Me paketën e programit Pantheon, mund të bëni inventar në fund të vitit ose për periudha të shkurtra llogarish.
Procesi për të bërë inventar do të përshkruhet më poshtë.
1. Futni informacionin
Diferencat midis inventarit aktual, fizik siç përcaktohet nga një numërim inventari dhe regjistrimet e magazinës mund të gjenden duke përdorur
Modulin e Numërimit të Inventarit . Ka dy mënyra për të futur informacionin në modul:
a.) Një fletë numërimi inventari mund të futet drejtpërdrejt në program (duke përdorur skanerë portativë, me hyrje të drejtpërdrejtë ose duke skanuar).
b.) Mund të krijoni një fletë numërimi inventari duke bërë një numërim inventari në letër dhe duke e futur atë në program.
2. Krahasimi i Inventarëve
Një herë që është bërë një numërim inventari dhe është futur në program, ai duhet të krahasohet me regjistrimet e programit. Do të jeni duke krahasuar inventarin aktual, fizik me inventarin e regjistruar në kartat e magazinës.
Ky krahasim do të zbulojë çdo ndryshim midis bilancit aktual dhe bilancit të postuar. Më vonë, këto do të postohen në mënyrë të përshtatshme.
3. Rregullimi i Inventarit
Hapi tjetër është rregullimi i inventarit. Diferencat e zbuluara përmes numërimit të inventarit shqyrtohen me kujdes në nivelin e të gjithë kompanisë. Pse?
3.1. Tepricë në Një Magazinë, Mungesë në Një Tjetër
Gjatë vitit mund të keni bërë gabime kur keni përdorur programin. Nëse po merret me më shumë se një magazinë, shpesh ndodh që të krijoni një faturë ose transferim për magazinën e gabuar. Në këtë rast, numërimi i inventarit do të zbulojë një tepricë në një magazinë dhe një mungesë në një tjetër. Për ta rregulluar këtë, duhet të krijoni një transferim nga magazina ku u zbulua teprica në magazinën me mungesë inventari.
Së pari, le të shohim kartën e magazinës për këtë artikull në magazinën me mungesë. Nëse një kartë magazine zbulon një inventar negativ të stokut të përditshëm, duhet të krijoni një transferim përpara datës kur shfaqet stoku negativ në kartën e magazinës. Kjo do të zgjidhë dy probleme njëherësh: do të riparoni stokun negativ, dhe për pasojë sasinë, e magazinës me mungesë dhe gjithashtu do të rregulloni tepricën në magazinën tjetër. Sigurisht, duhet të jeni të kujdesshëm që karta e magazinës në magazinën me tepricë të mos tregojë një stok negativ pas transferimit. Sepse mund të krijoni gjithashtu transferime të shumta, kartat e magazinës mund të balancohen përmes një rregullimi të përshtatshëm.
Shembull
Në magazinën A ka një mungesë prej 30 copësh; në magazinën B, ka një tepricë prej 21 copësh.
Karta e magazinës për artikullin XXX në magazinën A thotë:
Data
| Dokumenti
| Fatura
| Çështja
| Stoku
|
| 1.1.1999
| Hapur
| 10
|
| 10
|
| 12.6.1999
| Fatura 993000170
|
| 7
| 3
|
| 18.7.1999
| Fatura 993000195
|
| 5
| -2
|
| 3.9.1999
| Fatura 993000297
|
| 28
| -30
|
Karta e magazinës për artikullin XXX në magazinën B thotë:
Data
| Dokumenti
| Fatura
| Çështja
| Stoku
|
| 1.1.1999
| Hapur
| 15
|
| 15
|
| 12.3.1999
| Fatura 993000170
|
| 3
| 12
|
| 1.7.1999
| Fatura 991000104
| 40
|
| 52
|
| 3.7.1999
| Fatura 993000198
|
| 45
| 7
|
| 6.8.1999
| Fatura 991000497
| 60
|
| 67
|
Siç mund ta shihni, stoku në magazinën A bëhet negativ më 18.7.1999. Ju duhet të krijoni një transferim nga magazina B në magazinën A përpara kësaj date. Sa do të transferoni? Karta e magazinës së magazinës B tregon se kishte shtatë copë në stok më 18.7.1999, që do të thotë se deri në shtatë copë mund të transferohen pa krijuar një stok negativ në magazinën B.
