Kreiranje novog dokumenta
Kreiranje novog dokumenta koristimo kada skenirani dokumen želimo da uvezemo u sistem dokumenata i da ga povežemo sa postojećim dokumentom u PANTHEON-u. Vsi uneseni i učitani dokumenti u eDokumentaciji skladište se u sertifikovanim i nesertifikovanim skladištima.
 |
UPOZORENJE
Pre početka upotrebe eDokumentacije potrebno je funkcionalnost skladištenja zakupiti i podesiti na odgovarajući način. Više o tome možete pročitati u poglavlju ePoslovanje.
|
U ovom poglavlju ćemo vam predstaviti primer kreiranja novog dokumenta. Funkcionalnost se nalazi u meniju Dokumenti i zadaci, u podmodulu Dokumenti.
 |
OPIS PRIMERA
Odgovorna osoba želi da dokument, koji je primila preko pošte od preduzeća MAGISTRA, da sačuva u elektronski arhiv i da ga poveže sa kreiranim dokumentom u PANTHEON-u. Fizički dokument će skenirati ipotom za njega kreirati novi zapis. Potom će uneti obevezene podatke i priložiti skenirani dokument. Ceo postupak će izvesti prateći sledeće korake:
- Kreiranje novog dokumenta
- Unos podataka u zaglavlje dokumenta
- Unos osnovnih podataka
- Dodavanje priloga
|
1. Kreiranje novog dokumenta
Odgovorna osoba skenira račun, koji je dobila od preduzeća MAGISTRA, i tako ga priprema za skaldištenje u elektronskom obliku. U programu PANTHEON Web Light kreira za ova za njega novi dokument.
U meniju klikne na modul Dokumenti i zadaci i podmodul Dokumenti.
U gornjem desnom uglu klikne na taster Nov dokument.
Otvara se novi prazan obrazac za upis podataka.
2. Unos podataka u zaglavlje dokumenta
Odgovorna osoba prelazi na upisivanje podataka u zaglavlju novog dokumenta.
Sa padajuće liste, u polju Vrsta dokumenta u našem primeru izabere:
U polju Klasifikacija sa padajće liste izabere:
U polju Kupac/Platilac sa padajuće liste izabere:SIQ Institute.
3. Unos osnovnih podataka
Odgovorna osoba nastavlja sa unosom osnovnih podataka. Unosi datum, napomenu i dokument poveže sa kreiranim dokumentom u PANTHEON-u.
U polje Datum dok. i Datum dospeća unese datum dokumenta i datum dospeća.
U polje Napomena upiše tekst po želji. U našem primeru upiše: Arhiviranje računa poslatog u fizičkom obliku.
U polje Veza na dokument sa padajuće liste izabere dokument kreiran u PANTHEON-u i tako ga poveže sa arhiviranim/skeniranim dokumentom.
4. Dodavanje priloga
U zadnjem koraku odgovorna osoba dodaje skenirani dokument u arhivira ga.
Na desnoj strani,kod obrasca za dodavanje priloga, odgovorna osoba kline na taster Dodaj prilog.
Otvara se prozor, gde odgovorna osoba izabere lokaciju odnosno dokument koji želi da priloži. To uradi tako što klikne na taster Otvori.
Dodati prilog sada može pregledati pre čuvanja.
U koliko je sve u redu, klikne na taster Sačuvaj i na taj način završava sa unosom.
