U donjem zaglavju predstavljamo vam potrebna podešavanja za eFakture - Slanje/Prijem.
 |
OPOZORENJE
Za korišćenje eFaktura neophodna je verzija PANTHEON-a 10.0.27.10 ili novija.
|
Nakon što smo kreirali jedan ili više izlaznih dokumenata i proverili sve obavezne parametre koje SEF zahteva da se nalaze na Fakturi možemo početi sa slanjem.
Kliknemo dugme OD-DO i otvara nam se sledeći prozor:
U polja Broj OD – DO iz padajućeg menija biramo sve fakture koje želimo da pošaljemo. Jednu ili više:
Zatim izaberemo Vrstu Ispisa koja predstavlja izgled pratećeg dokumenta iz Pantheona, koja će se prikazivati na SEF-u i kliknemo na dugme Dokumenti. Sačekamo povratnu informaciju da je Operacija uspešno izvršena i zatvorimo prozor:
Automatski nam se otvara eDokumentacija, sistem za upravljanje dokumentima, i sve fakture koje smo odabrali u Broju OD – DO nam se sada nalaza u eDokumentaciji sa statusom Pošalji.
Pre samog slanja eFaktura potrebno je da proverimo da li nam je otvoren još neki prozor eDokumentacija, ukoliko jeste ugasite prethodni.
Važna napomena: Ukoliko želite da imate više otvorenih prozora „Dokumenti“ možete kontaktirati svoju podršku za podešavanje upotrebe na taj način.
Važna Napomena: SEF zahteva da datum slanja fakture uvek bude dan kada zaista šaljete fakturu. Samim tim, u kolonu Datum u eDokumentaciji automatski se upisuje datum kada radite prebacivanja računa u eDokumentaciju. U slučaju da ste danas kreirali poslali fakturu u eDokumentaciju, nećete moći iz eDokumentacije sutradan da je pošaljete. U tim situacijama je potrebno da obrišete taj račun iz eDokumentacije ( CTRL + DELETE ) , zatim da se vratite na sam dokument 300 npr. i opet ga prebacite u eDokumentaciju. Kada ovo izvršimo, Datum će opet biti tekući i faktura može da se pošalje.
Pre samog slanje fakture na SEF, ukoliko postoji potreba, može da doda neki prilog (specifikaciju, sliku…). Na tabu Datoteke su prikazani svi dokumenti koji će biti poslati na SEF:
To su PDF iz Pantheona + XML ( slika gore )
Ako želite da dodate neki prateći dokument, jednostavno klikne da dugme Dodaj dokument (slika iznad), otvoriće se prozor za dodavanje dokumenata, odabraćete ikonicu sa fasciklom ako dodajete neki dokument sa računara ili skener ako dodajete direktno sa skenera i kliknućete na dugme potvrdi:
Kada se sve uradi po uputstvu TAB Datoteke sada izgleda ovako:
Ukoliko je prilikom dodavanja dokumenta izašla greška „IRIS 1000000325 – Nepravilna podešavanja vrste dokumenta za „DMS““ potrebno je kliknuti na „Otvori podešavanja“ kao na slici ispod.
Nakon toga otvara se „Šifarnik vrste dokumenata“ gde je potrebno podesiti klasifikaciju po izboru. Kada je podešena klasifikacije potrebno je sačuvati i izabrani dokument biće dodat.
Ostalo je još samo da pošaljemo ove fakture. Pantheon automatski šalje sve što je u statusu Pošalji u sistemu eDokumentacija. Potrebno je samo da kliknemo sa strelice UVOZ/IZVOZ u gornjem desnom ćošku 
i izaberemo eFaktura slanje ako šaljemo preko SEF-a ili MER Upload RS eRačun slanje ako šaljemo preko posrednika Moj eRačun.
Kada smo pokrenuli slanje čekamo povratnu informaciju.
U slučaju da smo negde pogrešili, umesto ovog prozora pojaviće se prozor sa greškom na kom će tačno pisati koji ste obavezan podatak propustili. Problem ćete rešiti tako što ćete otići ponovo na izlazni račun, upisati šta treba ili otići u šifarnik subjekata i podesiti šta treba. Pošto je nastala izmena potrebno je obrisati dokument iz eDokumentacije (klik na zapis pa CTRL+DEL) a zatim ponovo pokrenuti proceduru slanja izlaznog računa u eDokumenatciju (opcija OD-DO) a nakon toga pokrenuti proceduru za slanje eFaktura.
Za prijem eFaktura sa SEF-a koristimo poslovni proces eFaktura prijem ili MER Download zavisno od toga da li fakture primamo direktno sa SEF-a ili preko posrednika Moj eRačun. Oba Poslovna procesa smemo da koristimo samo jednom dnevno.
