Beim Schreiben der Anweisungen haben wir mit dem OpenOffice-Paket, Version 1.0.1, gearbeitet. Der allgemeine Teil ist derselbe wie bei MS Word-Dokumenten. Hier werden wir nur die Unterschiede zwischen den beiden Möglichkeiten erklären.

Die Unterschiede beginnen bei der Auswahl der Option auf der Schaltfläche der Befehlsleiste Export. Hier wählen wir die Option . Auf dieser Grundlage werden die Daten in dbf- und txt-Dateien exportiert.

Bevor wir mit der Dokumentgestaltung beginnen können, muss festgelegt werden, woher die Daten bezogen werden. Im OpenOffice Writer wählen wir im Menü Tool die Option Data sources.

Diese Option öffnet ein Formular zur Festlegung der Datenquelle. Mit einem Klick auf New data source erstellen wir eine neue Quelle, der wir im Panel General einen Namen (Name) zuweisen, der Datenbanktyp (Database type) muss Text sein, und den Pfad zu dieser Datenbank (Data source URL) - in unserem Beispiel c:/test.

Im Panel Text legen wir die Art der Datenspeicherung in der ausgewählten Datenbank fest. Wir stellen es so ein, wie es im Bild gezeigt wird.

Das Panel Tables stellt die Tabellen dar, die wir verwenden möchten. Für unsere Zwecke muss die Tabelle hrKadri markiert sein, die mit Pantheon erstellt wurde. Die nächsten beiden Panels sind nur für fortgeschrittene Benutzer.

Wenn die Datenquelle einmal festgelegt ist, muss das Dokument gestaltet und variable Felder eingefügt werden. Auf die Felder, die sich in der jeweiligen Datenquelle befinden, greifen wir über die Menüstruktur Insert | Fields | Other zu.

Dort wählen wir das Panel Database, den Typ (Type) Form letter field, und im Feld Database selection die Felder aus der gerade erstellten Datenquelle.

Wenn wir das Dokument nach unseren Wünschen gestaltet haben, müssen wir nur noch diese Daten ausdrucken. Dies tun wir, indem wir im Menü File die Option Form Letter auswählen.

Mit dieser Option öffnen wir ein Formular, in dem wir die Anzahl der Datensätze, die wir drucken möchten (Records), das Ziel des Ausdrucks (Output) und einige andere Funktionen festlegen.