eExchange

Pentru a face eExchange mai ușor de înțeles, cele mai importante informații sunt condensate aici:

1. Ce este eExchange?

eExchange (Schimb de Date Electronice – EDI) înseamnă orice schimb de date electronice, și prin urmare schimb de documente.

EDI este metoda standardizată de schimb care a fost impusă la nivel mondial din 1960 și permite un schimb reciproc de diverse documente. Datorită utilizării limbajului standardizat de comunicare, oferă o conexiune între diferite sisteme de informații și automatizează integrarea sistemelor de administrare internă.

2. Ce ai nevoie pentru a folosi eExchange?

Pentru a folosi eExchange, ai nevoie de un limbaj de comunicare standardizat. Partenerii în eExchange trebuie să folosească limbajul sau forma comună, structura mesajului.

Prin standardizare, permiți un schimb de mesaje indiferent de structura mesajului utilizat, țară și activitatea partenerului.

Pe lângă limbajul de comunicare standardizat, ai nevoie și de software care permite expeditorului și destinatarului să trimită și să primească mesaje și documente, astfel încât eExchange să poată funcționa între ei.

3. Ce fel de avantaje obții cu eExchange?

Implementarea eExchange oferă unei companii o afacere mai flexibilă și eficientă. Prin utilizarea eExchange, obții:

1. Automatizarea sarcinilor – imprimarea documentelor, plasarea documentelor în plicuri, inserarea documentelor în dosare, primirea documentelor tradiționale (pe hârtie), scanarea acestora, transcrierea lor într-un sistem de informații de afaceri și toate sarcinile de manipulare conectate sunt minimizate sau complet eliminate.
2. Reducerea timpului de răspuns – documentele schimbate electronic sunt schimbate prin furnizorul de e-rute într-un moment dat și 24/7. În PANTHEON, câteva clicuri sunt suficiente pentru a, de exemplu, primi e-documente sau trimite e-documente. Acest lucru înlocuiește manipularea și procesarea mai lungă a documentelor pe hârtie.
3. Precizia datelor schimbate – schimbul de date se face pe baza limbajului standard de comunicare. Acest lucru asigură interpretarea corectă a computerului, indiferent de naționalitate sau activitatea companiei care trimite sau primește documentele.
   Erorile tipice potențiale sunt, de asemenea, eliminate prin activarea inteligenței artificiale care învață cu fiecare bucată de date citită, ceea ce oferă o interpretare mai bună cu fiecare utilizare. Așa funcționează serviciul ePosting (sistem pentru recunoașterea conținutului facturilor scanate sau documentelor PDF care recunoaște datele din documentul tradițional în forma de e-document, în format JSON) în PANTHEON, care este o parte a eExchange.
4. Reducerea costurilor – eExchange oferă timpi de răspuns reduși și eliminarea erorilor care sunt frecvent făcute atunci când se procesează documentele în mod tradițional și manual. În PANTHEON, eExchange este navigat de eWorkflow pre-preparat care rulează procesele manuale anterioare pentru utilizator și creează sarcini corespunzătoare pentru ei.
5. Control și siguranță – prin introducerea eExchange, obții control asupra tranzacțiilor și documentelor e-schimbate. În PANTHEON, eExchange funcționează prin eDocumentation. Fiecare document schimbat este stocat în siguranță acolo la activare. Este, de asemenea, echipat cu stăricorecte, mesaje și chitanțe de returnare. Facând acest lucru, oferi un control complet asupra momentului în care o e-comandă a fost trimisă, când a fost livrată, dacă furnizorul a primit comanda ta etc.

4. Cum arată procesul eExchange?

Procesul de bază eExchange poate fi rezumat astfel:

• Sistemul de informații de afaceri pe care compania îl folosește (în acest caz, PANTHEON), generează un document comercial (de exemplu, factură) și îl trimite furnizorului de eExchange (furnizor de rețea). De exemplu, platforma unificată de eExchange bizBox.
• Furnizorul de eExchange, sau software-ul său, recunoaște tipul documentului pe baza condițiilor predefinite, verifică structura acestuia, îl convertește în standardul documentului destinatarului și îl transferă prin protocolul de schimb aranjat către destinatar (FTP, VAN, AS2 etc.).
• Documentul este apoi acceptat de sistemul destinatarului pentru schimbul de date, transformat în structura pe care sistemul de informații al destinatarului o recunoaște și, prin urmare, permite integrarea și procesarea ulterioară în fluxurile de lucru.

