Rad s modulom Opomena
Rad s modulom Opomena
Kada otvorimo novu vrstu dokumenta Opomena, ta vrsta dokumenta nam je na raspolaganju u meniju Opomene:
Klikom se otvori vrsta dokumenta za pripremu opomena.
Za početak moramo otvoriti novi zapis (dokument). Ovdje je jako bitan Datum obračuna, jer je biranje kandidata uslovljeno sa tim podatkom. Tako možemo sa određenim danima zakašnjenja pripremiti opomene na npr. zadnji dan u mjesecu.
Datum obračuna je datum, koji određuje period/razdoblje za obračun kamata. To nam je zadnji dan do kog se kamate obračunavaju. Pri izračunu kamata za kašnjenje uvažavaju se kamatne stope iz tabele Vrste kamatne stope, koja se tokom razdoblja može mijenjati prema vrijednostima unešenim u tabelu.
Izbor kriterija na pripremi Opomena
Izbor kandidata za slanje opomena možemo ograničiti na:
-
Subjekt
-
Odjel
-
Nositelj troška
-
Donji limit subjekta
-
Donji limit dokumenta
-
Tip subjekta
Pri prikupljanju kandidata možemo izabrati i Vrstu kamatne stope.
Kandidate prikupimo sa klikom na tipku Prikupi.
Izbor kriterija u šifrantu subjekata
Pri prikupljanju kandidata je značajno nekoliko postavki, koje se ne nalaze na formi pripreme opomena, već u šifrantu subjekata:
|
Ne šalji opomene
|
Ako tu opciju, koja se nalazi na panelu Kupac, označimo, program pri prikupljanju kandidata takvog subjekta neće prikazati iako on možda ima dospjele obaveze. |
|
Kamate se obračunavaju
|
Ako ova opcija na subjektu nije označena, subjekt će se uvažavati prilikom prikupljanja kandidata za slanje opomena, ali kamate mu neće biti obračunate.
|
|
Adresa elektronske pošte za slanje opomena
|
Ova postavka nalazi se na formi unosa kontaktnih podataka subjekta (panel Osnovni podaci). Namijenjena je za unos e-mail adresa za slanje opomena. E-mail adresu možemo unijeti za proizvoljan broj kontaktnih osoba. Program će prilikom prikupljanja podataka uvažiti sve unesene e-mail adrese za slanje opomena.
|
|
Način poslovanja
|
Ako je za subjekt izabran način poslovanja Papirno, subjektu neće biti poslat e-mail, već pretpostavlja se da mu šaljemo isprintane opomene. Prilikom same pripreme opomena, bez obzira na inicijalnu postavku u šifrantu subjekata, moguće je to promijeniti tj unijeti e-mail adresu i izabrati način poslovanja Elektronski.
|
U Osnovnim podacima šifranta subjekata unesemo kontaktne osobe, kojima želimo slati opomene. To može biti jedna osoba ili više osoba istovremeni. Program će pri načinu poslovanja Elektronsko izabrati sve osobe koje imaju unešenu adresz el.pošte za slanje opomena. Ukoliko nema podatka o adresi za slanje opomena, proogram će uzeti podatak o Primarnoj adresi el.pošte. Ukoliko ne pronađe ni taj podatak, u adresu ručno upišemo e-mail adresu na koju želimo slati Opomene.
Prikaz izabranih podataka
S obzirom na uneseni broj razdoblja u šifrantu vrsta dokumenata na formi pripreme opomena se prikazuje taj broj razdbolja (1.opomena, 2.opomena itd.). Na panelu Kašnjenje iznad prikazani su subjekti i dokumenti kod kojih je broj dana prekoračenja duži od najduže definiranog razdoblja u šifrantu vrsta dokumenata.
Prikupljeni podaci su po pojedinim razdobljima prikazani u dva dijela:
- Po subjektima (u gornjem dijelu)
- Dokumenti izabranog subjekta (u donjem dijelu)
-
Sadržaj dijela Po subjektima:
|
Izabrano
|
Ako subjekat nije izabran, za njega neće biti ispisane/poslate opomene. |
|
Uvažavaj kamate
|
Ako opcija nije izabrana, za subjekta neće biti obračunate kamate.
|
|
Subjekt
|
Šifra subjekta iz šifranta subjekata.
|
|
Naziv 2
|
Naziv subjekta iz šifranta subjekata.
|
| Duguje |
Ukupan dugovni iznos subjekta.
|
|
Potražuje
|
Ukupan potražni iznos subjekta.
|
|
Saldo
|
Saldo subjekta.
|
|
Kamate
|
Ukupan iznos kamata za subjekta.
|
| Način slanja |
Imamo dva izbora: elektronski ili papirno. Napuni se prilikom prikupljanja kandidata, sa predefiniranom vrijednošću iz šifranta subjekata. Izbor je moguće promijeniti. |
| El. pošta |
Program prilikom prikupljanja podataka pročita i udruži sve e-mail adrese subjekata, koje smo unijeli u šifrant kontaktnih osoba (Adresa el. pošte za slanje opomena). Prikupljene e-mail adrese možemo ručno popraviti na pripremi Opomena (dopisati nove, izbrisati). |
| Trošak opomena |
Iznos troška opomena koji se odredi u šifrantu vrsta dokumenata - Opomene. |
Sadržaj dijela Dokumenti izabranog partnera:
|
Izabrano
|
Ako dokument nije izabran, neće biti ispisana/poslata opomena za njega. |
|
Vezni dok.
