Importarea unui document PANTHEON în eDocumentation

La eDocumentation, puteți importa documente PANTHEON ca XML cu atașamente (cum ar fi eSLOG). Aceasta include, de exemplu, comenzi, avize de însoțire, facturi etc.

Pentru a putea importa un document electronic PANTHEON ca XML cu atașamente, cum ar fi o comandă sau o factură, acesta trebuie mai întâi să fie convertit sau exportat ca eSLOG. Când acest lucru este făcut, poate fi importat în eDocumentation.

SUGESTIE Camera de Comerț din Slovenia a început un proiect în 2001, la inițiativa companiilor: e-SLOG "Afacerea electronică a economiei sloveniene". Proiectul a inclus experți din peste 90 de companii cu scopul de a pregăti și aplica standarde pentru afacerea electronică a companiilor, care include o comandă, un aviz de însoțire și o factură în format .XML.

SUMARUL CAZULUI Compania Tecta va începe digitalizarea documentelor de achiziție și trimiterea acestora către eDocumentation. Pentru a face procesul de importare de succes, compania urmează acești pași: Crearea unui nou Arhiv pentru Achiziții Definirea Arhivei și Clasificarea pe tip de document Exportarea Comenzii Furnizorului ca eSLOG Căutarea și revizuirea comenzii importate în eDocumentation

1. Crearea unui nou Arhiv pentru Achiziții

Atenție În Stocare în PANTHEON, există o arhivă implicită Arhivă. O nouă Arhivă poate fi creată dacă este necesar. În mod normal, acesta este un proces unic. Acest pas poate fi sărit, dacă persoanele responsabile din compania dumneavoastră deja l-au setat sau folosiți doar Arhiva implicită PANTHEON.

În acest caz, departamentul de achiziții va începe digitalizarea documentelor și trimiterea acestora către eDocumentation. În acest scop, persoana responsabilă creează o nouă Arhivă (dulap) pentru Achiziții.

În meniu, persoana responsabilă selectează Setări | Program | Tipuri de documente și se deschide o fereastră Registru Tipuri de Documente .

Persoana responsabilă selectează panoul Arhivă și face clic pe (Inserare înregistrare) butonul din bara de sarcini. Persoana responsabilă definește setările necesare pentru aceasta;

• Nume scurt: PUR
• Nume: Comandă de achiziție
• Clasificare: Neclasificat (când se importă documentul, persoana responsabilă va defini dacă documentul va fi clasificat în Achiziții interne sau Achiziții externe)
• Persoana responsabilă definește stările și salvează noua Arhivă, așa cum este descris în capitolul Crearea unei Arhive.

SUGESTIE Cel mai ușor este să îți imaginezi o arhivă ca un dulap. În cazul stocării documentelor electronice, arhiva este o parte a Stocării, unde sunt plasate documentele.

2. Definirea Arhivei și Clasificarea pe tip de document

Atenție Definirea Arhivei și Clasificării pe tipuri individuale de documente este în mod normal un proces unic. Acest pas poate fi omis, dacă acesta este deja definit. Nu trebuie să-l setați de fiecare dată.

În pasul doi, persoana responsabilă definește Arhiva și Clasificarea pe tipuri individuale de documente.

În acest caz, persoana responsabilă va defini aceasta pentru Tipul de Document 0210 - Import comandă de achiziție.

Pentru a face acest lucru, persoana responsabilă deschide Registrul Tipurilor de Documenteși face clic pe Comenzi | Comenzi de achiziție panoul.

Pentru tipul de document selectat, persoana responsabilă va defini:

• Arhivă: Achiziții (selectează arhiva documentelor de achiziție, creată în pasul anterior)
• Clasificare: 4122 - Achiziții - Piața externă (selectează clasificarea corespunzătoare, creată anterior)

SUGESTIE Clasificarea documentelor permite sortarea și gruparea documentelor în funcție de proprietățile lor și denotă un grup de documente în care aparține. Cel mai ușor este să îți imaginezi clasificarea ca un dosar în care sunt plasate documente de același tip. Pentru a defini o clasificare (dosar), în care documentele din Arhivă (dulap) vor fi plasate, pe un tip specific de document, Clasificarea trebuie mai întâi să fie creată.

3. Exportarea Comenzii Furnizorului ca eSLOG

Toate condițiile pentru importarea corectă a comenzilor de achiziție PANTHEON în eDocumentation sunt acum îndeplinite.

Persoana responsabilă poate acum trimite comanda de achiziție către eDocumentation când aceasta este creată.

Atenție Pentru a utiliza serviciul eDocumentation, acesta trebuie mai întâi activat și anumite setări trebuie definite.

În acest caz, persoana responsabilă a pregătit documentul 21-0210-000072 pentru achiziționarea materialelor pentru corturi, de la furnizorul străin: ZELT MATERIAL, GmbH.

Persoana responsabilă deschide comanda selectând Comenzi | Comenzi de achiziție | 0210 - Import comandă de achiziție.

Pe formularul de comandă, persoana responsabilă găsește comanda dorită prin butoanele de navigare din bara de instrumente.

Apoi, persoana responsabilă face clic pe (Import/Export Date) butonul și selectează Exportați comenzile de achiziție ca eDocument.

O Fereastră Export Document ca eDocument apare. În fereastră, persoana responsabilă defineștesetările necesare:

• Tip ESlog: ESlog 2.0 (selectează tipul actual de document eSlog)
• Persoana responsabilă bifează căsuțele:
  • Trimiteți la Documentație
  • Exportați xml
  • Exportați PDF
  • Exportați plic

deoarece persoana responsabilă dorește ca documentul să fie trimis la eDocumentation și, în acest proces, să creeze un XML, un PDF și un plic pentru comanda selectată.

Atenție Dacă, pe formularul Export document ca eDocument , în câmpul Eroare , programul semnalează o greșeală, eroarea trebuie corectată înainte de importarea în eDocumentation.

Exportarea documentului ca eDocument și, prin urmare, trimiterea acestuia la eDocumentation se finalizează prin apăsarea butonului Creare buton.

SUGESTIE Dacă convertiți o factură în XML, setați setările corecte în Registrul Unităților de Măsură, coloana Coduri Internaționale de Unități de Măsură 2. Codul internațional pentru unitatea de măsură PCS este H87.

Ecranul afișează Informații despre exportul reușit, pe care persoana responsabilă o confirmă făcând clic pe OK buton.

SUGESTIE La fel cum puteți converti comenzile de achiziție PANTHEON în xml, formă electronică (conform standardului eSLOG), puteți converti/exporta Facturi, Avize de însoțire etc. Acest lucru se face prin funcții similare ca pentru comenzi: Exportați Documentul de Emisiune ca eDocument , Exportați Comanda de Vânzare ca eDocument , Exportați eDocument Aviz de Însoțire , Exportați eDocument Aviz de Însoțire pentru Client etc.

4. Căutarea și revizuirea comenzii importate în eDocumentation

În cele din urmă, persoana responsabilă dorește să revizuiască lista documentelor de comandă importate din PANTHEON în eDocumentation.

Persoana responsabilă filtrează lista documentelor după Clasificare: 4122 - Achiziții - Piața externă (așa cum se vede în imaginea de mai jos).

Prin aceasta, persoana responsabilă limitează afișarea la documentele cu clasificarea selectată.

În cele din urmă, persoana responsabilă revizuiește documentul prin vizualizatorul de documente integrat în eDocumentation.

SUGESTIE O procedură similară de filtrare și sortare suplimentară a listei documentelor este descrisă în capitolul Căutarea în Documentație.