Pentru a înțelege mai bine procesul eExchange, vezi următoarea explicație detaliată:

4.1 Conectivitate între parteneri

Partenerii se conectează prin schimbul de diverse documente electronice. Fiecare document reprezintă o anumită activitate care face parte din procesul de afaceri.

Conectarea fiecărui partener crește complexitatea conexiunii, deoarece problema conexiunii se multiplică cu numărul de parteneri de afaceri (imagine în colțul din stânga jos).

Un punct de schimb (de exemplu, platforma unificată de eBusiness bizBox) înseamnă unificarea documentelor, a rutelor de schimb și a proceselor pentru toți partenerii (imagine în colțul din dreapta jos).

4.2. Conversia datelor și documentelor

Datele și documentele pot exista în diverse formate și structuri.

Pentru a unifica conexiunea între parteneri, furnizorul de rețea (rețeaua eExchange) asigură conversia documentelor în formatul dorit.

În Slovenia, cea mai comună conversie a documentelor este în formatul standardizat eSLOG . Așa sunt, de exemplu, documentele schimbate prin platforma unificată de eBusiness bizBox în PANTHEON în formatul menționat.

4.3 procesul eExchange

eExchange și, cu acesta, conversia corespunzătoare a documentelor și datelor se desfășoară prin Mailbox și furnizorul EDI selectat. Acest lucru oferă un control unificat și o imagine de ansamblu a documentelor și datelor care sunt obiectul eExchange.

Furnizorii EDI sunt o parte cheie a schimbului de e-facturi și alte e-documente. Ei oferă livrarea sigură, de încredere și urmărită a e-documentelor de la emitent la destinatar. Furnizorii de rețea sunt pentru e-documente ceea ce este poșta pentru trimiterea documentelor tradiționale (pe hârtie) (epos.si).

ZZI cu platforma bizBox este, prin urmare, unul dintre furnizorii de rețea și partenerul Datalab. Prin ei, schimbul de e-facturi, e-avize de expediție, e-comenzi se desfășoară cu sistemul de informații de afaceri PANTHEON (în Slovenia). În Croația, furnizorul este MER etc.

4.4 Schimbul de documente e

În primul rând, e-documentele sunt schimbate prin eExchange. E-document este prescurtarea pentru document electronic și în general înseamnă un document într-un format electronic (și nu pe hârtie). Aceasta include e-avize de expediție, e-comenzi etc.

Pe lângă documente, eExchange poate servi și ca platformă de schimb pentru mesaje sau date. Verificarea și confirmarea automată a documentelor este, de asemenea, una dintre cerințele cheie în procesul eExchange.

În procesul de eExchange, poți schimba confirmările documentelor, confirmările e-comenzilor, date despre livrarea e-documentelor sau chitanțele de returnare etc.

5. Ce este eExchange în PANTHEON și cum este implementat?

eExchange este un serviciu Datalab care permite schimbul tuturor tipurilor de documente electronice (e-facturi, e-comenzi, e-avize de expediție etc.).

În ciuda complexității aparente și poate a sentimentului că eExchange este o soluție pentru sisteme mai mari care sunt capabile din punct de vedere tehnologic de implementare, toate funcționalitățile eExchange în PANTHEON sunt, de asemenea, disponibile pentru companii mai mici și inclusă în toate licențele PANTHEON gratuit.

Pentru a folosi serviciile eExchange în PANTHEON, acestea trebuie mai întâi să fie activate și setările necesare trebuie definite.

ATENȚIE Toate cele trei funcționalități: eDocumentation , eExchange și eWorkflows sunt incluse în toate licențele PANTHEON. Înainte de a folosi serviciile eExchange și eDocumentation pentru prima dată, trebuie să le activezi.

Aceasta se desfășoară prin Mailboxes, cu importul și exportul din eDocumentation. Întregul proces este navigat de eWorkflows

pre-preparate. Excepția aici sunt mesajele SMS și Viber

, care nu sunt trimise prin eDocumentation.

Procesul de eExchange în PANTHEON este reprezentat în imaginea următoare, iar exemplele de eExchange sunt explicate în detaliu.

6. Legislație, reglementări și standarde

eExchange și e-factura (și alte e-documente) sunt reglementate de diferite legi, reglementări și standarde.

6.1 Legislație și reglementări Afacerea cu facturi este reglementată deZDDV ( Legea privind TVA), iar afacerea cu e-facturi este reglementată de diferite legi și reglementări; regulile generale ale eBusiness sunt definite în ZEPEP (Legea privind Afacerea Electronică și Semnătura Electronică) și eIDAS
(Legea privind Identificarea Electronică și Serviciile de Încredere (UE)). Stocarea documentelor electronice este definită de ZVDAGA (Legea privind Protecția Documentelor și Arhivelor și Instituțiilor Arhivistice). Afacerea cu Utilizatorii de Buget este reglementată de ZOPSPU-1A

(Legea privind Furnizarea Serviciilor de Plată Utilizatorilor de Buget).