Poslovni proces pokrećemo na strelice UVOZ-IZVOZ i klikom na eFakture prijem za prijem sa SEF-a ili MER Download za prijem sa Sistema Moj eRačun:
Nakon nekoliko sekundi Pantheon će u eDokumentaciju da smesti sve fakture sa SEF-a koje nisu uvožene ranije i koje nisu poslate ka nama tekućeg dana. Fakture koje su nam poslate istog dana, ne mogu biti uvezene u Pantheon istog dana, njih možete da uvezete dan kasnije.
Dobijamo informaciju koliko faktura je uvezeno u program:
Klikom na dugme za pretragu osvežimo formu i vidimo sve dokumente koji su stigli sa SEF-a:
Nakon ova dva koraka možemo videti nove fakture u Statusu otvoreno sa PDF-om i XML-om. Ovim smo uspešno uvezli sve fakture.
Nazivi procedura za slanje i prijem eFaktura (npr. „MER Upload RS – eRačun slanje“ i „eFaktura slanje – slanje dokumenata“), mogu biti promenjeni u sistemu te nositi nazive koje Vi želite. Savetujemo da ovo uradite isključivo uz pomoć Vašeg centra za podršku.
Prvo je potrebno da uvezemo šifarnik razmene. Uputstvo za uvoz ovog šifarnika možete pronaći OVDE
Nakon što smo uspešno preuzeli eFakture sa SEF-a i uverili se da su odgovarajuće, sada želimo da ih prebacimo u neki od ulaznih dokumenata. Uz poslovni proces „XML Kreiraj račun“ to možemo da uradimo vrlo jednostavno, bez prekucavanja. Za ovaj poslovni proces potrebno je da kreiramo prečicu kao i za ostale poslovne procese (videti ranije u uputstvu). Nakon toga ćemo poslovni proces pronaći na formi „Dokumenti“ klikom na dugme UVOZ/IZVOZ:
Posle nekoliko sekundi otvara nam se automatski nova forma na kojoj su učitani svi podaci iz XML-a:
Kao što vidite na slici (gore), potrebno je dopuniti određena polja. To su uglavnom datumi koji utiču na PDV i sa namerom su ostavljeni prazni. Klikom na svaki od njih otvara nam se kalendar i mi odaberemo datum. (Slika dole)
Nakon što smo popunili sve datume završili smo sa zaglavljem dokumenta i prelazimo na stavke računa. Ovde je potrebno da upišemo šifru identa iz padajućeg menija.
Nakon što smo sve popunili, standardno u PANTHEON-u, za čuvanje promene idemo na tastaturi strelica gore-dole. Ostalo je još samo da odaberemo u koju vrstu dokumenta želimo da prebacimo ovaj dokument. Sa donje desne strane imamo padajući meni svih dokumenata, tu ćemo odabrati ulazni dokument u kom želimo da kreiramo fakturu.
Čekiramo fakturu (kvadratić levo), kliknemo na Uvoz i automatski je kreiran ulazni dokument bez prekucavanja.
Možete ući na ulazni dokument koji ste kreirali, npr. 120 i pronaći fakturu koja je automatski kreirana.
U slučaju da ulazna faktura ima rabat, imajte u vidu da je ispravan prenos rabata na ulaznu fakturu, pomoću gore opisane opcije, omogućena od verzije 10.0.30.00 uz obaveznu brzu nadogradnju 1551.
Kreiranjem fakture pomoću opcije XML kreiraj račun, promeniće se status ulaznog dokumenta u dokumentaciji u Zaključeno.
Iz Pantheona svakodnevno možemo pratiti statuse poslatih faktura. Ovaj poslovni proces pokrećemo na identičan način kao slanje i prijem.
Otvorimo Dokumentaciju Podešavanja – Dokumentacija – Dokumenti i na strelici UVOZ/IZVOZ 
pokrenemo Poslovni proces eFaktura Status:
Nakon pokretanja poslovnog procesa, posle nekoliko sekundi dobijamo povratnu informaciju na koliko dokumenata je promenjen status:
Pritisnemo dugme potvrdi i osvežimo formu klikom na dugme 
. Ovaj poslovni proces je pokupio sve statuse poslatih Faktura sa SEF-a i promenio ih u Pantheonu.
