Primer kreiranja PANTHEON dokumenta iz skeniranega dokumenta

Nekatere račune podjetja lahko prejemajo v papirni obliki ali v PDF obliki po elektronski pošti. Slednje lahko ročno pretipkajo in s tem kreirajo PANTHEON prevzemni dokument. Lahko pa dokument digitalizirajo tako, da ga skenirajo in uvozijo v eDokumentacijo.

Na osnovi slednjega nato kreirajo PANTHEON prevzemni dokument, ob podpori poslovnega procesa, kot je opisano v spodnjem primeru.

Opis primera Odgovorna oseba od dobavitelja prejme račun za storitev v papirni obliki. Tega skenira in uvozi v Dokumentacijo. Na osnovi dokumenta v Dokumentaciji in s pomočjo poslovnega procesa kreira PANTHEON prevzemni dokument. Sledi naslednjim korakom: Izbira računa v eDokumentaciji in zagon poslovnega procesa Priprava podatkov Vnos računa Pregled kreiranega računa

Opozorilo Da bi eProces pravilno deloval, je potrebno opredeliti naslednje nastavitve. Nastavitve za delovanje poslovnega procesa so enkraten proces, če ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

1. Izbira računa v eDokumentaciji in zagon poslovnega procesa

Namig Za kreiranje računa, moramo račun najprej skenirati in uvoziti v eDokumentacijo. Za uvoz si poglejte navodila v poglavju Uvoz in obdelava e-dokumentov.

V obrazcu Dokumenti s pomočjo iskanja najde in s klikom izbere dokumenti, za katerega želi kreirati PANTHEON prevzemni dokument (račun).

To stori s pomočjo eProcesa Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranega dokumenta.

V orodni vrstici klikne na gumb   (Čarovniki) in s spustnega menija izbere možnost: Kreiranje PANTHEON dokumenta iz skeniranega dokumenta.

Namig Prikaz poslovnega procesa v Čarovniku smo omogočili v nastavitvah.

Zažene se eProces.

2. Priprava podatkov

Poslovni proces odgovorni osebi v administraciji odpre opravilo Kreiranje računa. S tem jo vodi, da vnese potrebne podatke za kreiranje PANTHEON dokumenta:

• Vrsta dokumenta: v polju določi vrsto dokumenta za katerega naj se kreira PANTHEON prevzemni dokument. V našem primeru gre za blago za Veleprodajno skladišče zato izbere: 1003 – Nabava – Veleprodajno skladišče.
• Datum: V polje se prepiše datum kreiranja dokumentacije. Gre za datum prevzema oz. prejema računa.
• Subjekt: Iz dokumentacije se prepiše dobavitelj. V našem primeru Karton, d.o.o..
• Skladišče: Z izbiro dokumenta 1003 se avtomatično izbere skladišče velepordaje.
• Oddelek: Blago je namenjeno proizvodnji zato izbere oddelek: Proizvodnja

Po vnosu vseh podatkov, s klikom na gumb Nadaljuj kreira PANTHEON dokument.

3. Vnos račun

V naslednjem koraku odgovorno osebo čaka opravilo Vnesite račun.

Odpre se ji novo kreirani PANTHEON dokument, ki ga dopolni z manjkajočima podatki skladno z originalnim računom.

V našem primeru v polju Račun vpiše šifro računa in datum računa dobavitelja.

Na zavihku Pozicije doda ustrežene idente, njihovo količino in vrednosti.

Preveri vse podatke na računu.

Po vnosu podatkov dokument shrani s klikom na gumb Zaključi, s čemer zaključi tudi poslovni proces in se ustvari veza med PANTHEON dokumentom in izvornim dokumentom v Dokumentaciji.

Status kreiranega dokumenta se spremeni v Potrjeno in status dokumenta v Dokumentaciji v Zaključno.

4. Pregled kreiranega računa

V zadnjem koraku želi pregledati novo kreirani račun in njegovo povezavo do izvornega dokumenta v Dokumentaciji.

Povezavo vidi na zavihku Povezave.

Dokument lahko odpre z dvoklikom na Ključ povezave.

Odpre se kreirani dokument.