Kreiranje novog artikla

Kreiranje novog artikla

Kreiranje novog artikla

1. Izbor šifranta

Najprije iz menija izaberemo tj. otvorimo šifrant artikala.

Šifrant možemo također otvoriti i s funkcijskom tipkom ili klikom na prečicu; ikonu, postavljenu u traci s alatima.

2. Kreiranje novog artikla

U traci sa naredbama

  kliknemo na tipku novi zapis . S tim nam se otvori prazna forma, koja je pripremljena za unos novog artikla.

Budući da se program uvijek postavi na prvi dokument po abecednom redu, kada otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje primljene fakture, potrebno je svaki put, kada želimo kreirati novi dokument, kliknuti na tipku Novi zapis . Otvori se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

U gornjem dijelu forme unesemo najosnovnije podatke o artiklu.

U polje Šifra unesemo najviše šestnaestocifrenu alfanumeričku jednoznačnu šifru artikla.

Unositi je možemo na više načina:

• pri svakom novom unosu unesemo je ručno
• generiše je program automatski
• artikle šifriramo sa EAN-UPC šifrom

Ako pokušamo unijeti takvu šifru artikla, koja u bazi podataka već postoji, program javi grešku (pogledajte Artikal s takvom šifrom već postoji Naziv: xx!)

U polje Naziv moguće je unijeti najviše četrdesetocifreni alfanumerički naziv artikla.

Polje

  je po predefiniranoj vrijednost uvijek precrtano i označava, da li je taj artikal aktivan ili neaktivan (arhivski). Ako je artikal aktivan (polje je označeno), artikal možemo upotrijebiti u narudžbama. Često se desi, da artikal više nije moguće dobiti, budući da mu je istekao životni ciklus, ali ga uprkos tome još uvijek trebamo u evidenciji, na primjer zbog zalihe na komisijskom skladištu ili zbog mogućih garancijskih zahtjeva u vezi proizvoda tog tipa. Tada označimo tako sredstvo kao neaktivno i kao takvog ga ne možemo više naručivati, ali možemo obavljati sve materijalne promete.

Sa poljem označavamo, da li s tim artiklom (odnosno šire - pozicijom) možemo trgovati ili   je njegova svrha samo evidencijska.

Šifrant artikala naime pored svih prodajnih artikala može sadržavati takođe šifrante za troškove, koje evidentiramo na ulaznim računima. Takvim pozicijama damo status evidencijske pozicije (označimo to polje).
Ako je označeno, da je pozicija evidencijska, ne možemo je dodavati na primljene narudžbe te izdate fakture.

U Polju definiramo primarnog dobavljača artikla. Istog izaberemo iz šifranta subjekata korištenjem tipke za padajuću listu ili počnemo pisati početna slova subjekta, kojeg želimo unjeti. Program na taj način sužava izbor subjekata, koje smo prethodno unjeli u Šifrant subjekata. Program taj podatak koristi npr. pri automatskom kreiranju narudžbi dobavljačima, kreiranju komisijske prijave te nekim ispisima zalihe (pogledajte pregled trenutne zalihe)

predstavlja naime trinastocifrenu alfanumeričku govorno ili EAN šifra, koja označava dobavljačevu šifru za taj artikal. Podatak služi prije svega za informaciju korisniku.

Program ima ugrađenu kontrolu unosa dobavljačeve šifre. Ako u šifrant pokušamo unjeti dobavljačevu šifru, koja je već unesena u polje za unos dobavljačeve šifre, program nas obavijesti o tome (pogledajte Dobavljačeva šifra već postoji), ali ipak nam takvu šifru dozvoli unijeti.

2. Unos osnovnih podataka

Iz menija izaberemo panel Osnovni podaci.

 Osnovni podaci o artiklu su razdijeljeni na dijelove, koji udružuju pojedine podskupove podataka.