Da podsetimo, nakon uspešnog slanja eFakture iz Pantheona, status dokumenata automatski se menja iz statusa „Pošalji“ prelazi u status „Zaključeno“. Nakon pokretanja Poslovnog procesa „eFaktura Status“ možemo da dobijemo 3 različite vrednosti:
- Isporučena – Ako faktura koju smo poslali iz Pantheona nije ni Odbijeno, ni Odobrena od strane kupca
- Odobrena – Ako je kupac odobrio fakturu koju smo poslali
- Odbijena – Ako je kupac odbio fakturu koju smo poslali
Kada kupac Odbija eFakturu, na SEF-u mora da napiše razlog odbijanja. Ta napomena zašto je eFaktura odbijena se takođe automatski prenosi u Pantheon zajedno sa promenom statusa. Vidljiva je u polju „Napomena“ u eDokumentaciji i uvek kada polje „Napomena“ postane plavo, mi znamo da postoji neka napomena koja je preneta sa SEF-a. (slika ispod)
Klikom na plavo polje možemo pročitati Napomenu:
Nakon što smo pokrenuli poslovni proces „eFakture prijem“ i uvezli sve dokumente sa desne strane imamo njihov prikaz. Možemo videti PDF i tu proveriti da li su sve stavke fakture odgovarajuće i da li postoji određeni razlog da se faktura odbije. Primer prikaza PDF-a jedne eFakture u Pantheonu, slika dole:
Ukoliko želimo da odbijemo neku fakturu, potrebno je da pokrenemo poslovni proces „eFaktura odbacivanje“ za koji smo ranije napravili prečicu delu u „Uvoz/izvoz podataka“. U nastavku je praktično pokazano.
Potrebno je ući u Podešavanja>Dokumentacija>Dokumenti i da selektujemo fakturu koju želimo da odbijemo.
Zatim je potrebno pokrenuti poslovni proces preko „Uvoz/izvoz podataka“ 
.
Nakon toga pokrećemo poslovni proces „eFaktura odbacivanje – odbaci primljeni dokument“.
Nakon što smo pokrenuli poslovni proces, otvara nam se novi prozor u koji trebamo da upišemo razlog odbijanja fakture.
Upišemo razlog odbijanja, pritisnemo dugme Reject i dobijemo informaciju o uspešnoj promeni statusa ove fakture.
Ova faktura je sada takođe i na SEF-u u statusu Odbijeno, a poruka koju smo upisali u iskakajućem prozoru prikazaće se korisniku na samom SEF-u.
Podešavanja
Da biste mogli da odobravate primljene fakture iz PANTHEON-a, potrebno je da preuzmete novi poslovni proces za odobravanje eFaktura. Klikom na Podešavanja>Dokumenti>Oblikovanje poslovnih procesa kao na slici ispod:
U ovom trenutku se otvara novi prozor i potrebno je da kliknete na dugme 
„Uvoz/Izvoz podataka“ pa na „Prenos šifarnika“ kao na slici ispod:
Nakon toga otvara se prozor u kom je potrebno uneti Br. Builda 1003010 a zatim odaberite „Način uvoza“ Dod./prom. i kliknite na dugme „Prenesi sa servera“ kao što je prikazano na slici ispod:
Ispod gore pomenutih podešavanja, nalazi se spisak svih poslovnih procesa koje je moguće preneti, mi ćemo odabrati samo onaj koji nam je potreban za odobravanje eFaktura. Prvo je potrebno odznačiti sve poslovne procese tako što ćete kliknuti desnim klikom na neki od procesa i izabrati opciju „Odznači sve“ kao na slici ispod:
Potrebno je pronaći poslovni proces koji se zove „eFakture Odobravanje“ i čekirati polje „Da/Ne” a zatim je potrebno kliknuti i na dugme „Prenesi u šifarnik“ kao što je prikazano na slici ispod:
Nakon što kliknete na dugme „Prenesi u šifarnik“, pojaviće se sledeća poruka:
Potrebno je da potvrdite ovu poruku i da ugasite prozor „Prenos šifarnika – definicije poslovnih procesa“ klikom na „X“ kao na slici ispod:
U ovom trenutku smo uvezli novi poslovni proces za odobravanje ulaznih faktura.
Zbog najavljene zakonske izmene 01.01.2024, biće obavezno da sve što postoji na poreskoj od dokumenata/priloga, treba da postoji i u DMS-u.
Kod izlaznih računa iz Pantheona se na SEF šalje XML i PDF prilog (Pantheonov faktura), zbog toga je od verzije 36.00 uvezen nov poslovni proces- SEF Uvoz Izlaznih računa, pomoću koga se uvozi PDF koji kreira poreska uprava i smešta ga pored XML i PDF priloga (Pantheonove fakture).
Upotreba
Nakon prijema eFaktura u PANTHEON, eFakture u dokumentaciji se nalaze u statusu „Otvoreno“, kao što je prikazano na slici ispod:
Da biste odobrili određeni dokument, potrebno je da ga odaberete levim klikom miša kao na slici ispod i u tom trenutku pozicija samog dokumenta će postati narandžasta.
Nakon toga je potrebno da kliknete na 
„Uvoz/Izvoz podataka“ i odaberete poslovni proces „eFakture odobravanje“.
