Kreiranje dokumenata izdavanja

U ovom poglavlju predstavićemo primer kreiranja novog dokumenta izdavanja u programu PANTHEON.

Prilikom kreiranja dokumenta izdavanja, demonstriraćemo funkcionalnost kreiranja dokumenta izdavanja dodavanjem. Funkcionalnost nam omogućava da kreiramo dokument izdavanja sa dodavanjem pozicija direktno iz narudžbine kupaca.

U nastavku predstavljamo proces kreiranja dokumenata izdavanja koristeći primer.

OPIS PRIMERA Odgovorno lice,  iz sektora prodaje kompanije Tecta, primila je dve narudžbine od kupca Ikeas SR. Želi da kreira dokument izdavanja i koristi funkcionalnost kreiranja dokumenta dodavanjem iz narudžbine. Zatim da odštampa dokument i izda eRačun. Onda će da sačuva dokument u eDokumentaciji i proknjiži račun. Ceo proces se odvija u nekoliko koraka: 1.         Izbor odgovarajuće vrste dokumenta 2.         Kreiranje novog dokumenta izdavanja 3.         Unos podataka u zaglavlju dokumenta izdavanja 4.         Unošenje pozicija dokumenta izdavanja 5.         Pregled vrednost, dodavanje popusta i beleške 6.         Štampanje dokumenta o izdavanju 7.         Izvoz e-Slog dokumenta izdavanja i prenos u eDokumentaciju 8.         Knjiženje računa

1. Izbor odgovarajuće vrste dokumenta

Da bi odgovorno lice u prodaji pristupilo kreiranju novog dokumenta izdavanja, u prvom koraku bira odgovarajuću vrstu dokumenta o izdavanju.

savet Vrsta Dokumenta izdavanja utiče i na robe i na novčani tok, Interni dokument utiče samo na tok robe, a Zbirni samo na tok gotovine. Tu su dokumenti izdavanja za POS, Avans i Sopstvenu potrošnju.

Odgovorno lice bira meni Roba | Izdavanje | Dokument i izaberite tip dokumenta 3000 - Veleprodaja.

On nastavlja da kreira novi dokument i popunjava glavne podatke i pozicije.

2. Kreiranje novog dokumenta izdavanja

Odgovorno lice u prodaji želi da unese sve artikle, na dokumentu izdavanja, iz donje dve narudžbe kupca Ikeas SR. 

savet Stanje zaliha naručenih idenata proveravamo pre izdavanja na Pregledu zaliha.

Na ekranu se pojavljuje obrazac dokumenta 3000 - Veleprodaja.

Da biste kreirali novi dokument, u redu sa alatima ​izaberite dugme (Nov zapis). 

Između dugmadi za navigaciju u polju Broj​ pojavljuje se novi unos , koji kada se klikne na dugme Snimi promene dobija novi serijski broj i čuva se.

savet Broj dokumenta se sastoji od dvocifrene godine, šifre vrste dokumenta i serijskog broja dokumenta.

U sledećem koraku počinje unos podataka u zaglavlje dokumenta.

3. Unos podataka u zagavlje dokumenta izdavanja

Dokument izdavanja sastoji se od tri dela: zaglavlja dokumenta, pozicija dokumenta i podaci o vrednosti.

Odgovorno lice počinje unosom zaglavlja dokumenta, odnosno unošenjem polja Kupac i Primalac.

Odgovorno lice je primilo porudžbinu od kupca Ikeas SR d.o.o., stoga u polje Kupac unesite naziv Ikea i sa padajuće liste iz Šifre subjekata izaberite ponuđeni subjekat.

On bira željeni subjekat sa liste i podaci  se automatski kopiraju u dokument izdavanja, u polje Kupac, a podrazumevano i u polje Primalac.

savet Ako kupac i primalac nisu isti, možete promeniti informacije. Ukoliko sarađujete sa novim kupcem a još ga niste uneli u program, ova usluga u Šifarniku subjekata. Detaljnija prezentacija u poglavlju, gde je prikazan primer unosa novog kupca.

Sledeća polja podataka se automatski popunjavaju iz Šifarnika subjekata:

• Datum dostave,
• Datum računa,
• Datum PDV
• Odeljenje,
• Prodaja,
• Valuta,
• Dana za plaćanje,
• Vrsta transakcije,
• Tekst,
• Dostava,
• Pariteta i Mesto paritete,
• Način plačanja i
• Cenovni razred.

Odgovorno lice proverava podatke i po potrebi ih ispravlja.

U polje Narudžbina unesite brojeve i datum dokumenata koji se odnose na izdatu fakturu. U našem slučaju, odgovorno lice unosi naloge 23-0100-000015 i 16 i bira odgovarajuće datume.

savet Nazivi polja Narudžbina i Otpremnica su postavljeni u Šifarniku vrste dokumenata.

On takođe određuje odgovornu osobu, u našem slučaju on sam bira, dok Referenta ne može da promeni.

Time  stavlja sve glavne podatke u glavni dokument kao što je prikazano na slici iznad. Odgovorno lice nastavlja sa unosom pozicija u dokumentu o izdavanju.