• Mai jos, găsești linkuri către toate legile și reglementările importante;

Legea privind TVA (ZDDV-1) ATENȚIE ConformZDDV-1 , este necesar să salvezi copii ale facturilor emise și primite timp de zece ani după sfârșitul anului în care au fost emise facturile, sau 20 de ani în cazul în care facturile sunt legate de imobile. O e-factură trebuie să fie stocată în format XML eSLOG, se recomandă să se stocheze o vizualizare a facturii ca PDF împreună cu aceasta. Pe lângă factura în sine, trebuie să stochezi și date care garantează autenticitatea originii și integritatea conținutului. Prin urmare, este o idee bună să stochezi documentele conectate (comandă, aviz de expediție) împreună cu aceasta. O companie poate avea grijă de stocarea e-documentelor activând serviciul eDocumentation . ZVDAGA

de asemenea, definește condițiile pe care furnizorul de servicii eHramba trebuie să le îndeplinească pentru a-și certifica serviciul și astfel devine mai de încredere pentru companii.

• Legislație și reglementări conectate:
• Legea privind Afacerea Electronică și Semnătura Electronică (ZEPEP)
• Legea privind Identificarea Electronică și Serviciile de Încredere (UE) (eIDAS)
• Legea privind Protecția Documentelor și Arhivelor și Instituțiilor Arhivistice (ZVDAGA)

Legea privind Furnizarea Serviciilor de Plată Utilizatorilor de Buget (ZOPSPU-1A)

6.2 Standardele, sau limbajul de comunicare standardizat În Slovenia, standardele sunt obiectulCentru Național Sloven de eBusiness

, unde poți găsi, de asemenea, cele mai multe date în legătură cu standardele eSLOG.

Schimbul eficient de e-documente nu este posibil fără utilizarea unui limbaj de comunicare standardizat, sau standardizare. Cu standardizarea, permiți schimbul de mesaje și, prin urmare, documente într-un format standardizat (eSLOG, JSON etc.). În acest fel, se asigură că atât expeditorul, cât și destinatarul înțeleg în mod egal conținutul mesajelor și documentelor schimbate.

6.2.1 eSLOG Există multe standarde diferite pentru eBusiness. În Slovenia, economia și administrația publică folosesc în principal standardul de documente eSLOG

care acoperă toate procesele principale din lanțul de achiziții (comanda eSLOG, avizul de expediție eSLOG, factura eSLOG). Documentele eSLOG sunt constant completate în funcție de modificările legislației și practicile de afaceri implementate. Factura eSLOG a fost actualizată la versiunea 2.0

în 2018 în cadrul proiectului ROSE. Această versiune este în conformitate cu standardul semantic european EN 16931 și permite afaceri internaționale în cadrul UE. Documentele eSLOG pot fi descrise cel mai bine astfel; de obicei, pe lângă documentul XML se atașeazăvizualizarea PDF , sau un document într-un format diferit, pentru o mai bună imagine de ansamblu a conținutului e-documentului. Înainte de a fi trimis, e-documentul XML este echipat cu pachetul

care conține date pentru adresare, similar cu plicul de hârtie cu documentele tradiționale. Pachetul este de obicei pregătit de software-ul furnizorului de rețea, în acest caz este creat în PANTHEON. Transferul unui document de la emitent la destinatar se desfășoară de obicei prin furnizorul de rețea

(sau furnizorul de eExchange) care oferă o livrare fiabilă, de încredere și sigură (similar cu ceea ce oferă Poșta pentru documentele tradiționale). Transferul e-documentelor prin e-mail nu este recomandat, deoarece această metodă nu este suficient de sigură și de încredere.

6.2.2 JSON PANTHEON creează și schimbă, de asemenea, e-facturi sau e-documente în JSON format. De exemplu, atunci când comunică cu magazinele online, documentele sunt convertite în e-documente JSON de către serviciul ePosting

, folosind inteligența artificială încorporată. JSON

(JavaScript Object Notation) este unul dintre standardele deschise mai ușor care se bazează pe text și sunt concepute pentru schimbul de date lizibile. JSON este un format care înlocuiește treptat XML, deoarece codul său este mai scurt, precum și mai ușor de scris și citit de un computer.