U poslednjoj godini dana, dok sam učestvovao u pripremi ovih uputstava, upoznao sam
preko osamdeset slovenskih i stranih kompanija. Svaka od njih je drugačija,
posebna. Svaka je imala svoje zahteve i svoje želje. Svi su delili
spoznaju da je za opstanak i rast kompanije neophodan moćan, prilagodljiv
i racionalan informacijski sistem.
Transakcijski sistem (kako stručnjaci nazivaju grupu softverskih rešenja, u
koju spada i DataLab HERMES) je od ključnog značaja za život kompanije.
Olakšava zamorno rukovanje nabavkom i prodajom, prikazuje novčano stanje kompanije
i smanjuje mogućnost grešaka.
Još važniji je izvedeni aspekt transakcijskog sistema. On je zapravo generator
baz podataka - istorije kompanije. Sa ovim bazama podataka pratimo
razvoj, merimo efikasnost, utvrđujemo trendove i tražimo rezerve.
Transakcijski sistem koji ne omogućava preglede i obračune, ili čak svake
godine počinje iznova i pri tome zaboravlja svu istoriju, iskustva i podatke iz prethodne
godine, je smrtonosan za kompaniju. Možete li zamisliti da bi svakog prvog januara
neko obrisao vašu memoriju i zamenio je brojem udaha, izdaha, težinom
i visinom - numerički izraženom kumulativom događaja? Svi sitni događaji koji su
činili godinu bi bili obrisani ili u najboljem slučaju teško dostupni?
Opstanak, rast i razvoj bi najverovatnije bili ugroženi!
U mnogim kompanijama aktivno smo učestvovali u postavljanju efikasnog transakcijskog
sistema. Zajedno smo određivali tokove robe, način šifriranja, kreirali evidencije
i izveštaje koji mere puls kompanije. Zajedno smo prošli kroz naporan proces rađanja
novog informacionog sistema. Negde je porod bio jednostavan, drugde težak.
Povsod smo primetili određene karakteristike, potrebne za uspešan, brz i što
manje bolan prelaz.
Pri uvođenju transakcijskog sistema je potrebna aktivna uloga rukovodstva
kompanije
Najbolje je da rukovodstvo još pre početka uvođenja postavi jasne ciljeve,
šta želi postići novim sistemom. Smanjenje troškova poslovanja, veću produktivnost,
smanjenje grešaka ili stvaranje istorije i merilnih sistema. Ove ciljeve je potrebno
jasno objasniti i predstaviti svim učesnicima.
Tokom uvođenja, rukovodstvo mora aktivno učestvovati sa predlozima, motivacijom i testiranjem.
Potpuna prepuštenost postavljanju informacionog sistema podredjenima vodi do nezadovoljstva
ili neuspeha.
Uvođenje informacionog sistema je verovatno najveći zadatak kompanije u ovom
veku
Svaka promena je teška i donosi nove probleme. Isto važi i za
postavljanje transakcijskog sistema. Pošto menja, dopunjuje ili ukida određene
ustaljene obrasce u kompaniji, potrebna je posvećenost i fokusiranost.
Polovičnost može imati katastrofalne posledice. Transakcijske sisteme
ne menjamo svake godine, zato moramo s njima živeti duže vreme. Izreka "kako si
napravio krevet, tako ćeš i spavati" je na mestu.
Budite svesni da trud, vreme i novac uloženi u temeljnu izgradnju omogućavaju
profit u bliskoj i daljoj budućnosti.
Postavite odgovornu osobu za uvođenje
Odgovorna osoba za uvođenje transakcijskog sistema može biti bilo ko u kompaniji,
ko zna celokupno funkcionisanje kompanije i ciljeve obnove. Trebalo bi da bude barem osnovno računarstvo
pismena i otvorena za nove ideje. Odgovorna osoba može biti direktor, neko iz srednjeg
menadžmenta ili zaposleni na radnom mestu.
Odgovorna osoba treba da ima sva ovlašćenja za uvođenje. Ako već nema ovlašćenje
za reorganizaciju poslovnog procesa, treba da ima barem mogućnost i pažnju pri davanju
predloga. Kao koordinator projekta određuje prioritete uvođenja i njegovu dinamiku.
Treba da bude slobodna od pritisaka za preskakanje faza ili zahteva pojedinaca. Do kraja
uvođenja mora imati potpunu podršku rukovodstva.
Nov transakcijski sistem je odlična prilika za reengenjering kompanije
Sa promenom informacionog sistema imamo idealnu priliku da preispitamo i
promenimo poslovne procese u kompaniji. Potreban je hrabrost i pitanja o smislenosti
određenog zadatka. Pitajmo se, da li određeni zadatak obavljamo na najbolji
mogući način? Da li ga obavljamo na najtroškovnije efikasan način? Da li je kontrola
previše ili premalo? Da li je odnos između troška procesa i prihoda koji
prinose odgovarajući?
Ne zarobite se u ustaljenim obrascima razmišljanja ili ograničenjima koja vam postavlja
postojeći transakcijski sistem. Najlakši i najneefikasniji put je pitanje:
"Kako bismo danas organizovali kompaniju, da počnemo iznova?"
Ne bojte se intervencija u organizacionu strukturu kompanije
Nov transakcijski sistem može dovesti do smanjenja radnih potreba na jednom
segmentu, a te resurse možemo zatim iskoristiti negde drugde. Umesto u računovodstvu
u kontrolingu. Umesto unosa faktura, aktivna prodaja.
Idealan informacijski sistem pomera ljudske resurse u kompaniji bliže
osnovnoj delatnosti kompanije!
Od materijalnog poslovanja preko finansija do kontrolinga i optimizacija
Kuća se ne gradi od krova nadole i takođe se transakcijski sistem ne postavlja
od gore nadole.
Prva faza koju započinjemo pri postavljanju je određivanje materijalnih tokova
i uspostavljanje materijalnog poslovanja. Sledeća je određivanje proizvodnje,
ako je kompanija ima.
Finansijski podaci su samo izvedeni podaci materijalnog, zato dolaze na red
u kasnijoj fazi, kada barem osnove materijalnog poslovanja već funkcionišu.
Kontroling i izveštaji su mogući tek kada su dostupni i materijalni
i finansijski podaci.
Optimizacija poslovanja se vrši na osnovu rezultata kontrolinga.
Odredite realne vremenske okvire
Transakcijski sistem se ne postavlja preko noći. Vreme potrebno za postavljanje sistema
je veoma zavisno od perioda u godini kada ga postavljamo ili istorije koju
želimo da obuhvatimo. Čvrsto pravilo je da nijedna obnova nije kraća od tri meseca,
ali ne sme biti duža od jedne godine.
Informacijski sistem sam po sebi ne donosi profit i ne rešava probleme
Kao što prostor u centru grada nije garancija za mnoštvo kupaca, tako ni informacijski
sistem bez ljudskog ulaganja ne funkcioniše. Pogrešna je pretpostavka da će računar
raditi sam. Transakcijski sistem je samo alat za postizanje cilja.
U Ljubljani, 06.06.1998,
Andrej Mertelj