Създаване на инвентаризация

Целта на инвентаризацията е да се идентифицират разликите между записаното и действителното количество на стоките, продуктите, запасите и т.н. Тя се извършва в края на годината, но може да се извърши и за по-кратък счетоводен период.

Тази глава показва как да се създаде инвентаризация в PANTHEON, използвайки примера по-долу.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Карла Кафе, бармен на Tecta, иска да направи инвентаризация на стоките в бара. Тя прави инвентаризация, следвайки следните стъпки: Избиране и създаване на инвентарен документ Избиране на редове Въвеждане на книжовния запас Съгласуване на инвентаризация Потвърждаване на инвентаризацията Печат на инвентаризацията

1. Избиране и създаване на инвентарен документ

За да създаде инвентаризация, отговорното лице първо трябва да избере подходящия документ.

В основното меню изберете Стоки | Инвентаризация | 9A00 – Инвентаризация.

Документът за инвентаризация се отваря.

Кликването на бутона (Вмъкване на запис) в инвентаризационната лента с инструменти създава нов документ за инвентаризация.

Инвентаризацията ще бъде направена за стоките в бара, поради което отговорното лице избира Склад БАР от падащия списък на полето Склад и БАР в полето Отдел. в заглавието на инвентаризацията.

След това се въвежда Дата и се избира отговорното лице за инвентаризацията.

Кликването на бутона (Публикуване на редакция) запазва новосъздадения документ за инвентаризация.

След това отговорното лице избира подходящите редове.

2. Избиране на редове

Отговорното лице прави инвентаризация за бара на Tecta и иска да добави всичките му стоки в редовете на инвентаризацията.

Това се прави, като се кликне на бутона (Магьосници) в лентата с инструменти и се избере опцията В наличност.

СЪВЕТ За други функции на магьосниците за документи за инвентаризация, вижте главата Магьосници за инвентаризация.

Редовете се запълват с текущото състояние (запас) на всички артикули в избрания Склад БАР. Докладът също показва празна колона Инвентаризация, където се въвежда действителната инвентаризация.

След това отговорното лице въвежда действителната инвентаризация.

3. Въвеждане на книжовния запас

Отговорното лице решава да въведе инвентаризацията на стоките директно в документа, вместо да печата Лист за инвентаризация. Действителното количество на стоките се въвежда ръчно в полето Инвентаризация.

СЪВЕТ За повече информация относно добавянето на позиции с помощта на скенер за баркод и различни отчети за запаси, вижте главата Лента с инструменти за инвентарни редове.

След въвеждане на всички инвентаризации, инвентаризацията се показва в долната част на прозореца. Редовете показват данни за недостигите и излишъците по артикули. В долната част се показва общата стойност на инвентара и запасът.

След това отговорното лице синхронизира инвентаризацията.

4. Съгласуване на инвентаризация

Получените данни се преглеждат внимателно.

Ако компанията има няколко склада, инвентаризацията трябва да се извърши за всички складове едновременно. Инвентаризацията в един склад може да покаже излишък, докато инвентаризацията в друг склад може да покаже недостиг. Следователно, запасите на артикули с недостиг и излишък трябва да се прегледат за всички складове.

Процесът на съгласуване на инвентаризацията се завършва с прехвърляне на стоките между складовете.

След това отговорното лице потвърджава инвентаризацията.

5. Потвърждаване на инвентаризацията

След като инвентаризацията е съгласувана, отговорното лице завършва инвентаризацията, като кликне на Потвърди.

Статусът на инвентарния документ се променя на Одобрено – П и документите 3A00 Недостиг на инвентар и 1A00 Излишък на инвентар се създават за артикули с недостиг и излишък на инвентар.

СЪВЕТ Документите за недостиг и излишък на инвентар са зададени в Регистър на типовете документи .

Документите се показват в таба Свързани документи.

Документите могат да се отворят с двойно кликване на идентификатора на документа.

По този начин материалните операции се хармонизират с действителните операции, докато документите сега трябва да бъдат въведени в главната книга съответно.

След това отговорното лице създава отчет за инвентаризация, който да бъде отпечатан.

6. Печат на инвентаризация

Отговорното лице иска да създаде печатно копие на инвентаризацията.

Тъй като отговорното лице иска да отпечата конкретен тип отчет, отговорното лице кликва с десния бутон на бутона Отчет и избира типа 268 – Инвентаризация – Лист за инвентаризация от списъка.

Предварителен преглед на отчета се отваря. Отговорното лице отпечатва документа, като кликне на бутона в лентата с инструменти (Печат).

Това завършва процеса на създаване на инвентаризация.