С програмния пакет Pantheon можете да направите инвентар в края на годината или за по-кратки счетоводни периоди.
Процесът за извършване на инвентар ще бъде описан по-долу.
1. Въведете информация
Разлики между действителния, физически инвентар, определен от инвентаризация и складови записи, могат да бъдат намерени с помощта на
Модул за инвентаризация . Има два начина за въвеждане на информация в модула:
a.) Лист за инвентаризация може да бъде въведен директно в програмата (чрез преносими скенери, чрез директно въвеждане или чрез сканиране).
b.) Можете да създадете лист за инвентаризация, като направите инвентаризация на хартия и я въведете в програмата.
2. Сравнете инвентарите
След като инвентаризацията е извършена и въведена в програмата, тя трябва да бъде сравнена с записите на програмата. Ще сравнявате действителния, физически инвентар с инвентара, записан на складовите карти.
Това сравнение ще разкрие всякакви разлики между действителния баланс и публикувания баланс. По-късно те ще бъдат съответно публикувани.
3. Съгласуване на инвентара
Следващата стъпка е съгласуването на инвентара. Разликите, разкрити чрез инвентаризацията, се разглеждат внимателно на ниво на цялата компания. Защо?
3.1. Излишък в един склад, недостиг в друг
През годината може да сте направили грешки при използването на програмата. Ако работите с повече от един склад, често се случва да създадете разписка или трансфер за грешен склад. В този случай инвентаризацията ще разкрие излишък в един склад и недостиг в друг. За да поправите това, трябва да създадете трансфер от склада, където е открит излишък, към склада с недостиг на инвентар.
Първо, нека да разгледаме складовата карта за този артикул в склада с недостиг. Ако складовата карта разкрива отрицателен инвентар на дневния запас, трябва да създадете трансфер преди датата, на която отрицателният запас се появява на складовата карта. Това ще реши два проблема наведнъж: ще поправите отрицателния запас и следователно количеството на склада с недостиг, а също така ще поправите излишъка в другия склад. Разбира се, трябва да внимавате складовата карта в склада с излишък да не показва отрицателен запас след трансфера. Поради факта, че можете да създадете множество трансфери, складовите карти могат да бъдат балансирани чрез подходяща подредба.
Пример
В склад A има недостиг от 30 броя; в склад B има излишък от 21 броя.
Складовата карта за артикул XXX в склад A показва:
Дата
| Документ
| Разписка
| Издаване
| Запас
|
| 1.1.1999
| Отворен
| 10
|
| 10
|
| 12.6.1999
| Фактура 993000170
|
| 7
| 3
|
| 18.7.1999
| Фактура 993000195
|
| 5
| -2
|
| 3.9.1999
| Фактура 993000297
|
| 28
| -30
|
Складовата карта за артикул XXX в склад B показва:
Дата
| Документ
| Разписка
| Издаване
| Запас
|
| 1.1.1999
| Отворен
| 15
|
| 15
|
| 12.3.1999
| Фактура 993000170
|
| 3
| 12
|
| 1.7.1999
| Фактура 991000104
| 40
|
| 52
|
| 3.7.1999
| Фактура 993000198
|
| 45
| 7
|
| 6.8.1999
| Фактура 991000497
| 60
|
| 67
|
Както виждате, запасът в склад A става отрицателен на 18.7.1999. Трябва да създадете трансфер от склад B към склад A преди тази дата. Колко ще прехвърлите? Складовата карта на склад B показва, че на 18.7.1999 е имало седем броя в запас, което означава, че до седем броя могат да бъдат прехвърлени без да се създаде отрицателен запас в склад B.
С разписката на 6.8.1999, има достатъчно запас в склад B, за да се създаде нов трансфер с количеството (21 - 7) броя.
Нека да разгледаме складовите карти след съгласуването:
Складовата карта за артикул XXX в склад A показва:
Дата
| Документ
| Разписка
| Издаване
| Запас
|
| 1.1.1999
| Отворен
| 10
|
| 10
|
| 12.6.1999
| Фактура 993000170
|
| 7
| 3
|
| 18.7.1999
| Трансфер от B
| 7
|
| 10
|
| 18.7.1999
| Фактура 993000195
|
| 5
| 5
|
| 6.8.1999
| Трансфер от B
| 14
|
| 19
|
| 3.9.1999
| Фактура 993000297
|
| 28
| -9
|
Складовата карта за артикул XXX в склад B показва:
Дата
| Документ
| Разписка
|
Издаване
| Запас
|
| 1.1.1999
| Отворен
| 15 |
| 15 |
| 12.3.1999
| Фактура 993000170
|
| 3
| 12 |
| 1.7.1999
| Фактура 991000104
| 40 |
| 52 |
| 3.7.1999
| Фактура 993000198
|
| 45
| 7 |
| 18.7.1999
| Трансфер към A
|
| 7
| 0
|
| 6.8.1999
| Фактура 991000497
| 60
|
| 60
|
| 6.8.1999
| Трансфер към A
| 0
| 14
| 46
|
Както виждате, трансферите частично са изправили складовите карти. Какво правите сега?
3.2 Недостиг в склад
Недостигът в склада е надежден индикатор, че всички необходими документи може да не са били въведени или че са били въведени неправилно. В този случай, трябва също да започнете с печат на складова карта, за да видите дали е имало отрицателен запас по всяко време. Ако видите, че е имало, трябва да почистите складовата карта (следвайки инструкциите за почистване на складови карти), преди да можете да продължите работата си.
3.3. Излишъци в склад
Излишъците в склада могат да показват, че инвентаризацията е неправилна, че някои издания не са били въведени или че някои разписки са били въведени два пъти. Препоръчваме също така внимателно да разгледате излишъците.
 |
След всяка промяна в управлението на материалите в периода преди инвентаризацията, трябва да преизчислите разликите от инвентара! |
4. Потвърждаване на инвентар
След като сте съгласували инвентара, излишъците и недостигите трябва да бъдат съответно записани.
За всички артикули с излишък в инвентара трябва да бъдат създадени подходящи документи за излишък (по същество документи за разписки в склада). За всички артикули с недостиг в инвентара трябва да бъдат създадени подходящи документи за недостиг (по същество документи за издания от склада).
Документите за излишъци и недостиг трябва да бъдат създадени отделно за всеки склад, използван в програмата.
Тъй като документите за излишъци и недостиг само ще балансират физическия инвентар с книгата, те трябва да бъдат съответно публикувани в главната книга.