4. Unos pozicije dokumenta izdavanja

Odgovorno lice određuje skladište u kojem se nalazi roba za izdavanje.

Iz padajuće liste u polju Skladište izaberite Veleprodajno skladište. Ima raspoloživa skladišta navedena u Šifarniku subjekata.

Odgovorno lice u prodaji želi da izda robu iz dve porudžbine, pa bira da kreira dokument dodavanjem.

savet Ako biste kreirali izlaz za pojedinačnu Narudžbinu kupca, mogli biste da kreirate dokument izdavanja na narudžbini kupca klikom na dugme  .

Na dokumentu izdavanja klikne se na dugme   (Dodaj) u traci zadataka i otvara se prozor za Dodavanje prometa u otpremnicu.

Na njemu će odgovorno lice izabrati narudžbine kupaca iz kojih želi da prenese pozicije u dokument izdavanja.

U prvom koraku on bira kriterijume ograničenja. Označite Narudžbine kupaca od datuma 01.04.2023. za Veleprodajno skladište i kliknite na dugme Izaberi.

Na kartici Izaberite dokumente, on vidi željene Narudžbine 23-0100-000015 i 16, označava obe i s klikom na dugme  prenos između  Pozicije za prenos.

Pritiskom na dugme Dodaj završava se dodavanje u dokument 23-3000-000011.

Program automatski popunjava ostale glavne podatke u liniji identa (cena, vrednost, PDV...), koji su navedeni u Šifarniku idenata.

savet Na traci zadataka ispod kartice Veze možemo videti povezane dokumente na svim dokumentima.

U slučaju ručnog unosa pozicija, koristite taster ENTER za kretanje između kolona i koristite taster za navigaciju da biste prešli u novi red . Pozicije se unose u kolonu Ident ili Ime u prazan red.

5. Pregled vrednosti, dodavanje popusta i beleški

Odgovorno lice proverava ukupnu vrednost i vrednost PDV-a na vrednosnoj liniji.

Unesite još 5% popusta na ukupnu vrednost u polje Popust 1.

Ukupna vrednost izlaznog dokumenta tako iznosi 384.242, 47RSD, od čega PDV 64.040,412 RSD i popust od 16.852,74 RSD.

Dokument ima i napomenu, koja će takođe biti vidljiva na odštampanom dokumentu.

Ovo se radi klikom i unosom teksta u polje Napomena na dokumentu. Odgovorno lice piše da se naručena roba mora dostaviti u JP Beograd (kao što je prikazano na slici ispod).

6. Štampanje dokumenta izdavanja

Odgovorno lice želi da vizualizuje dokument izdavanja.

Da biste pripremili štampanu kopiju, kliknite na dugme Otpremnica ili Račun.

Pošto on takođe želi da odredi izlazni format, on klikne na dugme desnim tasterom miša. Iz padajućeg menija naloga bira format štampanja 2QA- Račun.

Otvara se pregled željenog ispisa dokumenta porudžbine. On klikne na dugme (Štampaj) na traci sa alatkama i odštampa dokument za pregled.

7. Izvoz e-Slog dokumenta izdavanja i  prenos u dokumentaciju

eDokumentacija je repozitorijum sve dokumentacije koja se koristi u kompaniji. U dokumentaciji čuvamo primljenu i izdatu poštu, komercijalnu dokumentaciju, tehničku dokumentaciju, ukratko - SVE dokumente koje smo smestili u fascikle ili koji su kružili po kompaniji.

savet Slanje narudžbina i računa elektronskim putem je moguće ako ste aktivirali uslugu eRačun. Pogledajte OVDE za sve pakete i informacije.

Ikea kupac želi da prima e-račune. Odgovorno lice želi da izda eRačun i podeli dokument izdavanja u eDokumentaciji.

Klikom na dugme  (Uvoz/Izvoz podataka) a izborom opcije Izvezi dokument e-Slog otvara se prozor za kupca  Izvoz e- Slog dokumenta za kupca.

Na kartici Priprema izaberite e-Slog 2.0 sa padajuće liste. Proverite prekidače Izvoz XML, Izvoz ovojnice, Izvoz PDF i Izvoz u poštansku knjigu (kao što je prikazano na slici ispod).

Na listi on označi dokument izdavanja koji želi da izveze i klikne na dugme Kreiraj.

Otvara se prozor Dokumenti u koji su prenete kreirane datoteke.

Odgovorno lice želi da pošalje eRačun kupcu.

Na traci sa alatkama dokumenta klikne na dugme (Uvoz/Izvoz podataka) i izabere MER Upload RS - eRacun slanje.

8. Knjiženje dokumenta izdavanja

Odgovorno lice želi da postavi dokument izdavanja.

Na traci zadataka dokumenta koji izdaje, na kartici Knjiženje, izaberite račun potraživanja i knjižite dokument klikom na dugme Knjiži.

SAVET Od 1. 07. 2022 budžetskim korisnicima je obavezno slanje eRačuna prema eSlogu 2.0.