2.1. Osnovni podaci

U polju Primarna klasifikacija iz šifranta izaberemo šifru, koja označava klasifikaciju artikla ili korištenjem tipke za padajuću listu ili počnemo pisati prva slova primarne klasifikacije, koju želimo unjeti. Program na taj način sužava izbor klasifikacija, koje smo prethodno unjeli u šiftant klasifikacija artikala.

Primarnu klasifikaciju koristimo prije svega za označavanje prodajnih karakteristika proizvoda. Ugovoreni cjenik klasifikacije se naime koristi samo za artikle iz šifranta artikala, koji imaju tu klasifikaciju upisanu kao primarnu klasifikaciju!

Koristiti možemo još polje , gdje  iz šifranta izaberemo šifru, koja označava klasifikaciju artikla ili korištenjem tipke za padajuću listu ili počnemo pisati prva slova primarne klasifikacije, koju želimo unjeti. Program na taj način sužava izbor klasifikacija, koje smo prethodno unjeli u šiftant klasifikacija artikala.

Tako artikle možemo klasificirati po dva različita kriterija, npr.:

• primarna klasifikacija s obzirom na prodajne karakteristike proizvoda
• sekundarna klasifikacija s obzirom na tehnološke osobine proizvoda

Dodatnu ulogu ima to polje kod transportnih lista, gdje omogućava grupisanje težina po drugoj klasifikaciji.

U polje Garancijski rok unesemo broj mjeseci, koji označava garancijski rok artikla.

U polju možemo svakom artiklu pripisati tri osnovna statusa (ne zahtijevaju povezivanje sa šifrantom prijedložaka serijskih brojeva) i tri posebna statusa, za koje moramo prethodno definirati način oblikovanja serijskih brojeva u šifrantu proizvodnih varijanti odnosno šifarntu prijedložaka serijskih brojeva.

Na raspolaganju su tri osnovna statusa:

• N - Nema vođenja
• S - Jedan serijski broj je jedan komad
• K - Jedan serijski broj je više komada (arža)

I tri posebna statusa, koja se koriste sa šifrantom prijedložaka serijskih brojeva:

• P - Produktne varijante (šarža)
• E - Sastavljeni serijski broj (jedan komad)
• O - Sastavljeni serijski broj (šarža)

Označimo kada za unos koristimo čitač bar koda i kada je u šifri artikla uključena takođe primljena/izdata količina. Određene šifre naime već sadrže količinu proizvoda. Najčešći primjer je prehrambena industrija, gdje se težina pojedinog paketa zapisuje u EAN šifru. Kako će podatak obrađivati očitanu količinu, izaberemo u parametrima programa.
Ako je to polje označeno, program dodatno ponudi još polje u kojem će biti izražena očitana količina.

U polju odredimo predefiniranu količinu, koja se koristi samo pri POS izdavanjima. Polje je zamišljeno za unos količine artikala čije pakiranje je veće od 1 komada. Primjer: karton mlijeka = 12x1 l mlijeka. Ukoliko je upisana količina nula i imamo uključenu POS opciju skok na novi zapis pri unosu aritkla, program neće otvoriti novi zapis već će nas pozicionirati na unos količine.

U polje upišemo redni broj za ispis artikla u cjeniku.

U polje unesemo konverter (npr. 1 deklaracija = 1 kom) i u slijedećem polju odredimo mjernu jedinicu.
Polje označimo kada je artikal normiran za plate. Pri svakom izdavanju (takođe i pri obradi radnih naloga) po unosu količine otvori se prozor, u kojem izaberemo radnika, koji je izvršio uslugu.
Ako s tim mehanizmom pratimo radne naloge, time dobijemo evidenciju o upotrijebljenom vremenu i dostizanju norme (pogledajte Primjer proizvodnje sa ugrađenom normiranom uslugom).

Polje označimo ako za taj artikal ispisujemo deklaracije. Ako je tako, onda se tekst u Opisu ispiše na deklaraciji.

