Metapodaci dokumenata

Kada primimo dokument, kao što je račun, dobivamo i njegove osnovne podatke; datum i mjesto izdavanja, iznos, pošiljatelj, itd. Kada račun prođe kroz proces likvidacije, možemo ga opremiti dodatnim metapodacima koji nam pomažu u logičnom postavljanju dokumenta unutar organizacije.

Metapodaci pojedinačnog dokumenta su priloženi uz dokument i vidljivi su na svim obrascima u PANTHEON-u.

U ovom poglavlju ćemo Vam predstaviti primjer korištenja funkcionalnosti metapodataka.

OPIS PRIMJERA U kadrovskoj službi odgovorna osoba želi opremiti autorski ugovor metapodacima prilikom uvoza u Dokumentaciju: subjekt, klasifikacija, datum sklapanja ugovora i valjanost ugovora. Uz dodatno definirane podatke lakše ćete pronaći željeni dokument i brže doći do ključnih informacija iz ugovora prilikom pregleda istog. U nastavku su navedeni koraci za korištenje metapodataka u dokumentaciji: Postavke polja za unos metapodataka na Klasfiikaciji Unos metapodataka po uvozu dokumenta u Dokumentaciju Pretraga dokumenata po metapodacima

1. Postavke polja za unos metapodataka na Klasfiikaciji

Odgovorna osoba želi definirati polja za unos metapodataka.

Postavlja pojedinačnu klasifikaciju u Klasifikacijski plan.

U našem primjeru bira klasifikaciju: 112 – Ugovori za autorska djela i klikne na karticu Metapodaci.

Željena polja za unos metapodataka kreiraju se kopiranjem iz druge klasifikacije klikom na gumb Kopiraj.

U našem primjeru, na klasifikaciji: 112 - Ugovori za autorska prava definira polja:

• Subjekt - za unos i kasnije traženje dokumenata po Subjektu.

• Klasifikacija - za unos i kasnije traženje dokumenta po Klasifikaciji.

• Datum zaključenja - za unos i naknadno traženje dokumenta po Datumu zaključenja.

• Datum valjanosti - za unos i kasnije traženje dokumenta po Datumu valjanosti;

• U izabranom polju Obavezno, Vidljivo označi da je unos podataka obavezan i da su polja vidljiva.

UPOZORENJE Polja za unos metapodataka postavite na Klasifikaciju na početku korištenja metapodataka, a po potrebi ih možete naknadno dodati. Ukoliko ste već postavili polja za unos metapodataka, preskočite ovaj korak.

2. Unos metapodataka po uvozu dokumenta u Dokumentaciju

Dokumenti se opremaju metapodacima kada se uvozi u Dokumentaciju. U našem primjeru, odgovorna osoba uvozi kolektivne ugovore novog suradnika na projektu. To radi tako što:

•       Otvara Personalnu mapu i prelazi na panel Dokumenti.

•       Zatim klikne na gumb (Uvoz/Izvoz podataka).

•       S padajućeg menija bira opciju Skeniraj i uvezi.

•       Kada je dokument uvezen u eDokumentaciju, na kartici Metapodaci oprema dokument nedostajućim i potrebnim metapodacima (kao što se vidi na slici ispod).

3. Pretraga dokumenata po metapodacima

U trećem koraku, odgovorna osoba želi pretražiti određeni ugovor koji je unesao u Dokumentaciju. To čini preko obrasca Dokumenti i pomoću filtera.

• U našem primjeru, tražit će dokumente flitriranjem zapisa preko polja Metapodaci. Unosi ključnu riječ u pretragu »adela«.

• Klikom na odabrani dokument, izborom kartice Metapodaci, pregleda ključne podatke s kojima je dokument osiguran, bez potrebe da ispituje cijeli sadržaj ugovora.