Zbirno fakturiranje

Zbirno fakturiranje

S pojmom zbirnega fakturanja označujemo posebno vrsto fakturiranj, ko posamezne dobavnice zberemo na zbirniku, ki ga knjižimo v glavno knjigo. Osnovni razlog zbirnega fakturiranja je vedno situacija, kjer imamo množico dobavnic, ki jih ne želimo knjižiti posamično razbite v glavno knjigo oz. saldakonte.
 

1. Značilni primeri zbirnega fakturiranja

Najbolj značilni primeri zbirnega fakturiranja so:

• dekadno ali mesečno fakturiranje (kupcu fakturiramo ali nam dobavitelj fakturira vsakih deset/trideset dni),
• skupno fakturiranje večih poslovnih enot,
• sukcesivne dobave.

Osnovne značilnosti dokumenta za zbirno izdajo določimo v Šifrantu vrst dokumentov- zbirna izdaja, za zbirni prevzem v Šifrantu vrst dokumentov - zbirni prevzem. Primere najdete v poglavju Zbirna izdaja oziroma Zbirni prevzem.

2. Potek zbirnega fakturiranja

Poglejmo zbirno fakturiranje kar na primeru skupnega fakturiranja več poslovnih enot. Spoznanja iz tega primera namreč brez posebnih težav posplošimo in uporabimo pri ostalih primerih.

Predpostavimo, da imamo Kupca A, ki ima poslovne enote PE Ljubljana, PE Koper, PE Maribor. Kupcu dobavljamo blago v poslovne enote, za vsako dobavo izstavimo dobavnico, ki nam jo kupčev pooblaščenec podpiše in s tem potrdi prevzem.

V določenem časovnem obdobju imamo torej dobavnice:

Gornji primer bi sicer lahko deloma optimizirali z uporabo para kupec/plačnik, vendar zaradi preglednosti primera ostanimo pri taki nastavitvi.

Če knjižimo neposredno dobavnice, bomo v saldakontih imeli sledeče knjižbe (na primeru smo zanemarili davčne knjižbe!):

Poleg pretiranega porasta knjižb nam tak način tudi zelo oteži pregled (ni takoj razvidno, koliko nam kupec dolguje) in samo delo (recimo zapiranje računov). 

Ker se zavedamo pomanjkljivosti fakturiranja velikega števila faktur z drobnimi zneski, se s kupcem dogovorimo, da mu izstavljamo en račun vsakih 10 dni. Z vsakim takim (zbirnim) računom zajamemo vse dobavnice za tega kupca.
 

Pri odpiranju vrst dokumentov moramo biti pazljivi, da dokumente ki jih zbiramo (npr. dobavnice) označimo kot interne dokumente!

Na gornjem primeru nam taka odločitev prinese izdajo dveh zbirnih računov:
 

kar nam takoj poenostavi tudi knjižbe:

3. Zbirno fakturiranje različnih vrst dokumentov

Poseben pomen ima zbirno fakturiranje pri različnih vrstah dokumentov.

Gornji primer nadgradimo z določilom, da vsakega od kupcev oskrbuje potnik, ki vrši tudi ambulantno prodajo.

Zaradi preglednosti in enoznačnosti  mora vsak potnik zagotavljati svoje tekoče številčenje.

Najenostavneje unikatno številčenje v celotni organizaciji zagotovimo tako, da vsakemu potniku odpremo svojo vrsto dokumenta.

Z zbirnim računom, ki upošteva te vrste dokumentov, zagotovimo pregledno obračunavanje. Predpostavimo dobavnice kot v spodnjem seznamu:

4. Zbirno fakturiranje različnih tipov dokumentov

Življenje pa pozna še zapletenejše primere. V primeru remitende (npr. pri dostavi časopisov) moramo od seštevka izdanih dobavnic odšteti prevzeme vrnjenega blaga in na račun zaračunati le neto prejeto količino.

Za vsakega potnika iz gornjega primera odpremo novo vrsto dokumenta - dobropis.

Definicijo zbirnega računa razširimo, da zajema novo odprte dobropise.

Zapletenejša je uporaba zbirnega fakturiranja pri spremljanju proizvodnje pri kooperantih, kjer moramo z zbirnim fakturiranjem prevzemati interne izdajnice.
 

Zbirno fakturiranje različnih tipov dokumentov (prevzem/izdaja) je mogoče od PANTHEON-a 4.5 dalje.