Масово изпращане на документи по имейл

Масово изпращане на документи по имейл е полезно, ако не отпечатвате и изпращате издадените фактури или документи на клиентите веднага, а вместо това ги отпечатвате и изпращате в края на работния ден, седмицата или месеца по имейл.

Диапазон на отпечатване на документи функцията позволява отпечатване на няколко документа наведнъж, с опции за изпращане по имейл или към Документация.

СЪВЕТ За успешно изпращане на документи от PANTHEON по имейл, прочетете инструкциите за настройка на имейл за eWorkflows.

По-долу вижте пример за масово изпращане на документи по имейл.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ В началото на месеца, отговорното лице иска да изпрати фактури от номер 23-3000-000001 до номер 23-3000-000004 за предоставени услуги по различни договори на клиента. Това се прави по следния начин: Изпращане на множество документи по имейл Изпращане на имейл Показване на получен имейл от клиента

1. Изпращане на множество документи по имейл

Отговорното лице отива до последния издаден документ с тип документ Продажба.

В менюто, отговорното лице избира Стоки | Издаване| Документ, след това избира правилния тип документ: 3000 - Продажба.

Издадените документи са предварително създадени.

СЪВЕТ Прочетете инструкциите за създаване на документ за издаване в главата Създаване на документи за издаване.

За отпечатване на диапазон от документи, отговорното лице натиска бутона От–До в долната част на формата или бутона (Съветници) в лентата с инструменти, след това избира опцията Диапазон на отпечатване на документи .

СЪВЕТ На формите, където е добавена функцията Диапазон на отпечатване на документи , можете да отворите формата с комбинацията от клавиши: CTRL + O.

Форма Диапазон на отпечатване на документи за стоки се отваря, чрез която отговорното лице може да отпечата или изпрати множество документи на клиенти по имейл или към eДокументация.

Отговорното лице въвежда критериите за отчет или диапазона от номера на документи за изпращане на клиенти по имейл.

В полето От номер отговорното лице въвежда 23-3000-000001.

Номерът на документа 23-3000-000004 автоматично се попълва в полето До , тъй като това е последният създаден документ с избрания тип документ.

Отговорното лице може да коригира отпечатването на документите според нуждите си и да въведе други критерии за отпечатване.

СЪВЕТ За описания на полетата и технически инструкции, вижте главата Диапазон на отпечатване на документи за стоки.

В секцията Тип на отчета отговорното лице натиска типа отчет на документите за изпращане.

В този случай, отговорното лице избира типа отчет 24Q – Фактура – PP.

За да продължи, отговорното лице натиска бутона Имейл (Използване на настройки за имейл на получателя) .

СЪВЕТ Можете също така да изпращате масово документи по имейл, като натиснете бутона Имейл (Не се използват настройки за имейл на получателя), който отваря формата Имейл .

2. Изпращане на имейл

На формата Изпращане на имейл се появяват всички събрани документи.

По подразбиране, събирането на всички документи е маркирано за изпращане по имейл.

За успешно изпращане на имейл на клиенти, полето Имейл адрес трябва да бъде попълнено.

Къде ще бъде прочетен имейл адресът се задава в секцията по-долу Настройки за изпращане по имейл.

В този случай, отметката до опцията Основен имейл е маркирана, която е зададена на субекта в Регистър на субекти | Общи (вижте изображението по-долу).

В полето Текст отговорното лице въвежда текста, който ще бъде добавен към документите в имейла.

В секцията Разни отговорното лице проверява дали отметката при функцията Добавяне на файл за плащане към прикачените файлове е маркирана, за да изпрати на клиентите и техните платежни нареждания.

Когато всичко е готово за изпращане, отговорното лице натиска бутона Създаване .

Когато документите са успешно изпратени по имейл, програмата показва информация , че операцията е завършена.

3. Показване на получен имейл от клиента

На въведения имейл адрес, клиентът получава събирането на PDF документи и съответните им платежни нареждания.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ За правилно показване на текста в PDF отчетите, трябва да проверите отметката Експортиране на отчети като PDF/A в Административен панел Настройки в PANTHEON.