U IZRADI

Unos identa iz narudžbe (materijal, roba)

Svaki ident iz kojeg želimo u PANTHEON-u evidentirati, najprije kreiramo u Šifrantu identa , gdje definiramo sve potrebne postavke koje utječu na daljni rad u programu. U nastavku ćemo predstaviti primjer materijala i robe kao identa iz dokupa. Identi materijala će da se koriste u proizvodnji za izradu proizvoda, a identi robe za prodaju kupcima ili za internu upotrebu.

SADRŽAJ Poduzeće Tecta je u prodaju uključila novi prodajni ident CAMP TABLE i proizvodni materijal PALICE za novu liniju šatora. Oba identa se dobavljaju po ugovorenoj cijeni od stranog dobavljača. Odgovorna osoba, tj. vođa prodaje Polona (ima prava autorizacije) će kreirati nove šifre za gore navedene artikle i dodijeliti sva potrebna podešavanja kako bi mogli koristiti šifru na područjima nabave, prodaje, proizvodnje i računovodstva. Ona će u programu PANTHEON izvršiti sljedeće korake: Kreiranje novog zapisa za ident Definiranje osnovnih podataka za idente Definiranje kalkulacije prodaje proizvodnog identa Definiranje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog identa Definiranje ugovorenog cjenika identa Arhiviranje ugovora u dokumentaciju identa

1. Kreiranje novog zapisa za ident

Odgovorna osoba želi dodati novi ident u šifrant u Šifrantu identa. To će uraditi na način da odabere preko menija Postavke | Identi | Identi i doda novi zapis u šifrant.

• Klikne na dugme Unesi zapis na alatnoj traci. Tako kreira novi zapis i isprazni sva polja u koja će unijeti željene podatke.

• U polje Šifra upiše šifru identa. U našem primjeru: STOLICA.

• U polje Naziv upiše prozvoljni naziv identa: STOL ZA KAMPOVANJE.

• U polju Primarni dobavljač odabre iz padajuće liste dobavljača Tent Goods EE, d.o.o. i u polje Šifra dobavljača upiše vanjski ID, kako je prikazano na fotografiji ispod.

• Da bi se šifra mogla koristiti, potvrdni kvadratić se automatski aktivira Aktivno.

• Zapis na kraju sačuva llikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci, gdje se pri tom promijeni boja iz selene u sivu.

Kreiranje šifre za ident PALICE vođa prodaje vrši po istom postupku kao što je opisano gore, uz dopunu polja sa sljedećim podacima:

SAVJET Šifrant identa je povezan i sa drugim šifrantima (klasifikacije, mjerne jedinice, odjelima itd.), koje tu i odaberemo, zato po potrebi provjerimo ili dodamo one koji nedostaju. Više o povezanim šifrantima možete pogledati u poglavlju Šifranti povezani sa identima  Za lakše i brže upravljanje u programu PANTHEON možete kreirati prečice do menija koje najčešće koristite.

UPOZORENJE U polje ident nije moguće upisati već postojeće šifre identa – na to vas program PANTHEON, kada želite sačuvati isti, upozori. Za lakše generiranje novih šifri u polju ident, možete podestiti Automatsko šifriranje.

2. Definiranje osnovnih podataka identa

Šifrant identa ima više panela za unos, jer se u njemu mogu izvršiti mnoga moguća podešavanja i unijeti različiti podaci. Odgovorna osoba nastavlja s unosom na panelu Osnovni podaci, kako je prikazano na fotografiji ispod. Proces korak po korak je opisan u nastavku.

2.1 Osnovni podaci

Za ident  STOL odgovorna osoba definira osnovne podatke: primarnu i sekundarnu klasifikaciju, rok garancije, način vođenja serijskih brojeva. U našem slučaju definira se:

• Za ident STOL, u poduzeću Tecta želi voditi analitičke podatke za stol kao dodatnu opremu i istovremeno imati pregled artikala koji se prodaju online. U tu svrhu, u poljima Primarna klasifikacija i Sekundarna klasifikacija, odgovorna osoba sa padajuće liste bira OPR_STOL i PRODAJA NA DALJINU (oznaka 1 na fotografiji).

• Za ident upiše trajanje rok a garancije: 18 mjeseci.

• Sa padajuće liste za polje Vođenje serijskih brojeva odabere način vođenja identa po serijskim brojevima tip S – jedan ser. br. je jedan kom.

• S obzirom da će se ident prodavati i putem web shopa, Polona označi prekidač Web shop i tako omogući korištenje identa (oznaka 2 na fotografiji).

2.2 Knjigovodstveni podaci

Nakon definiranja osnovnih podataka, nastavlja se sa definiranjem knjigovodstvenih podataka. One su važne za računovodstvo i definiraju, između ostalog, koje matrice konta će se koristiti u nastavku pri knjiženju i kako će se pripremati PDV obračun. U našem primjeru:

• Nastavlja se sa unosom knjigovodstvenih podataka koji su prikazani na fotografji iznad pod oznakom 3.