U ovom trenutku, otvoriće se novi prozor koji omogućava potvrđivanje ulazne eFakture. Klikom na dugme „Approve“ faktura će biti odobrena kao na slici ispod:
Na slici iznad je prikazano odobravanje sa komentarom, ali komentar nije obavezno uneti. Nakon klika na dugme „Approve“, pojaviće se obaveštenje da je faktura uspešno odobrena kao na slici ispod:
Na kraju, potrebno je samo kliknuti na dugme „Potvrdi“.
Napomene vezano za unos podataka na dokumentima
Način unosa podataka o broju ponude/predračuna, broju ugovora, broju okvirnog sporazuma i internom broju za rutiranje u slučaju kada je kupac budžetski korisnik:
Broj ponude se unosi u polje vezni dokument 1:
Broj ugovora se unosi u polje vezni dokument 2:
Broj okvirnog sporazuma se unosi u dodatno prvo polje po želji na dokumentu, koje je potrebno predhodno podesiti i aktivirati u podešavanjima u AK:
Nakon podešavanja u AK u dokumentu će se pojaviti opcija za unos konkretnog podatka:
Interni broj za rutiranje je podatak koji se unosi u šifarniku subjekta za klijenta koji je definisan kao budžetski korisnik:
U XML failu popunjava se interni broj za rutiranje koji je vezan za subjekat koji je unešen u zaglavlju dokumenta u polje Primalac (mesto isporuke). Ovo je značajno za slučaj kada je šifra subjekta mesta isporuke drugačija u odnosu na šifru kupca:
Napomenu na dokumenu je potrebno uneti u odgovarajuće polje na masci računa:
Ukoliko se u zaglavlje dokumenta unese odeljenje na koje se odnosi promet, program će u elektronskom failu kao račun za uplatu upisati defoltni tekući račun koji je unešen u šifarniku odeljenja (subjekata):
Ukoliko u Šifarniku odeljenja nije popunjen podatak o Računima, program će raditi na standardan način i upisivati tekući račun koji je definisan za centralno predužeće u šifarniku subjekata.
Slanje knjižnog odobrenja/zaduženja na SEF
Obavezan parametar u definisanju VD za knjižno odobrenje/zaduženje je tip izvoza edokumentacije 381 (odobrenje) tj. 383 (zaduženje)
Nakon što smo kreirali knjižno odobrenja/zaduženja, potrebno je da se unesu podaci o računu na osnovu koga se odobrava to knjižno odobrenje/zaduženje.
Broj računa se unosi u Vezni dokument 1.
Ukoliko se odobrenje ili zaduženje odnosi na određeni period, tada u tabu eRačun definišete Odobrenje/zaduženje datum od i Odobrenje/zaduženje datum do.
Dodatna polja na tabu eRačun:
- Broj narudžbine
- Broj projekta
- Broj ugovora
- Broj rotacije
- Šifra objekta
- Broj otpremnice
Broj originalnog dokumenta neće biti prikazan u XML čak iako je podatak unet u tabu eRačun.
Sumarno slanje eFakture
Na tabu eRačun dodat je taster Pošalji sumarno eRačun.
Ako je opcija označena, prilikom izvoza dokumenta u .xml datoteku pozicije dokumenta koje imaju isti ident (acIdent), istu poresku tarifu, ista vrsta identa (usluge), se sumiraju u jednu poziciju u .xml datoteci.
Napomena o danu nastanka PDV obaveze
Kada šaljemo eFakturu automatski se na SEFu kreira napomena o nastanku PDV obaveze. Pantheon to automatski popunjava na osnovu sledećih podešavanja:
Ukoliko su datum iz polja Račun (datum slanja) i datum iz polja PDV isti, a datum iz polja Otpremnica (datum prometa) različit napomena o danu nastanka biće prema članu 16. tačka 2a. U bilo kojim drugim kombinacijama pomenutih datuma, datum PDVa biće jednak datumu prometa.
eRačun : Naziv identa kod opcije Subjektova šifra
Ako je u Šifarniku Subjekata/ePoslovanje/eSevisi definišemo da se za Ident upotrebljava Subjektova šifra, u .xml datoteci će se prikazati podatak iz polja Šifre subjekta.
Ako uđem u Šifarnik Subj – eServisi i označimo sledeće:
Vrsta – Ident
Sandučić – e Faktura slanje
Sačuvana Procedura – Šifra Subjekta
Šifru subjekta definišemo u Šifarniku Idenata/Šifra subjekta.
Ovde unosimo sledeće podatke:
Subjekat: subjekta kod koga će se u XML prenositi šifra subjekta
Šifra: Subjektova šifra identa
Naziv: Naziv šifre subjekta
GTIN: čekirati