| Su aktivni |
Određuje da li je Klasifikacija aktivna ili neaktivna. Prilikom kreiranja nove Klasifikacije, ona je aktivna prema zadanim postavkama. Kada je Klasifikacija neaktivna, obojena je crvenom bojom u svim padajućim menijima i ne može se odabrati, osim ako je odobrena autorizacijom. |
| Pretraga punog teksta |
Označavanjem polja za potvrdu Pretraga punog teksta (FTS), svi novi dokumenti ove klasifikacije će se automatski indeksirati i otpremiti u FTS mapu u oblaku eDokumentacija.
Ovo omogućava pretraživanje svih dokumenata.
Pretraga cijelog teksta (FTS) omogućava brzo pretraživanje teksta podataka dokumenata, čime se omogućava pretraživanje čak i skeniranih dokumenata. Unosom pojma za pretragu u polje prikazuju se svi dokumenti koji sadrže traženi pojam bilo gdje u tekstu ili u dokumentu.
|
| Optičko prepoznavanje znakova (OCR) |
Nakon što označite polje za potvrdu OCR, moguće je odrediti i formate datoteka.
To znači da će svi novi klasifikacijski dokumenti koji odgovaraju odabranim formatima biti automatski poslani na OCR čitanje čim se otpreme u DMS.
Ovo omogućava besprijekorno i automatizirano prepoznavanje i obradu dokumenata. |
|
Šifra
|
U polju se upisuje alfanumerička šifra koja služi kao jedinstveni identifikator klasifikacije.
Prilikom prijenosa klasifikacijskog plana preko Web servisa šifra je već definisana.
|
|
Vrsta gradiva
|
U polju se unosi bilo koji opis, odnosno naziv pojedinačne klasifikacije. Najlakši način da zamislite je ako se sjetimo načina na koji se lijepe naljepnice na registatoru.
Prilikom prijenosa klasifikacijskog plana preko Web servisa vrsta gradiva je već definisana.
|
|
Tip gradiva
|
U polju se može odabrati između unaprijed podešenih tipova:
- Arhivsko gradivo - je dokumentarna građa koja ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka (npr. matični podaci iz registra, podaci o zemljištima …)
- Trajno dokumentovano gradivo - su sve vrste i oblici evidencije nastalih ili primljenih u toku poslovanja pravnih i fizičkih lica, koji se po zakonu ne smatraju arhivskom građom, ali imaju zakonski propisan rok čuvanja.
- Ostalo gradivo
 |
SAVJET
Pravila arhiviranja ili skladištenja materijala za pojedinačnu delatnost, odnosno vrsta građe je regulisana Zakonom o zaštiti dokumentarne i arhivske građe i arhiva, npr. Zakonom o e-poslovanju.
|
|
|
Važenje
|
Polje sadrži podatke o periodu na koji se klasifikovani dokument mora čuvati.
|
|
Tip važenja
|
Polje sadrži vremensku jedinicu važenja dokumenata uskladištenih na određenoj klasifikaciji. Na raspolaganju su:
- (Bez) – bez oznake
- Dani
- Mjeseci
- Godine
|
|
Odgovorna osoba
|
U polju sa padajuće liste iz Šifranta subjekata korisnik bira odgovornu osobu preduzeća, odnosno osobu zaduženu za klasifikacije. Na raspolaganju su kontakt osobe preduzeća. Prikazuju se aktivni i neaktivni kontakti.
|
|
Nadređeni
|
U polju se navodi nadređena klasifikacija i time se postavlja u hijerarhiju klasifikacija. Na primjer podređena klasifikacija Pripadnici jedinica CZ je nadređena klasifikacija CZ – civilna zaštita.
|
|
Eskalacija (dani)
|
U polju se upisuje broj dana koje povezana odgovorna osoba ima na raspolaganju, za potvrdu, promjenu ili potpis dokumenta. Ukoliko odgovorna osoba ne potvrdi dokument u određenom periodu, dokument se prebacuje na potvrdu nadređenoj osobi, koja je određena u hijerarhiji šifranta radnih mjesta. Zadata vrijednost je 8 dana.
|
|
Poslovni proces
|
U polju se sa padajuće liste bira poslovni proces, koji će biti pokrenut kada se dokument uvrsti u ovu klasifikaciju. Npr. u slučaju dokumenata sa klasifikacijom eRačuni, pokreće se poslovni proces Uvozi eRačun.
|
|
Skladište
|
U polju se određuje skladište odnosno mjesto gde će se dokument čuvati. Biramo između:
|
|
Napomena
|
Polje je namijenjeno za unos proizvoljne napomene za klasifikaciju. U njega upisujemo oznake koje olakšavaju postavljanje dokumenata u odgovarajuću klasifikaciju.
|