Импортиране от диск или сървър – Импортиране от папки

До еДокументация, можете да импортирате всички видове файлове от различни местоположения. Един от типовете импортиране е импортиране на локално съхранявани е-документи на вашия компютър, или е-документи от папки на фирмения сървър.

Програмата проверява кои документи все още не са били импортирани и ги импортира и класифицира чрез обмена пощенска кутия и предварително подготвения еРаботен поток.

Тази глава представя случай на импортиране на файл от локална папка в еДокументация.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ За да използвате еДокументацията услугата, услугата първо трябва да бъде активиранаd и нейните настройки трябва да бъдат определени.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ В търговския отдел студентът придобива GDPR съгласия от клиенти. Придобитите и попълнени формуляри след това се сканират от студента и се запазват в локална папка. Отговорното лице импортира формулярите в еДокументация от локалната папка. Това се прави по следния начин: Импортиране на Импорта от папки еРаботен поток Създаване на Импорта от папки пощенска кутия и необходимите настройки Импортиране на документи от папки Преглед на импортираните документи

1. Импортиране на Импорта от папки еРаботен поток

Импортирането на документ от папки на вашия компютър се навигира от еРаботен поток.

Отговорното лице трябва:

Да импортира предварително подготвения еРаботен поток: Импортиране от папки. еРаботният поток се прехвърля чрез Уеб услуга в регистъра.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Импортирането на Импорта от папки еРаботен поток е еднократен процес. Когато еРаботният поток бъде прехвърлен в регистъра чрез Уеб услуга, не е необходимо да го прехвърляте отново. Можете да пропуснете тази стъпка.

2. Създаване на Импорта от папки пощенска кутия и необходимите настройки

Обменът на документи от локални папки към еДокументация протича през подходяща пощенска кутия.

След това отговорното лице трябва да създаде Импорт от папки пощенска кутия за GDPR и да определи необходимите настройки.

• Име: Импорт от папки GDPR (персонализираното име на вашата пощенска кутия за импортиране на GDPR разрешения)
• Класификация: 064 – Защита на лични данни, чувствителни данни, търговски и данъчни тайни
• Предмет: Tecta Plc.
• Настройки – Операции (пътят, от който документите ще бъдат взети на вашия компютър и където ще бъдат поставени)

Това определя пътя за импортиране на документи, по който еРаботният поток ще навигира.

СЪВЕТ Можете да създадете персонализиран брой пощенски кутии за импортиране от папки. Чрез тях могат да бъдат импортирани и правилно класифицирани специфични документи от различни папки на сървъра или компютъра.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Създаването на Импорт от папки пощенска кутия и определянето на нейните настройки е еднократен процес. Когато пощенската кутия бъде създадена, не е необходимо да я правите отново, и можете да пропуснете тази стъпка.

3. Импортиране на документи от папки

След това отговорното лице започва да импортира попълнени формуляри за разрешение GDPR. Това се прави, като се използва предварително подготвения Импорт от папки еРаботен поток.

Това се прави, като се избере формулярът Документи от менюто Настройки | Документация | Документи и се кликне на (Импорт/Експорт на данни) в лентата с инструменти.

От падащото меню отговорното лице избира DMS Импорт Папки.

Програмата показва данни за броя на получените документи. В този случай: "Нови документи: 0."

Отговорното лице кликва на Ok бутона и преглежда получените документи в пощенската кутия Импорт от папки.

4. Преглед на импортираните документи

Накрая отговорното лице иска да прегледа списъка на получените документи от локалната папка към еДокументация.

Отговорното лице филтрира списъка на документите по пощенска кутия: Импорт от папки GDPR (както е показано на изображението по-долу). Като прави това, показването е ограничено до документите от пощенската кутия.

Подробната процедура за допълнително филтриране и сортиране на списъка с документи е описана в главата Търсене в Документацията.