Implementing eWorkflow in your company

Podjetje lahko z lastnimi strokovnjaki ali s pomočjo PANTHEON podpornikov oblikuje eProcese po meri podjetja.

Do uspešne vpeljave eProcesa priporočeno sledite naslednjim korakom:

1. Popis procesov

Vsako podjetje bi se moralo zavedati svojih poslovnih procesov. Tu ne mislimo na vse procese, temveč tiste ključne, ki jih je v podjetju okvirno 20%.

Podjetje in odgovorne osebe podjetja morajo popisati vse ključne poslovne in delovne procese, ki jih bo digitaliziralo. Pri popisu procesov mora definirati tudi;  vrste procesov, deležnike procesov ter pretoke znotraj procesov. Deležniki v procesu pa morajo dobro razumeti svoje vloge in informacije, da lahko izvajajo svoje delo uspešno in usklajeno z drugimi.

Proces mora imeti jasno pot, njegovo bistvo/smisel ter določilo kje se proces konča. Za vsak proces, ki ga podjetje popiše, naj se temu primerno definira opis ter diagram poteka. Slabo načrtovan proces je namreč velika ovira na poti do uspeha.

Namig Pri implementaciji eProcesa v podjetje (po meri) je ključna podporo vodstva ter sodelovanje zaposlenih, ki poznajo poslovne procese podjetja. Ti morajo aktivno sodelovati in se s projektom identificirati.

2. Opis procesov

Opis procesa pomeni, da odgovorne osebe v kratkih povzetkih definirajo pretok znotraj procesa in vse deležnike.

Jasno opišejo začetek in konec procesa, njegov smisel oz., osrednji cilj ter ključne osebe in naloge, ki jih ti opravljajo.

Prav tako specificirajo tok blaga/storitev in informacij. Na primer, kdaj se izvede določena naloga ali storitev, kdaj se pregleda ali priloži določen dokument, kdaj se sprejema določena odločitev (potrditev, zavrnitev,..) in podobno.

V nadaljevanju lahko vidite primer opisa procesa, ki jo je pripravilo podjetje za proces prevzema vhodnih računov, ki so specifični za njihovo podjetje.

3. Izdelava diagramov poteka

Podjetje lahko 'na roko' ali z orodji za risanje diagramov poteka podpre opis delovnega procesa z izrisom diagrama poteka. Z izrisom diagrama poteka jasno določi deležnike in pretok znotraj procesa.

Bolje kot je definiran proces, bolje in hitreje je proces na koncu digitaliziran in na koncu pretvorjen v eProces.

Na sliki spodaj je primer izrisa diagrama poteka procesa podjetja, za obdelavo vhodnih/prejetih računov.

4. Optimizacija in združevanje procesov

Optimizacija in združevanje delovnih procesov pomeni, da se v delovnih procesih poiščemo stičišča posameznih procesov in s tem združimo več korakov ali celo združimo več delovnih procesov v enega.

Na primer uporabi se predpripravljene eProcese preko Spletne storitve, v kombinaciji z eProcesi po meri (kot je prikazano v naslednji točki).

5. Integracija

Integracija eProcesa pomeni, da odgovorna oseba podjetja ali pa PANTHEON strokovnjak, s pomočjo obrazca Oblikovanja poslovnih procesov pretvori procese podjetja stranke, v eProcese. Torej jih digitalizira in oblikuje po meri stranke ter integrira v PANTHEON.

PANTHEON svetovalec je v spodnjih primerih uporabil kombinacijo predpripravljenih eProcesov (že integriranih) in eProcesov, ki so bili oblikovani po meri podjetja (iz opisa procesa, glej točko 2).:

1. Skeniranje in uvoz dokumentov

​ Uporabilo se je predpripravljeni eProces Skeniranje in uvoz dokumentov, ki zadosti zahtevam stranke:

1. ZAČETEK – Prejeti račun.
2. Dobavitelj pošlje račun (PDF ali fizični).
3. Tajništvo prejme in uvozi, skenira prejete račune;

1. Skenira:

• vsak račun ločeno
• izbira klasifikacije,                                       
• ibira subjekta.

Levo na zgornji sliki zahteva iz procesa stranke in desno predpripravljeni eProces.  

2. Pregled in potrjevanje računa 

Po uvozu dokumenta (prejetega računa) se glede na izbrano klasifikacijo zažene eProces po meri (spodaj) za pregled in potrjevanje računa.

Ta sledi zahtevam stranke:

2.1 Vnos prejetega računa s strani tajništva v knjigo prejete pošte – Dokumentacija.

a. Določijo se metapodatki:  

• Datum prejema,
• Vrednost.

b. Določi se potrjevalec iz seznama:

• Vedno oseba, ki je opravila naročilo.
• Izbere se ročno, s strani tajništva.

Levo na sliki zahteva iz procesa stranke in desno eProcesa po meri, za določanje metapodatkov ter izbiro potrjevalca:

2.2 Potrjevanje.

1. Dokument je preusmerjen na prvega potrjevalca.
2. Po potrebi ga prvi potrjevalec preusmeri na drugega potrjevalca.
3. Po finalni potrditvi gre v potrditev direktorju.

2.3 Po zaključku potrjevanja gre račun v finalno potrditev k direktorju (ta prejme opravilo za pregled).

Levo na sliki zahteva iz procesa stranke in desno izsek iz eProcesa po meri, za proces potrjevanja dokumenta od prvega potrjevalca do direktorja.

3. Zavračanje dokumenta

 V kolikor v procesu potrjevanja dokument odgovorna oseba zavrne, se zažene ločen eProces (po meri) za zavračanje dokumenta.

Levo na sliki zahteva iz procesa stranke in desno eProces po meri, za zavrnitev računa.

4. Kreiranje računa

V kolikor je dokument (v procesu potrjevanja) nazadnje potrjen, se v zadnjem koraku zažene eProces za kreiranje novega zapisa v PANTHEON-u.

Levo na sliki zahteva iz procesa stranke in desno shema eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranega dokumenta.