Импортиране на имейли и прикачени файлове

ЗАБЕЛЕЖКА Тази страница е машинно преведена и ще бъде редактирана по-късно. Оригиналните инструкции могат да бъдат намерени на словенски.

Можете да импортирате имейли и прикачени файлове от специализирана поща - в eDocumentation.

По този начин вече не е необходимо да съхранявате прикачени файлове от имейли, да се мъчите с печатане и подреждане в папки, а след това ръчно да ги изпращате.

Целият процес се контролира от eWorkflow, който осигурява, че съдържанието на имейла и всякакви прикачени документи се прехвърлят в документацията чрез eDocumentation. Пощенската кутия и eWorkflow трябва първо да бъдат изтеглени чрез Complete Servicesв кода.

За последното, подходящите настройки трябва да бъдат определени.

В този раздел ще ви покажем пример за импортиране на имейл в eDocumentation.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ За да използвате услугата eDocumentation, както в примера, тя първо трябва да бъде активирана и нейните настройки трябва да бъдат уредени. Процесът на импортиране, показан в примера, е същият независимо от eDocumentation избраната услуга.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ В администрацията отговорното лице иска да импортира документите, получени от имейла, в eDocumentation. Това се прави, като се следват стъпките по-долу: Настройки на POP входящия сървър Импорт на пощенска кутия и eWorkflow – Импорт на имейли в eDocumentation чрез уеб услуга Настройки на пощенската кутия – Импортиране на имейли Настройки на блок за имейли в DMS Импорт на имейл в eDocumentation Преглед на импортирани имейли

1. Настройки на входящия POP сървър

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Настройването на входящия POP сървър за получаване и изпращане на имейли в PANTHEON е еднократен процес. Ако вече сте го направили, можете да пропуснете тази стъпка.

За да получавате и изпращате имейли в PANTHEON, трябва да редактирате настройките за комуникация с пощенския сървър: Входящ POP сървър (както можете да видите в примера по-долу):

СЪВЕТ За да използвате Google за бизнес, следвайте инструкциите и информацията на тази страница. За да създадете Google акаунт, следвайте инструкциите ТУК. За повече подробности относно настройките, вижте Интернет и настройките на POP протокола за вашия имейл клиент.

Отговорното лице ще бъде поставено в Административната конзола, за да редактира настройките. Изберете менюто Настройки | Програма | Административна конзола. От менюто изберете Настройки | Интернет панел, където в Сървъри в раздела на POP3 входящия сървър редактирайте следните настройки:

2. Импорт на пощенска кутия и eWorkflow – Импорт на имейли в eDocumentation чрез уеб услуга

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Импортът на Разработчик и eWorkflow – Импортиране на имейли в eDoc чрез уеб услуги е еднократен процес. Импортът на имейл в eDoc е еднократен процес. Ако вече сте го направили, можете да пропуснете тази стъпка.

Импортът на имейли се контролира от eWorkflow. Обменът на поща се извършва чрез съответната пощенска кутия.

Отговорното лице трябва:

• Да импортира предварително подготвен eWorkflow: Да импортира имейл в eDocumentation Последното се импортира чрез уеб услугата в кода.
• Редактиране на входящата поща: Приемане на имейл. Импортирайте го чрез уеб услугата в кода.

Настройки на пощенската кутия – Импортиране на имейли

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Настройването на вашата Входяща поща – Получаването на имейл е еднократен процес. Ако вече сте го направили, можете да пропуснете тази стъпка.

В Административния панел, в Настройки | Документация | Пощенски кутии меню, определете Настройки за Пощенска кутия - Получаване на имейл:

• Заглавие: Импорт на имейл (може да бъде променено по желание)
• Класификация: Некласифициран
• Вход: dldokumentmail.com

4. Настройки на блока за имейли в DMS

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Настройването на блока за имейли в DMS е еднократен процес. Ако вече сте го направили, можете да пропуснете тази стъпка.

В четвъртата стъпка отговорното лице редактира настройките на eWorkflow или блока за имейли. Това се прави чрез:

• Отваряне на формуляра за Картографиране на бизнес процеси чрез кликване в Настройки | Документация | Дизайн на работния процес.
• След това потърсете eWorkflow, който искате: Импорт на имейли в eDoc.

Двойно кликнете върху блока и задайте настройките:

• в полето тип на пощенския сървър изберете Използвайте настройки на пощенската кутия
• избира По подразбиране - Импорт на имейли
• под Настройки на POP3 сървъра въведете подходящите настройки за POP3 пощенска кутия
• в полето DMS архив изберете DVH0
• в полето Класификация изберете подходящата класификация 250 - Фактури (получени, издадени, вътрешни) и документация за тяхното производство.

5. Импортиране на имейли в eDocumentation

Продължава с импортирането на имейлите, получени на формуляра за документи . Тя е подпомогната от предварително подготвен eWorkflow Импорт на имейл в eDocumentation, до който получава достъп чрез:

• В лентата с инструменти кликнете на бутона (Импорт/Данни за изображение).
• От падащото меню изберете Импорт на ePosts в eDocumentation.

• Софтуерът връща информация за завършването на дейността по импортиране на документа. В нашия случай отпечатва: 'FW завършено'.
• Кликва на Потвърдете бутона и продължава с прегледа на документите, получени в eDocumentation.

СЪВЕТ eWorkflow Импорт на имейли в eDocumentation импортира имейли, които имат статус Непрочетен във вашата входяща поща. Както имейл съобщението, така и прикачените файлове се съхраняват като документни файлове в eDocumentation.

6. Преглед на импортираните имейли

В последната стъпка иска да провери списъка на импортираните документи в eDocumentation.

Филтрира списъка на документите по фunnel. Това ограничава показването до данни от пощенската кутия: импорт на имейли.

Подробната процедура за допълнително филтриране и сортиране на списъка с документи е описана в Търсене на документи.