Uvoz (prejem) in obdelava e-dokumentov
Splošno o prejemu in obdelavi e-dokumenta
Prejemnik prejme e-račun ali drug e-dokument preko svojega ponudnika e-poti na predhodno dogovorjen način. Večina poslovno-informacijskih sistemov ima v ta namen že integrirano povezavo z enim ali več ponudnikov e-poti in tako omogoča prejemniku enostaven prejem e-dokumentov.
V PANTHEON-u, s pomočjo storitve eIzmenjava, je tako na primer mogoče prejemati e-dokumente preko številnih partnerjev; v Sloveniji npr. preko enotne platforme za elektronsko poslovanje bizBox, na Hrvaškem preko MER itd.
Če je format prejetega e-dokumenta drugačen od formata, ki ga podpira program prejemnika, mora prejemnik e-dokument pred uvozom konvertirati v ustrezen format.
To v večini primerov (tudi v PANTHEON-u) ob uvoz poteka samodejno. Program uvozi podatke iz e-računa v program tako, da ni potrebe po ročnem vnosu računa. Pri uvozu program tudi preveri ali je račun veljaven (struktura, vsebina, podpis).
Po uvozu podjetje izvede nadaljnjo obdelavo (knjiženje, likvidacijo…) dokumenta, skladno s svojimi postopki (povzeto po EPOS/eposlovanje).
Uvoz (prejem) in obdelava e-dokumentov v PANTHEON-u
Dokumente v elektronski obliki, kot so e-računi, e-naročila idr. lahko v PANTHEON-u preko storitve eIzmenjava prejmemo (uvozimo) na različne načine in iz različnih virov (kot prikazuje spodnja slika).
Uvoz oz. prejem e-dokumenta v PANTHEON-u pomeni, da se e-dokument (e-račun, e-naročilo, ipd.) uvozi v eDokumentacijo, tam ustrezno klasificira in opremi z metapodatki ter ob aktivaciji storitve tudi hrani.
Od tam naprej se na osnovi uvoženega e-dokumenta (kot eSLOG) kreira PANTHEON prevzemni dokument, ki preko ključa povezave tvori povezavo do e-dokumenta v eDokumentaciji.
Uvoz oz. prejem e-dokumenta poteka preko ustreznega nabiralnika.
Celoten proces uvoza oz. prejema e-dokumentov krmilijo predpripravljeni eProcesi. Prav tako je potrebno opredeliti ustrezne nastavitve.
V spodnjih poglavjih so opisani uporabniški primeri različnih vrst uvozov oz. prejema e-dokumentov:
|
Uvoz e-dokumentov iz bizBoxa
|
V PANTHEON lahko prejmete e-račun, e-naročilo, e-dobavnice (v obliki eSLOG) iz bizBox-a. Spoznajte kako;
|
| Uvoz eSlog dokumentov prevzema |
V poglavju so opisane funkcionalnosti Obrazca Uvoz e-Slog dokumentov prevzema, kot so prenos opombe, iskanje cen, uporaba našega naziva, polnjenje kotov iz prejšnjih uvozov itd. |
|
Uvoz e-pošte in prilog
|
V PANTHEON lahko uvozite e-poštna sporočila in priloge. Celoten proces krmili predpripravljen eProces, ki poskrbi, da se vsebina e-pošte ter vsi pripeti dokumenti, preko IMAP/SMTP Nabiralnika, prenesejo v eDokumentacijo, ustrezno klasificirajo in opremijo z metapodatki.
|
|
eKnjižbe - Uvoz e-dokumenta v JSON formatu
|
S pomočjo storitve eKnjižbe lahko;
- zajamete in prepoznate podatke iz dokumenta v PDF obliki,
- prepoznane podatke pretvorite v obliko e-dokumenta ter
- e-dokument (v JSON formatu) uvozite v PANTHEON med prejete dokumente.
V storitev je vgrajena umetna inteligenca, ki se z vsakim branjem uči in samo v nekaj sekundah dosega natančnost na človeški ravni.
|
|
Uvoz iz diska ali strežnika - Uvoz iz map
|
V podjetju določen delež dokumentacije pridobimo v fizični obliki (npr. dobljena preko klasične pošte). Te pretvorimo v e-obliko s skeniranjem. Te lahko hranimo v eDokumentaciji ali pa jih po skeniranju, nalagamo v neko mapo na našem računalniku ali strežniku. Slednje preko nabiralnika za datotečni dostop, iz map ali strežnika, uvažamo v eDokumentacijo.
|
| Uvoz s skeniranjem |
Fizične dokumente lahko shranimo v podjetju tako, d ajih skeniramo in pretvorimo v obliko e-dokumenta ter uvozimo v eDokumentacijo. |
|
Uvoz bančnih izpiskov preko bančnega sistema Halcom - eBančništvo
|
V PANTHEON-u je na voljo tudi storitev eBančništva. Omogoča vam uvoz bančnih izpiskov iz bančnega sistema Helcom.
|