Importieren eines Workflows aus einem Ordner

Trotz des Übergangs zu elektronischen Geschäftsdokumenten gibt es im Unternehmen weiterhin verschiedene Papiermaterialien und Dokumente, die elektronisch archiviert werden müssen. Um den Prozess so schnell und automatisiert wie möglich zu gestalten, steht ein vordefinierter Workflow mit dem Namen Import aus Dateien (Ordner) zur Verfügung, der es ermöglicht, gescannte Dokumente in Dokumentation in PANTHEON zu importieren.

FALLZUSAMMENFASSUNG Tecta hat ein physisches Archiv der Dokumentation, die sie elektronisch archivieren möchten. Darüber hinaus erhalten sie weiterhin Dokumente in Papierform von bestimmten Geschäftspartnern. Zu diesem Zweck werden Papierdokumente gescannt und mithilfe des Workflows Import aus Dateien (Ordner) in die PANTHEON-Dokumentation importiert. Die verantwortliche Person führt dies wie folgt durch: Einrichten des Postfachs Importieren des Workflows Ausführen des Workflows Import aus Dateien

1. Einrichten des Postfachs

Die verantwortliche Person erstellt ein neues Postfach für importierte Dokumente aus Ordnern. Postfächer werden im Administrationspaneldefiniert, das durch Öffnen des Menüs Einstellungen | Programm | Administrationspanel und Klicken auf das Panel Einstellungen | Dokumentation | Postfächeraufgerufen werden kann. Die verantwortliche Person erstellt das Postfach manuell und definiert dessen Einstellungen.

• Um ein neues Postfach zu erstellen, klickt die verantwortliche Person auf die Symbolleiste Schaltfläche (Datensatz einfügen).

• Im Feld Namegibt die verantwortliche Person den Namen des Postfachs ein, in diesem Fall: Import aus Dateien (Ordner).

• Im Feld Klassifikationwählt die verantwortliche Person die entsprechende Klassifikation aus der Dropdown-Liste aus.

• Im Feld Betreffwählt die verantwortliche Person das entsprechende Unternehmen aus der Dropdown-Liste aus, in diesem Fall: Tecta Plc.

• Im Tab Einstellungendefiniert die verantwortliche Person zwei Operationen, wie im Bild unten gezeigt.

• Im ersten Feld der Spalte Operationgibt die verantwortliche Person ein: acReadFrom. Im zweiten Feld, das durch Drücken der Pfeiltaste nach unten auf der Tastatur hinzugefügt wird, gibt die verantwortliche Person ein: acMoveTo.

• Im ersten Feld der Spalte Datengibt die verantwortliche Person den Speicherort des Ordners ein, aus dem die Dokumente importiert werden. Im zweiten Feld gibt die verantwortliche Person den Speicherort des Ordners ein, in dem die Dokumente gespeichert werden, wenn sie nach eDokumentationübertragen werden.

2. Importieren des Workflows

Die verantwortliche Person importiert dann den Workflow Import aus Dateien (Ordner) von einem Webdienst. Dies geschieht im Fenster Workflow - Design. Das detaillierte Verfahren zum Durchführen des Importprozesses ist im Kapitel eDokumentationseinstellungen in PANTHEONbeschrieben.

3. Ausführen des Workflows Import aus Dateien

Die verantwortliche Person möchte nun die von Tecta gescannten Dokumente aus dem oben angegebenen Ordner importieren. Nach dem Importieren des Workflows vom Webserver klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Workflow ausführen, wie im Bild unten gezeigt.

Das Programm überprüft die Dokumente im zuvor definierten Ordner und überträgt alle Dokumente, die noch nicht nach eDokumentationübertragen wurden.

HINWEIS Die Dokumente, die vom lokalen Ordner in die eDokumentation verschoben wurden, werden vom Programm in den im Feld acMoveTo im Postfach definierten Ordner verschoben. Dies bietet einen Überblick über die übertragenen Dokumente.