v izvoženi datoteki je treba med drugim navesti tudi zaporedno številko poslane datoteke v tekočem letu. Podatek kreira program avtomatsko in ga ni potrebno ročno nastavljati.

V izjemnih primerih (npr. ročno brisanje datoteke, preden smo jo odposlali; pošiljanje testnih sporočil ipd.) pa lahko podatek popravljamo tudi ročno.

s klikom na ta gumb izvozimo podatki iz izbranih poročil (seznam spodaj) v izbrani imenik.

Datoteka se avtomatsko poimenuje tako, da je sestavljena iz letnice in meseca obdobja poročanja, zaporedne številke pošiljke v letu in ure izdelave datoteke. Če nismo izbrali nobenega dokumenta za izvoz v datoteko, nas program na to opozori z obvestilom (glej Noben dokument ni označen!).

s klikom na gumb Izvoz XML izvozimo podatki iz izbranih poročil (seznam spodaj) v XML obliki v izbrani imenik.

Datoteka se avtomatsko poimenuje tako, da je sestavljena iz letnice ter zaporedne številke pošiljke v letu. Če nismo izbrali nobenega dokumenta za izvoz v datoteko, nas program na to opozori z obvestilom (glej Noben dokument ni označen!).

datum Intrastat poročila. Ta je zaradi vdelanih kontrol vedno v istem mesecu kot:

• datum prejema računa za prejete račune, t.j. datum, ki služi kot osnova za uvrščanje dokumenta v posamezno davčno obdobje
• datum DDV iz izdanega računa, t.j. datum, ki služi kot osnova za uvrščanje dokumenta v posamezno davčno obdobje 

trenutno vnešen podatek iz polja 21 Intrastat poročila, ki je lahko

• Prazno - poročila še nismo izvozili. V takem primeru je v naslednjem polju (interni status) šifra 1 - Nov vnos. Po uspešnem prenosu tak dokument dobi formalni status I.
• I - izvirni obrazec  - poročilo smo že izvažali, pa ga zdaj popravljamo (bo nadomestni obrazec). V takem primeru je v naslednjem polju (interni status) šifra 2 - Popravek vnosa. Po uspešno opravljenem prenosu dobi formalni status N.
• N - nadomestni obrazec - obrazcev s takim statusom ne izvažamo, ne glede na interni status.
• B - brisanje predhodno poslanega obrazca - poročilo smo že izvažali, a ga zdaj storniramo (brišemo). V takem primeru je v naslednjem polju (interni status) šifra 3 - Brisanje dokumenta. Po uspešno opravljenem prenosu dobi formalni status B.
• 0 - nično poročilo - tako poročilo pošljemo, če v tekočem mesecu nismo imeli prometov za poročanje.  V takem primeru je v naslednjem polju (interni status) šifra 4 - Nično sporočilo.  Pri uspešno opravljenem prenosu dobi tak dokument formalni status 0.

polje za vnos internega statusa dokumenta. Dovoljene vrednosti:

• 1 - nov vnos. Tak status avtomatsko dobi vsak nov izdelan dokument. Po uspešnem izvozu v datoteko tak dokument dobi formalni status status I.
• 2 - popravek vnosa. Tak status dokumentom priredimo ročno. Če ima dokument interni status 2 in formalni status v R21 I, se ponovno prenese v celoti. Po uspešno opravljenem prenosu dobi formalni status N.
• 3 - brisanje dokumenta. Tak status dokumentom priredimo ročno. Če ima dokument interni status 3 in formalni status v R21 I, se prenese in stornira v skladu z navodili. Po uspešno opravljenem prenosu dobi formalni status B.
• 4 - nično sporočilo. Tak status dokumentom priredimo ročno. V primeru, da za posamezno obdobje ni podatkov za poročanje, odpremo novo glavo dokumenta in izberemo status 4, pozicij pa ne vnašamo. Pri prenosu dobi tak dokument formalni status 0.
• 8 - odposlano. Tak status dokument dobi, ko je uspešno izvožen v datoteko. Dokumenti s statusom 8 privzeto NISO izbrani za ponoven izvoz.
• 9 - prevzeto. Tak status dokumentu program pripiše avtomatsko, ko iz odgovora (glej Uvoz podatkov iz odgovora) razbere, da je odposlan dokument tudi sprejet in na njem ni napak.

V tem stolpcu se izpišejo morebitne napake, ki jih je mogoče zaznati že pred izvozom glede na to, v katerih rubrikah je potrebno podatke obvezno vnesti in koliko znakov mora posamezen podatek zasedati, npr. koda države v rubriki 8 mora biti 2-mestna (glej Struktura Intrastat poročila).

Nadalje je od kontrola odvisna od tega, ali podjetje presega posebni prag ali ne (glej nastavitve vrst dokumentov Intrastat):

• za podjetja, ki ne presegajo posebnega praga, program preveri, ali obstajajo podatki za stolpce R8, R10, R13, R14, ki morajo biti ustrezne dolžine, kot je predpisana s strukturo Intrastat sporočila
• za podjetja, ki presegajo posebni prag, se dodatno izpiše še podatek, ali obstajajo podatki za stolpce R9, R11 in R19, ki so za tovrstne poročevalce obvezni, ter ali so ustrezne dolžine

Z dvoklikom na številko dokumenta lahko le-tega odpremo in dodamo oz. popravimo pomanjkljivi podatek. Nato na panelu za izvoz ponovno kliknemo gumb

in preverimo, ali imamo morda napako še v katerem drugem stolpcu. Ko podatke prečistimo, sprožimo izvoz v datoteko.

Polje R13 kontroliramo na dolžino 8 mest (brez 9. cifre nacionalne delitve, ki je privzeto enaka 0, če ni vnešena).

Kljub sporočilu o napaki se tak dokument izvozi v datoteko, vendar pa bo naslovnik tak dokument zavrnil! Če manjka (ali je napačne dolžine) več kot en podatek, bo sporočena samo prva najdena napaka!

polje obkljukamo, če je to zadnji dokument v obdobju poročanja.

Privzeto se ta status prenese iz Intrastat dokumenta, lahko pa ga pred izvozom tako označimo tudi v pregledu dokumentov za izvoz podatkov.

privzeto so označena vsa Intrastat poročila, ki se glede na znane parametre morajo izvoziti ali ponovno izvoziti glede na kombinacijo internega in formalnega statusa dokumenta (glej opis polja Vloga 21 ali opis polja Status).

Posamezen dokument lahko tudi izključimo tako, da ga odkljukamo ali vključimo tako, da ga obkljukamo.

Obkljukamo ali odkljukamo lahko istočasno tudi vse dokumente iz seznama: v ta namen iz menija desnega klika izberemo "Izberi vse" ali "Odkloni vse".