Търсене в документация

В Документация, документите се показват в таблица. Избраният документ може да бъде прегледан в преглед. Можете също да получите достъп до информация и да добавите връзки, метаданни, файлове и чат лог.

За да търсите сред документите по-бързо, филтри са налични; филтрите ви позволяват да търсите по времеви период, тема, класификация, входяща кутия, метаданни и др. Документите могат да бъдат търсени чрез подреждане, групиране и филтриране в таблицата с документи.

Тази глава представя различните опции за търсене на документи в Документация.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Компанията Tecta работи с различни бизнес теми. Отговорното лице в счетоводството търси полицата за застраховка на имуществото на юридически лица, сключена през 2021 г. В документация, отговорното лице може да търси, използвайки различни опции или комбинация от тях: Търсене на документи чрез филтри Търсене чрез групиране на документи в таблицата Търсене чрез сортиране и филтриране на документи в таблицата

1. Търсене на документи чрез филтри

За да намери застрахователната полица, отговорното лице първо отваря формата Документи , като кликне върху Настройки | Документация | Документи в менюто.

След това отговорното лице въвежда данни в филтрите , за да намери желания документ по-бързо.

Отговорното лице кликва върху полето Категория (Класификация) и въвежда ключовите данни за търсене. В този случай отговорното лице търси по класификация: 661 - Застрахователни договори, полици.

Отговорното лице ограничава избора до годината 2021. За да направи това, отговорното лице въвежда %2021 в полето Метаданни .

Накрая, отговорното лице кликва върху бутона (Филтриране на документи) и така завършва филтрирането на данните. Програмата показва списък с документи според филтрите.

Като кликне върху желания документ, отговорното лице може да види преглед на документа вдясно.

СЪВЕТ Както е представено в примера, всяко друго поле за филтриране в списъка с документи може да бъде използвано: Дата от, до, Архив, Статус, Пощенска кутия, Служител и Метаданни. Като кликнете върху    (иконата лупа) разположена до полетата за филтриране, се отваря формата Търсене по . Тя позволява избора на няколко параметъра наведнъж, за да се търси в избраното поле. Знакът за процент (%) е символ за търсене с подмяна. За повече информация вижте главата Символи за подмяна.

2. Търсене чрез групиране на документи в таблицата

В Документация, отговорното лице може да търси документи чрез групиране на документите в таблицата.

За да направи това, отговорното лице кликва с десния бутон върху избраното поле в таблицата и избира командата Редактиране | Групиране по тази колона .

В този случай отговорното лице избира групиране по полето Класификация .

Документите в таблицата са групирани по класификации.

СЪВЕТ Ако сте направили грешка и сте избрали грешно поле за групиране, можете да използвате метода плъзгане и пускане , за да премахнете полето от групирането. Същата опция се предлага чрез кликване с десния бутон върху полето, по което документите са групирани. От набора от команди изберете Редактиране | Премахване от групиране. Можете също да използвате опцията за групиране на нива. В случай че искате да групирате и по тема в рамките на Класификация, кликнете и плъзнете името на желаната колона (например Тема), след това го пуснете в полето на основната група. Документите първо се подреждат по основната, а след това по вторичната група.

3. Търсене чрез сортиране и филтриране на документи в таблицата

За да намери документа, отговорното лице използва опцията за филтриране и сортиране на документите директно в таблицата.

За филтриране, отговорното лице кликва върху полето за избор в името на колоната и намира желания филтър в падащия списък.

В този случай отговорното лице кликва върху полето Класификация и избира 122 - Професионални курсове, лекции, семинари, учебни турове, екскурзии.

За сортиране, отговорното лице кликва върху стрелката нагоре/надолу в избраното поле и сортира записите възходящо или низходящо.

В този случай отговорното лице сортира записите по полето Дата , за да покаже документи с най-старата дата най-отгоре.

СЪВЕТ Допълнително кликване върху името на колоната обръща реда на сортиране по стойност възходящо-низходящо. Както е показано в случая, можете да използвате всяко поле за филтриране или сортиране на данни, налични в колоните на списъка с документи.