• Budući da je artikal vrste B-roba u polju Knjigovodstvena vrsta odabere iz padajuće liste šifru 200.

• Odgovorna osoba iz padajuće liste odabere u poljima Odjel i Nos. tr., u kojem odjelu će pratiti analitiku za ident.

• U polju Porez PDV iz padajuće liste odabere tarifni broj P1.

2.3 Dimenzije i mjerne jedinice

Za idente vrste materijal i roba se, u programu PANTHEON, vodi zaliha, prema već odabranoj jedinici mjere. Odgovorna osoba to definira kao što je prikazano na fotografiji iznad s oznakom 5.

• U polju Glavna mjerna jedinica sa padajuće liste odabere mjernu jedinu: KOM.

• U polja Neto težina i Bruto težina upiše podatke o težini stola te u polju MJ odabere jedinicu mjere za težinu: KG.

• Isti potupak ponovi u poljima širina, visina, dubina i JM.

​2.4 Carinski podaci

Za artikle koji se dobavljaju od stranog dobavljača vodimo carinske podatke koji se kasnije koriste za pripremu različitih izvještaja. U tu svrhu, odgovorna osoba ispunjava polja kao što je prikazano na fotografiji iznad s oznakom 4.

• U polju Carinska tarifa odabere šifru sa padajuće liste, kao i Glavnu mjernu jedinicu.
• Zapis na kraju sačuva klikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci, gdje se pri tom promijeni boja iz zelene u sivu.

Odgovorno lice vrši unos za primjer identa materijala ŠIPKA po istoj proceduri, popunjavajući polja sa sljedećim podacima:

SAVJET U polju Knjigovodstvena vrsta odabirom različitih vrsta identa (500 - vrsta materijala ili 200 -vrsta roba) definirate detaljnije raščlanjivanje po kontima, koji su postavljni u pozadini Više o knjigovdstvenim vrstama pogledajte u poglavlju Vrsta idenata.

UPOZORENJE Postavke u polju Vođenje serijskih brojeva za šfru identa nije moguće mijenjati, ako je već kreirana zaliha ili je kreiran dokument za taj ident.

3. Definiranje kalkulacije prodaje i nabave identa

Odgovorna osoba nastavlja sa definiranjem kalkulacije prodaje i nabave identa na panelu Kalkulacija, kako je prikazano na fotografiji ispod.Kalkulacija nabeve će se sama popunjavati prilikom prijema. S kalkulacijom prodaje određujemo prodajne cijene i način vođenja prodajnih cijena.

​3.1 Nabava i troškovi vezani za nabavu

U PANTEHON-u počinjemo čuvati podatke o nabavi tek s prvim zapisom nabavnog dokumenta. Često postoje dodatni troškovi u vezi sa nabavom (transport, carina, itd.), koji povećavaju troškove kupovine artikla i takođe se uzimaju u obzir u analizi kupovine.

UPOZORENJE Da li će se podaci nabave unositi automatski pri svakom prijemu ili ručno, postavlja se u postavkama šifranta vrste dokumenata.

• U našem primjeru odgovorna osoba pri kreiranju novog identa sa padajuće liste izabere valutu KN u polju u Valuti.
• Pri prijemu prvog identa (kada se kreira dokument prijema za ident STOL) polje Dobavljačeva cijena će se automatski popuniti cijenom, valuta će ostati nepromijenjena.

• Kada se troškovi transporta naprave za isporuku robe, oni će biti popunjeni na panelu Transport kako je prikazano na fotografiji iznad, s oznakom 1.

​3.2 Prodaja i izračun prodajne cijene

Prodajna cijena se se izačunava na više načina, osim toga, u PANTHEON-u možemo postaviti nekoliko nivoa prodajnih cijena, budući da imamo različite vrste kupaca.. U poduzeću Tecta identom unaprijed određuju cijenu i ne žele da se ona automatski mijenja. U tu svrhu, odgovorna osoba bira sljedeće mogućnosti:

• Pri načinu izračuna cen bo izbrala možnost Določena je končna cena, ne spreminjaj kot je prikazano na zgornji sliki z oznako 2.

• Odgovorna oseba vpiše prodajno ceno identa v polje Prodajna cena. To je znesek brez pribitka davčne stopnje (osnova).

• Na podlagi že prej določene davčnestopnje se samodejno preračuna in vpiše še cena v polju Maloprod. cena.

• V polje Veleprod. cena 1 in Veleprod. cena 2 odgovorna oseba vpiše še drugi in tretji cenovni razred, ki ga lahko uporabljajo v prodaji.

• Zapis će se sačuvati klikom na dugmeSačuvaj, usljed čega se boja promijeni iz zelene u sivu.

SAVJET Kateri cenovni razred bo kupec koristil ob nakupu, se lahko nastavi v šifrantu subjektov. Več o rabi in nastavitvi cenovnih razredov si lahko preberete v poglavju Kupec.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

SAVJET Ker je ident PALICE namenjen za porabo v proizvodnji in ne za direktno prodajo, je odgovorna seoba vrednost palic vpisala v polje Kosovnica. Več o kosovnicah si preberite v poglavju Kosovnice.

