eExchange – Получаване или внос
1. Обща информация за получаване и обработка на електронни документи
Получателят получава електронна фактура или друг електронен документ чрез техния EDI доставчик по предварително уговорен начин. Повечето бизнес информационни системи следователно имат вече интегрирана връзка с един или повече EDI доставчици. По този начин системата позволява на получателя лесно да получава електронни документи.
Използването на eExchange услугата в PANTHEON ви позволява да получавате електронни документи чрез няколко партньора, в Словения чрез единната платформа за електронен бизнес bizBox, в Хърватия чрез MER и т.н.
Ако форматът на получените електронни документи е различен от формата, който системата на получателя поддържа, получателят трябва да конвертира електронния документ в подходящ формат преди вноса.
В повечето случаи (също и в PANTHEON), това се случва автоматично при внос. Програмата внася данни от електронната фактура в програмата, така че ръчното въвеждане на фактурата не е необходимо. При внос програмата също проверява дали фактурата е валидна (структура, съдържание, подпис).
След вноса компанията допълнително обработва (публикуване, ликвидиране ...) документа, в съответствие с процедурите на компанията (след EPOS/eBusiness).
2. Внос (получаване) и обработка на електронни документи в PANTHEON
Електронните документи, като електронни фактури, електронни поръчки и т.н. могат да бъдат получени (внесени) в PANTHEON чрез eExchange услугата по различни начини и от различни източници (както е показано на изображението по-долу).
Внос или получаване на електронни документи в PANTHEON означава, че електронният документ е внесен в eDocumentation, където е правилно класифициран и оборудван с метаданни, както и съхранен, ако тази услуга е активирана.
След това, на базата на внесения електронен документ (като eSLOG), се създава документ за получаване в PANTHEON, който формира връзка с електронния документ в eDocumentation чрез ключ за връзка.
Внос или получаване на електронни документи преминава през подходящ пощенски кутия.
Целият процес на внос или получаване на електронни документи се управлява от предварително подготвени eWorkflows. Определени настройки също трябва да бъдат дефинирани.
3. Примери за получаване (внос) на електронни документи
Следващите глави описват примери за различни видове внос или получаване на електронни документи:
|
Внос на електронни документи от bizBox
|
В PANTHEON можете да получавате електронни фактури, електронни поръчки, електронни товарителници (като eSLOG) от bizBox. Вижте как да;
|
|
Внос на имейли и прикачени файлове
|
В PANTHEON можете да внасяте имейли и прикачени файлове. Целият процес се управлява от предварително подготвен eWorkflow, който осигурява, че съдържанието на имейла и всички прикачени документи се прехвърлят в eDocumentation чрез IMAP/SMTP пощенска кутия, правилно класифицирани и оборудвани с метаданни.
|
|
Конвертиране на PDF документ в електронен документ с помощта на ePosting
|
С използването на ePosting услугата можете;
- да събирате и разпознавате данни от документа в PDF формат,
- да конвертирате разпознатите данни в електронен документ и
- да внесете електронния документ (в JSON формат) в PANTHEON сред получените документи.
Вградена в услугата е изкуствена интелигенция, която учи с всяко четене и постига точност на човешко ниво само за няколко секунди.
|
|
Внос на документи от диск или сървър
|
Компанията получава определен процент от документацията в традиционна хартиена форма (напр. чрез традиционна поща). Те се конвертират в електронен формат чрез сканиране. Скенерите могат да бъдат съхранявани в eDocumentation или качвани в папка на вашия компютър или сървър. От папките или сървъра можете да внесете тези сканирания в eDocumentation чрез пощенската кутия за достъп до файлове.
|
| Сканиране и внос на физически документи |
За да съхраните физическите документи на вашата компания, сканирайте ги и ги конвертирайте в електронни документи, след което ги внесете в eDocumentation. |
|
Внос на банкови извлечения чрез банковата система Halcom
|
В PANTHEON е налична eBanking услугата. Тази услуга ви позволява да внасяте банкови извлечения от банковата система Halcom.
|