Me faturën më 6.8.1999, ka mjaft stok në magazinën B për të krijuar një transferim të ri me sasinë (21 - 7) copë.
Le të shohim kartat e magazinës pas një rregullimi:
Karta e magazinës për artikullin XXX në magazinën A thotë:
Data
| Dokumenti
| Fatura
| Çështja
| Stoku
|
| 1.1.1999
| Hapur
| 10
|
| 10
|
| 12.6.1999
| Fatura 993000170
|
| 7
| 3
|
| 18.7.1999
| Transferim nga B
| 7
|
| 10
|
| 18.7.1999
| Fatura 993000195
|
| 5
| 5
|
| 6.8.1999
| Transferim nga B
| 14
|
| 19
|
| 3.9.1999
| Fatura 993000297
|
| 28
| -9
|
Karta e magazinës për artikullin XXX në magazinën B thotë:
Data
| Dokumenti
| Fatura
|
Çështja
| Stoku
|
| 1.1.1999
| Hapur
| 15 |
| 15 |
| 12.3.1999
| Fatura 993000170
|
| 3
| 12 |
| 1.7.1999
| Fatura 991000104
| 40 |
| 52 |
| 3.7.1999
| Fatura 993000198
|
| 45
| 7 |
| 18.7.1999
| Transferim në A
|
| 7
| 0
|
| 6.8.1999
| Fatura 991000497
| 60
|
| 60
|
| 6.8.1999
| Transferim në A
| 0
| 14
| 46
|
Siç mund ta shihni, transferimet kanë pjesërisht rregulluar kartat e magazinës. Çfarë bëni tani?
3.2 Mungesat në një Magazinë
Mungesat në një magazinë janë një tregues i besueshëm që të gjitha dokumentet e nevojshme mund të mos jenë futur ose që ato janë futur gabimisht. Në këtë rast, duhet gjithashtu të filloni duke printuar një kartë magazine për të parë nëse ndonjëherë ka shfaqur një stok negativ. Nëse shihni se ka, duhet të pastroni kartën e magazinës (duke ndjekur udhëzimet për pastrimin e kartave të magazinës) para se të vazhdoni punën tuaj.
3.3. Tepricat në një Magazinë
Tepricat në një magazinë mund të tregojnë se një numërim inventari është i gabuar, që disa çështje nuk janë futur, ose që disa fatura janë futur dy herë. Ne gjithashtu rekomandojmë që të shqyrtoni me kujdes tepricat.
 |
Pas çdo ndryshimi në menaxhimin e materialeve në periudhën para numërimit të inventarit, duhet të ripërllogaritni diferencat nga inventari! |
4. Konfirmimi i një Inventari
Një herë që keni rregulluar një inventar, tepricat dhe mungesat duhet të regjistrohen në mënyrë të përshtatshme.
Për të gjitha artikujt me një tepricë inventari, duhet të krijohen dokumente të përshtatshme për tepricat (thelbësisht dokumente për faturat në magazinë). Për të gjitha artikujt me një mungesë inventari, duhet të krijohen dokumente të përshtatshme për mungesat (thelbësisht dokumente për çështjet nga magazina).
Dokumentet për tepricat dhe mungesat duhet të krijohen veçmas për çdo magazinë të përdorur në program.
Për shkak se dokumentet për tepricat dhe mungesat do të balancojnë vetëm inventarin fizik me inventarin e librit, ato duhet të postohen në mënyrë të përshtatshme në regjistrin e përgjithshëm.