Импортиране на PANTHEON документ в eDocumentation

До eDocumentation, можете да импортирате PANTHEON документи като XML с прикачени файлове (като eSLOG). Това включва напр. поръчки, товарителници, фактури и др.

За да можете да импортирате електронен PANTHEON документ като XML с прикачени файлове, като поръчка или фактура, той първо трябва да бъде конвертиран, или експортиран като eSLOG. Когато това е направено, той може да бъде импортиран в eDocumentation.

СЪВЕТ Словенската търговска камара стартира проект през 2001 г., по инициатива на компании: e-SLOG "Електронен бизнес на словенската икономика". Проектът включва експерти от над 90 компании с цел подготовка и прилагане на стандарти за електронен бизнес на компаниите, което включва поръчка, товарителница и фактура в .XML формат.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Компанията Tecta ще започне дигитализиране на документи за покупки и изпращане на тях в eDocumentation. За да бъде процесът на импортиране успешен, компанията следва тези стъпки: Създаване на нов Архив за Поръчки Определяне на Архива и Класификация по тип документ Експортиране на Поръчката от Доставчика като eSLOG Търсене и преглед на импортираната поръчка в eDocumentation

1. Създаване на нов Архив за Поръчки

Предупреждение В Склад в PANTHEON има един по подразбиране Архив. Нов Архив може да бъде създаден, ако е необходимо. Обикновено, това е еднократен процес. Тази стъпка може да бъде пропусната, ако отговорните лица във вашата компания вече са го настроили, или вие използвате само подразбиращия се PANTHEON Архив.

В този случай, отделът за покупки ще започне да дигитализира документи и да ги изпраща на eDocumentation. С целта, отговорното лице създава нов Архив (шкаф) за Поръчки.

В менюто, отговорното лице избира Настройки | Програма | Типове документи и се отваря Регистър на Типовете Документи прозорец.

Отговорното лице избира Архив панела и кликва на (Вмъкване на запис) бутона в лентата с инструменти. Отговорното лице определя необходимите настройки за него;

• Кратко име: PUR
• Име: Поръчка за покупка
• Класификация: Некласифициран (при импортиране на документа, отговорното лице ще определи дали документът ще бъде класифициран в Пазар на покупки или Пазар на чуждестранни покупки)
• Отговорното лице определя статусите и запазва новия Архив, както е описано в главата Създаване на Архив.

СЪВЕТ Най-лесно е да си представите архив като шкаф. В случай на електронно съхранение на документи, архивът е част от Склад, където се поставят документите.

2. Определяне на Архива и Класификация по тип документ

Предупреждение Определянето на Архив и Класификация по индивидуални типове документи обикновено е еднократен процес. Тази стъпка може да бъде пропусната, ако това вече е определено. Не е необходимо да го настройвате всеки път.

В стъпка две, отговорното лице определя Архива и Класификацията по индивидуални типове документи.

В този случай, отговорното лице ще определи това за Тип Документ 0210 - Импорт на поръчка за покупка.

За да направи това, отговорното лице отваря Регистър на Типовете Документии кликва на Поръчки | Поръчки за покупка панела.

За избрания тип документ, отговорното лице ще определи:

• Архив: Поръчки (избира архива за документи за покупки, създаден в предишната стъпка)
• Класификация: 4122 - Поръчки - Чуждестранен пазар (избира съответната класификация, създадена преди това)

СЪВЕТ Класификация на документите ви позволява да сортирате и групирате документи според техните свойства и обозначава група документи, в която принадлежи. Най-лесно е да си представите класификацията като папка, в която се поставят документи от същия тип. За да определите класификация (папка), в която документите в Архива (шкаф) ще бъдат поставени, за конкретен тип документ, Класификацията първо трябва да бъде създадена.

3. Експортиране на Поръчката от Доставчика като eSLOG

Всички условия за правилно импортиране на PANTHEON поръчки за покупки в eDocumentation сега са изпълнени.

Отговорното лице може сега да изпрати поръчката за покупка в eDocumentation, когато бъде създадена.

Предупреждение За да използвате услугата eDocumentation, тя първо трябва да бъде активирана и определени настройки трябва да бъдат зададени.

В този случай, отговорното лице е подготвило документ 21-0210-000072 за закупуване на материали за палатки, от чуждестранен доставчик: ZELT MATERIAL, GmbH.

Отговорното лице отваря поръчката, като избира Поръчки | Поръчки за покупка | 0210 - Импорт на поръчка за покупка.

На формуляра за поръчка, отговорното лице намира желаната поръчка чрез навигационните бутони в лентата с инструменти.

След това, отговорното лице кликва на (Импорт/Експорт на данни) бутона и избира Експортиране на поръчки за покупка като eДокумент.

Появява се Прозорец за Експорт на Документ като eДокумент . В прозореца, отговорното лице определянеобходимите настройки:

• Тип ESlog: ESlog 2.0 (избира текущия тип eSlog документ)
• Отговорното лице проверява квадратчетата:
  • Изпрати до Документация
  • Експорт xml
  • Експорт PDF
  • Експорт на плик

тъй като отговорното лице иска документът да бъде изпратен в eDocumentation и по този начин да създаде XML, PDF и плик за избраната поръчка.

Предупреждение Ако, на формуляра Експорт на документ като eДокумент , в полето Грешка програмата сигнализира за грешка, грешката трябва да бъде коригирана преди импортиране в eDocumentation.

Експортирането на документа като eДокумент и по този начин изпращането му в eDocumentation завършва с кликване на Създаване бутона.

СЪВЕТ Ако конвертирате фактура в XML, задайте правилните настройки в Регистър на Мерни единици, колона Международни кодове на мерни единици 2. Международният код за мерна единица PCS е H87.

Екранът показва Информация за успешния експорт, която отговорното лице потвърджа, като кликне на OK бутона.

СЪВЕТ По същия начин, както можете да конвертирате PANTHEON поръчки за покупки в xml, електронна форма (по стандарта eSLOG), можете да конвертирате/експортирате Фактури, Товарителници и др. Това се прави чрез подобни функции, както за поръчки: Експорт на Издаден Документ като eДокумент , Експорт на Продажна Поръчка като eДокумент , Експорт на eДокумент Товарителница , Експорт на eДокумент Товарителница за Клиент и др.

4. Търсене и преглед на импортираната поръчка в eDocumentation

Накрая, отговорното лице иска да прегледа списъка на импортираните документи за поръчки от PANTHEON в eDocumentation.

Отговорното лице филтрира списъка на документите по Класификация: 4122 - Поръчки - Чуждестранен Пазар (както се вижда на изображението по-долу).

Като прави това, отговорното лице ограничава показването до документи с избраната класификация.

Накрая, отговорното лице преглежда документа чрез интегрирания преглед на документи в eDocumentation.

СЪВЕТ Подобна процедура за допълнително филтриране и сортиране на списъка с документи е описана в главата Търсене в Документация.