemo saldo 0 (storno
starog knjiženja i novo knjiženje), osim ako se radi o grešci
- ako smo pri upotrebi
ključeva za raspodjelu pogriješili ili se u skladu sa naknadnim dogovorom ista
promjeni, jednostavno obrišemo temeljnicu, popravimo predložak
automatskog knjiženja i postupak ponovimo. Pri tome nije potrebno
popravljati ni izvorna knjiženja u glavnoj knjizi ni izvorni primljeni
dokument.
1. Nova vrsta dokumenta temeljnice
Najprije otvorimo novu vrstu
dokumenta temeljnice za knjiženje zato, da:
- razdvojimo naknadna
knjiženja po ključevima, što možemo koristiti npr. kod ispisa
bruto
bilance. U tom i ostalim obračunima saldakonta/glavne knjige možemo
pojedinu vrstu dokumenta temeljnice isključiti iz ispisa i tako
dobiti stanje podataka prije naknadno razdjele na odjele
- je to vrsta dokumenta, gdje uvijek očekujemo saldo dugovnih i potražnih prometa 0
Za naš primjer ćemo koristiti vrstu dokumenta 471.
2. Oblikujemo ključeve za raspodjelu
U šifrantu ključeva za raspodjelu oblikujemo toliko
ključeva za raspodjelu, koliko ih za
razdjeljivanje prometa na pojedinačnom kontu ili skupini konta trebamo.
Za naš primjer smo izabrali jedan sam ključ za raspodjelu, koji je prikazan već u
poglavlju o ključevima za raspodjelu.
3. Izaberemo konto ili grupe konta i ključeve za raspodjelu
Odredimo, koja konta ili grupe konta dijelimo i koji ključ koristimo.
Za naš primjer ćemo izraditi predložak za troškove najamnine, koje vodimo na
sintetičkom kontu 413.
Mogli bi postupati i drugačije i za svaki pojedinačni analitički
konto iz našega kontnog plana izabrati drugi način raspodjele, drugi ključ za
raspodjelu.
Isto tako bi mogli razdijeliti po istom ključu i sva konta iste grupe (npr.
53), kada i ako to ima smisla.
4. Odredimo razdoblje (period) za preknjižavanje
Pravilno je, da se već pri oblikovanju ključeva za raspodjelu odlučimo,
koliko često (npr. mjesečno, polugodišnje, godišnje) ćemo dijeljenje izvoditi i
koji kriterije ćemo koristiti za skupljanje podataka (npr. datum razdoblja
knjiženja), da se preknjižavanja ne bi međusobno prekrivala.
Ima smisla izabrati razdoblje mjesec i datumski kriteriji "Razdoblje
knjiženja".
5. Preknjižavanje ili ispisivanje
Možda je dovoljno, da vrijednost troškova po pojedinim odjelima samo
pregledamo. U tu svrhu možemo obračun samo ispisati a da knjiženje i ne
pokrenemo.
6. Prijedlog automatskog knjiženja
Poz.
|
Komentar
|
10
|
crveni storno dosadašnjih knjiženja
= skupimo (sumiramo) potražni saldo svih konta sintetičkog konta 413, #SP413%#.
Na taj način dobijemo saldo tih konta u negativnoj vrijednosti, što
ćemo upotrijebiti za knjiženje crvenog storna.
Umjesto na potražni saldo konta bi se moglo pozivati i na potražni
promet (npr. #SK533%#), ali smo za ovaj primjer koristili potražni
saldo, pa je uključen i mogući crni storno.
U toj poziciji smo definisali samo dugovno knjiženje i zahtijevali, da se
dugovno knjiženje izvrši na isti konto i u istoj vrijednosti, kao što je
bilo korišteno u formuli za izračun podataka.
Izabrali smo vrstu knjiženja "Po odjelima", da se u poziciju
storno knjiženja zapiše i šifra odjela, na kojem smo knjiženje
stornirali. Tako ćemo istovremeno dobiti i podatak, da li je knjiženje
već dodijeljeno nekom odjelu - ako je bilo, biti će iz tog odjela i
stornirano.
|
20
|
razdijeli po ključu
= skupimo (sumiramo) dugovni saldo svih konta sintetičkog konta 413, #SO413%#.
Gledajući formule za izračun važi isto tumačenje kao kod pozicije 10.
I u toj poziciji smo definirali samo dugovno knjiženje i zahtijevali, da
se dugovno knjiženje izvrši na isti konto i u istoj vrijednosti, kao što
je bilo upotrijebljeno u formuli za izračun podataka.
Vrsta knjiženja tu ne igra nikakvu ulogu, jer smo u polju "Ključ
za raspodjelu" naveli ključ za raspodjelu, po kojem se saldo
troškovnih
konta razdijeli.
|
7. Brojčani primjer
1. Dobavljačev račun
U Svibnju 2007 smo primili račun za:
- najamninu poslovnih prostora u iznosu 1.000 KM (konto XXX), po prijemu
računa bio je knjižen na odjel "Odjel1"
- najamninu garaže i parkiralištu u iznosu 200 KM (konto XXX), po prijemu
računa bio je knjižen na odjel "Odjel1"
2. Obračun razvrstavanja
U juni zbog pripreme mjesečne bilanse troškove razdijelimo po odjelima na
predlošku unaprijed dogovorenog ključa za razdjeljivanje.
Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.5.07,
krajnji
datum 31.5.07. Poslovni događaj preknjižavanja uknjižimo s zadnjim danom
izabranog razdoblja, s datumom 31.05.07.
Prije knjiženja je koristimo, da podatke za knjiženje najprije pregledamo na
ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".
3. Temeljnica za knjiženje razvrstavanja
Klikom na tipku "Knjiženje" podatke iz ispisa još zapišemo u
temeljnicu.
Kao što smo naveli, vrijednosti knjiženja iz izabranog razdoblja se storniraju
u
vrijednosti i s navođenjem odjela, koji ulazi u izvorno knjiženje.
Proknjiže se i nove vrijednosti i pozivi na odjelima, kao što smo naveli u
ključevima za raspodjelu.
4. Konto kartica
 |
Opisane primjere možemo koristiti i za razdjeljivanje
prihoda, samo da skupljanje pasivnog i aktivnog stanja na
kontu ili grupi konta smisleno prilagodimo! |