4. Definisanje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog artikla

Za artikal STOL odgovorna osoba u četvrtkom koraku uneseOpis, Tehnološki postupak i doda Sliku za nove artikle. Želi da se opisi i slika artikla vide u web shopu i na ispisima artikla koje kupac dobije prilikom kupovine.

• Na panelu Opis u polje TXT upiše kratki opis artikla.

• Da se lahko opis identa prikazuje v spletni trgovini, aktivira preklopnik Prikaži v Ateni s kljukico.

• Na panelu Tehnični opis odgovorna oseba podrobneje opredeli tehnične lastnosti artikla, kot je prikazano na sliki spodaj.

​

• Za dodajanje slike se odgovorna oseba v šifrantu identov prestavi na panelSlika.

• Desni klik z miško ji ponudi različne možnosti. Polona izbere možnost Paste in prilepi sliko artikla.

• Akcijo na koncu shrani s klikom na gumb Shrani v ukazni vrstici.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE, Polona izvede po enakem postopku kot je opisan za prvi primer.

5. Opredelitev pogodbenega cenika

Podjetje Tecta je sklenilo dogovor z dobaviteljem o posebnih dobavnih cenah. Odgovorna oseba dogovorjene cene za ident vnese v panel Pogodbeni cenik, kot je razvidno na spodnji sliki.

• V tabelo, na zavihku Subjekti, doda novo vrstico s klikom na gumb Vnesi zapis (označen na sliki s puščico).
• Nato v prazno vrstico, v polju Subjekt, iz spustnega seznama izbere dobavitelja.
• V polju Tip, iz spustnega seznama, izbere, da gre za cene nabave.
• V polje Cena vpiše dogovorjeno nabavno ceno 22,50€.
• Z dobaviteljem je dogovorjen dodaten popust, zato te informacije vpiše v polja Rabat.
• Pogodba ima določen datum začetka veljavnosti, zato v polje Datum od prepiše datum iz pogodbe.
• Zapise na koncu shrani s klikom na gumb Shrani.

Postopek vnosa podatkov za ident PALICE odgovorna osebe izvede po enakem postopku, pri čemer polja dopolni s sledečimi podatki:

SAVJET V primeru, da se zatipkate pri vnosu podatkov v tabelo in le-tega še niste shranili s klikom na gumb Shrani, lahko s pritiskom na hitro tipko ESC na tipkovnici, prekličete vnos. S tem se prekliče celoten vnos (od zadnje shrambe).

6. Dokumentacija artikla

PANTHEON nudi mogućnost elektronske pohrane - eDokumentacija. Koristeći ovu opciju za elektronsko arhiviranje dokumentacije, Polona kao odgovorna osoba pohranjuje ugovor, po kojem je Tecta ugovorila cjenovnik za artikal STOL, u Šifrant artikala provođenjem sljedeće procedure u panelu Dokumentacija.

SAVJET Da biste koristili eDokumentaciju, potrebno je prvo da je aktivirate. U tu svrhu, kontaktirajte našu prodaju ili pročitajte više o usluzi ovdje.

U tu svrhu odgovorno lice će u njemu pohraniti ugovor sa kojim je firma ugovorila cjenovnik za novi artikl. Prilikom unosa dokumenta u arhivu, prvo će definisati osnovne podatke o dokumentu, a zatim zavesti dokument u dokumentaciju.

6.1 Osnovni podaci o dokumentu

Osnovni podaci definišu informacije o statusu dokumenta, ključu, načinu arhiviranja, datumima, predmetu. Ove podatke popunjava odgovorna osoba kao što je prikazano na fitigrafiji ispod (oznaka 1).

• U polje Status iz padajuće liste odabere status P-Potvrđen, to znači da se dokument više neće mijenjati, ugovor je konačan u arhivi.
• U polje Ključ program samostalno gereniše broj dokumenta.
• PoljeArhiv i Datum se samostalno popuni.
• Nastavlja sa unosom u polje Subjekt, kojega odabere sa padajuće liste. To je zapravo preduzeće Tent Goods EE do.o. sa kojom je zaključen ugovor.
• Polje ID klasifikacije iz spustnega seznama napolni s klasifikacijo kalkulacije prodaje in ceniki.

6.2 Dodajanje dokumenta v Dokumentacijo

Po izpolnitvi osnovnih podatkov o dokumentu se premakne na podpanel Datoteke.

• iDokument doda s klikom na gumb Dodaj dokument.
• Odpre se novo okno, kot prikazuje slika spodaj.
• V oknu izbere gumb Odpiranje iz datoteke ter lokacijo, kjer se nahaja pogodba, ki jo bo dodala v arhiv.
• Dodajanje zaključi s klikom na gumb Potrdi.

• Kada je dokument uspješno dodan u arhivu, odgovorna osoba ga može vidjeti u samom šifrantu artikala.

​