Arhiva
Arhiv je najlakše zamisliti kao ormar. U slučaju elektronske dokumentacije, arhiva je dio Skladišta, u kojem su smještene određene vrste dokumenata.
U PANTHEON-u je zadato dostupna jedna arhiva (DMS0) koja je neophodna za pravilan rad eDokumentacije. Za različite vrste dokumenata, kreiramo vlastitu arhivu, prema potrebama preduzeća (prema vrsti/ lokaciji/ mjestu dokumentacije).
Do postavki pristupamo iz menija Postavke | Program | Vrste dokumenata. Otvara se obrazac Šifrant vrste dokumenata, u kojem se pozicioniramo na panel Arhiva.
U nastavku slijedi opis panela i pojedinačnih elemenata.
Red sa alatima omogućava različite funkcionalnosti u Šifrantu vrsta dokumenata.
U glavu obrasca se unose obavezni podaci vrste dokumenta. Kreirana vrsta dokumenta arhiva, definiše se sljedećim podacima:
|
Šifra
|
U polju se upisuje trocifrena alfanumerička šifra vrste dokumenta arhiva.
|
|
Kratki naziv
|
U polju se upisuje proizvoljan kratak naziv vrste dokumenta koji se ispisuje na pregledima.
|
|
Naziv
|
U polje se upisuje opisni naziv vrste dokumenta.
|
|
Evidencijski
|
Polje se označi žutom bojom ako se radi o evidencijskoj vrsti dokumenata arhiva.
|
|
Grupa
|
Svakoj vrsti dokumenta arhiva moguće je odrediti grupu i na taj način je grupisati u meniju.
|
|
Poveži sa LT/LX menijem
|
Postavka polja je prvenstveno namijenjena računovodstvenim servisima čiji se korisnici LT/LX programa povezuju putem hostinga na bazu podataka na kojoj radi i računovodstveni servis, kao i samostalnim korisnicima LT/LX verzija.
|
|
Klasifikacija
|
Sa padajuće liste odaberemo klasifikaciju vrste dokumenata. Kreirane klasifikacije se nalaze na obrascu Klasifikacijski plan.
|
Bilo koji broj statusa može da se dodijeli vrstama arhivskih dokumenata na tabu Status.
Na panelu nalazimo sljedeće elemente:
|
Prijenos statusa
|
Prilikom direktnog unosa nove vrste dokumenta ili prilikom podvajanja dokumenata, statusi se ne kopiraju. Ako želite da kopirate statuse, koristite opciju Prijenos statusa.
|
|
St. (Status)
|
U polje Status definišemo jednocifrenu šifrustatusa. Dva statusa su unaprijed podešena:
- N – nepotvrđen: znači da dokument sa ovim statusom još uvek nije bio potvrđen od strane odgovorne osobe
- P – potvrđen: znači da je dokument sa ovim statusom bio potvrđen od strane odgovorne osobe
Po potrebi, mogu se napraviti novi. Snimljeni statusi na pojedinačnim arhivama dostupni su za odabir na obrascu Dokumenti.
|
|
Naziv
|
U polje unesemo proizvoljan alfanumerički naziv statusa.
|
Na tabu Autorizacije podešavamo autorizacije pojedinom korisniku ili većem broju korisnika, odnosno grupama istovremeno.
 |
SAVJET
Korisničke primjere u vezi sa arhivom pročitajte u poglavljima:
|