2.2. Knjigovodstveni podaci

Panel sa knjigovodstvenim podacima zahtijeva posebnu pažnju. Kao što smo već spomenuli kod šifranta vrsta artikala, program iz šifre vrste artikla pri automatskom knjiženju crpi podatke za knjiženje u saldakonte i glavnu knjigu. Sličan mehanizam se koristi takođe pri kontiranju poreza.

U polju Knjigovodstvena vrsta odredimo vrstu artikla, u koju artikal spada.

Podatak je obavezan! Ako ga ne unesemo, program javi grešku (pogledajte Vrstu artikla moraš obavezno unjeti!).

Konto za trošak odredimo za šifre artikala koje se koriste za evidenciju troškova (kod primljenih računa) i tu ustvari odredimo predefinirani konto, na koji se knjiži trošak kupovine tog artikla. Tako možemo već sa unošenjem primljenog računa i razbijanjem istog na različite pozicije pri odgovarajućem šifriranju artikala, predpripremiti dokument za knjiženje.

Konto za prihod odredimo za šifre, koje se koriste za fakturisanje prihoda (kod izdatih računa) i tu ustvari odredimo predefinirani konto, na koji knjižimo prihode od prodaje te robe/usluge. Ta mogućnost je korisna prije svega kod šifri za izvršene usluge.

Izaberemo Porez PDV i s tim odredimo predefiniranu poreznu tarifu. To je obavezen podatak! Ako ga ne unesemo, program javi grešku (pogledajte Tarifni broj moraš obavezno unjeti).

Izaberemo Odjel i s tim odredimo predefiniranu šifru odjela, koja se prenese takođe u pozicije izdavanja i prijema i sa automatskim knjiženjem se prenosi u glavnu knjigu.

Izaberemo Nositelja troškova i odredimo ga kao predefiniranog (nositelj troškova), koji se prenese takođe u pozicije izdavanja i prijema te se sa automatskim knjiženjem prenosi u glavnu knjigu.

Preporučujemo, da prije podešavanja tih podataka zajedno sa Vašim računovodstvom pogledate poglavlje o automatskom knjiženju primljenih i izdatih računa!

2.3. Dimenzije i mjerne jedinice

Upišemo dimenzije artikla, koje se onda mogu koristiti u modulu carine te za ispis tovarnih listova, otpremnica i računa:

Unesemo Glavnu mjernu jedinicu, koja se koristi kod prometa sa tim artiklom. Istovremeno predstavlja takođe jedinicu za pretvaranje za ispis deklaracija i jedinicu mjere za sastavnicu.

Konverter za preračun iz glavne u zbirnu mjernu jedinicu.

Ako je npr. primarna MJ KOMad, sekundarna PALeta i unesen je konverter 10, vrijediće da je 1 PALeta = 10 KOMada. Konverter možemo upotrijebiti za izračun trasnsporta, ako tako izaberemo u parametrima programa.

Neto i Bruto težina određuje težinu artikla na mjernu jedinicu, koju odredimo u polju MJ.

Širina, Visina i Dubina određuju dimenzije artikla na mjernu jedinicu, koju odredimo u polju MJ. 

2.4. Carinski podaci

Carinski podaci su neophodni, ako robu uvozimo i izvozimo ili ako je vodimo preko carinskog skladišta!

Carinsku tarifu izaberemo iz šifranta carinskih tarifa u koju taj artikal spada.

Unesemo konverter iz Glavne mjerne jedinice na carinsku mjernu jedinicu. Carinsku mjernu jedinicu odredimo u polju Carinska MJ. Ako je npr. primarna MJ KOM, carinska KPL i unesen je konverter 5, važiće da je 1 KPL = 5 KOMada.

Unesemo još Izjavu, Porijeklo iz šifranta država, Tip izjave iz šifranta tipova izjava za porijeklo i Šifru priliva/odliva u inostranstvo iz šifranta priliva i odliva (INOSTRANSTVO), koju program koristi u deviznoj likvidaturi.