|
Broj dokumenta.
|
|
Datum dok.
|
Datum dokumenta.
|
|
Datum dosp.
|
Datum dospijeća dokumenta.
|
|
Saldo
|
Saldo dokumenta
|
|
Kamate
|
Iznos kamata za konkretni dokument.
|
|
Broj dana
|
Broj dana prekoračenja dokumenta.
|
|
Valuta
|
Valuta dokumenta.
|
| Konto |
Konto veznog dokumenta. |
| Duguje |
Dugovni iznos dokumenta. |
| Potražuje |
Potražni iznos dokumenta. |
| Poslato |
Kada pošaljemo ili isprintamo opomenu, polje se potvrdi. |
Slanje i printanje opomena
Printati i slati možemo opomene za subjekte i njihove pripadajuće dokumente, koji su označeni kao Izabrane. Slanje se prilikom klika na tipku 
izvede samo za subjekte i dokumente na panelu na kojem smo trenutno pozicionirani.
Da li ćemo za određen subkjekt poslati e-mail sa opomenom ili isprintati, ovisno je od postavke načina slanja pri subjektu na pripremi opomena:
Printanje opomena
Prije printanja opomena moramo izabrati Prijedlog ispisa opomena. Opomene isprintamo klikom na tipku 
. Opomene se ispišu za subjekte, koji imaju izabran način slanja Papirno.
Odznačena opcija 
nam omogući ispis opomena za sve subjekte i dokumente, kojii imaju kvačicu na Izabrano, iako imamo u načinu slanja označeno Elektronsko.
| 1AB - Ispis opomena detaljno |
Ispisuju se dokumenti iz pojedinačnih - izabranih razdoblja opomena. Na ispisu opomena je iskazana vrijednost dospjelih potraživanja, kamata za kašnjenje i troškova opomena, koje zaračunavamo dužnicima i imamo to postavljeno u šifrantu vrsta dokumenata. |
| 1AD - Ispis opomena po subjektima i dokumentima |
Ispisuju se istovremeno svi označeni dokumenti iz svih razdoblja opomena. Na ispisu opomena je iskazana vrijednost dospjelih potraživanja, kamta za kašnjenje i troškova opomena, koje zaračunavamo dužnicima i imamo to postavljeno u šifrantu vrsta dokumenata. |
| 1AM - Ispis opomena po subjektima i dokumentima - s UPN |
Ispisuju se istovremeno svi označeni dokumenti iz svih razdoblja opomena. Na drugoj strani se ispiše platni nalog za ispisane dokumente u iznos ukupno duga (glavnice, kamate i trošak opomena).
Na ispisu opomena je iskazana vrijednost dospjelih potraživanja, kamta za kašnjenje i troškova opomena, koje zaračunavamo dužnicima i imamo to postavljeno u šifrantu vrsta dokumenata.
|
Slanje opomena e-mailom
E-mailom šaljemo opomene tako što kliknemo na tipku 
. Opomene se pošalju za one subjekte, koji imaju izabran način slanja Elektronski.
Opomene že se poslati na e-mail adresu uzimajući u obzri sve e-mail adrese koje su upisane u koloni El.pošta.
U koloni El. pošta se zapišu e-mail adrese skladno s postavkama u vrstama dokumenata i prekidačem na dokumentu Opomene.
|
Isključi duple
|
Označen prekidač izdvoji duple e-mail adrese.
|
|
Samo prvi pronađeni
|
Označen prekidač predloži samo prvu pronađenu e-mail adresu iz šifranta subjekata.
|
Svaki put kada promijenimo postavku prekidača, moramo kliknuti na dugme Izaberi, da se podaci o e-mail adresama osvježe skladno promijenjenim postavkama. Program će po izlasku sa taba Opomene snimiti postavke prekidača.
Pregled historije
Svako slanje/printanje opomena se snima u historiju. Pregleda slanja nam je na raspolaganju u panelu Pregled historije i u Naplati (ako smo u šifrantu vrsta dokumenata za opomene izabrali vrstu zapisa za naplatu).
-Ako opomene isprintamo u Naplatu se zapiše vrsta zapisa (određena u šifrant vrsta dokumenata za opomene). U napomeni se zapiše npr: P - 11OPM00000001 napomena za opomene. Napomena je proizvoljna.
-Ako opomene pošaljemo e-mailom u Naplatu se zapiše vrsta zapisa (određena u šifrant vrsta dokumenata za opomene). U napomeni se zapiše npr: E - 11OPM00000001 napomena za opomene. Napomena je proizvoljna.
Kreirane opomene su također vidljive u tab-u Documents u Šifrantu subjekata (Postavke - Subjekti - Subjekti) i u tabu Pregled histroije modula Opomene.
U modulu Opomena možemo knjižiti troškove opomena ili izdati račun za kamate zbog kašnjenja.